Indicadores de Mantenimiento Hospitalario

Los indicadores de mantenimiento hospitalario son las señales de alerta que nos indican cómo estamos gestionando nuestras operaciones de mantenimiento.

Conseguir la cantidad de información necesaria para administrar y mantener con éxito los activos en sus instalaciones médicas puede ser un verdadero desafío.

Es por esto que debes saber cuáles son los datos fundamentales para recopilar. Solo así podrás implementar una gestión de mantenimiento de primer mundo en una infraestructura hospitalaria.

En este artículo, veremos uno por uno los indicadores de rendimiento necesarios para prolongar la vida útil de tus activos y mejorar la calidad de la atención al paciente.

Principales indicadores para el mantenimiento hospitalario

Ya hemos hablado en otros artículos sobre la importancia de los KPI (Key Perfomance Indicator) en gestión de mantenimiento. En pocas palabras, son termómetros que permiten conocer el desempeño de nuestras máquinas y, por lo tanto, la efectividad de las tareas de mantenimiento.

Un paso fundamental dentro del mantenimiento hospitalario es saber elegir los indicadores a los que realizaremos seguimiento, y que nos servirán para mejorar.

El director del área de mantenimiento debe dar seguimiento a las tareas de inspección y manutención de equipos, investigar tendencias significativas e identificar oportunidades para optimizar el desempeño.

Existen herramientas digitales para conocer los indicadores de mantenimiento en equipos médicos. Un Software de Mantenimiento te ayudará a registrar, analizar y emitir alertas según las variaciones de cada indicador.

A continuación, presentamos un listado de indicadores clave de rendimiento y métricas de mantenimiento médico que los directores de hospitales deben conocer.

1. Órdenes de trabajo

Es fundamental saber cuándo se completan los trabajos solicitados. De esta forma, es posible obtener métricas sobre la efectividad de los operarios.

A partir de estos datos, se puede mejorar el programa de mantenimiento preventivo y reducir la tasa de mantenimiento reactivo.

El historial de un programa CMMS te permitirá ir archivando información sobre las tareas vencidas, emitidas, retrasadas y finalizadas. Estos parámetros también te servirán para redefinir las asignaciones de ordenes de trabajo, si es que los técnicos están sobrecargados o con tiempo de sobra para ocuparse en otras tareas.

2. Tiempo estimado vs. tiempo real invertido en mantenimiento hospitalario

Otro KPI importante es el tiempo real dedicado a realizar un trabajo vs. el tiempo estimado en un principio. Estos datos se comparan y, así, se ajusta la línea de base de presupuesto.

Para conocer este KPI, nuevamente requerirás de las facilidades de un Software de Mantenimiento, ya que los técnicos podrán activar el tiempo de trabajo desde sus móviles y marcar un pendiente como completado cuando terminen. Luego, los datos se envían automáticamente al CMMS.

Después de un tiempo en la empresa, los encargados de mantenimiento deben tener una buena comprensión de las reparaciones rutinarias y cuánto tiempo toman. Si las horas extra se acumulan para ciertas máquinas o empleados, esto podría indicar que uno de los dos tiene un problema. 

3. Utilización del equipo médico

Uno de los indicadores de mantenimiento hospitalario que te servirá para programar una bitácora de mantenimiento hospitalario es el índice de utilización de un equipo médico.

Estos datos son útiles para que el gerente de mantenimiento pueda asignar recursos efectivamente, según el uso de cada aparato.

Por ejemplo, si el espirómetro no recibe revisión periódica porque no estaba siendo muy usado, pasará a otra categoría si se percibe que el uso aumenta.

4. Confiabilidad de los activos hospitalarios

Es un indicador del desempeño de los dispositivos. Se trata del tiempo que hay entre una falla y otra. Se considera el tiempo promedio de operación entre fallas con las siglas MTBF, en inglés.

Este es un KPI de mantenimiento básico para medir la confiabilidad de los activos médicos.

Cuando la tendencia MTBF en un hospital tiende a aumentar, es una señal de que la operatividad del aparato está en aumento y debe prestársele más atención. También puede que el dispositivo tenga un problema de base que no se está solucionando.

En cambio, si el MTBF tiende a decrecer, significa que el tiempo operativo ha disminuido o que las tareas de mantenimiento han atacado las causas del problema de forma proactiva.

5. KPIs Para Equipos TI

Estos indicadores ayudan a cumplir con los objetivos básicos en la gestión de equipos tecnológicos dentro de un hospital.

• Horas de gestión perdidas: la cantidad de horas que, por ejemplo, la clínica no pudo cargar datos de pacientes porque los servicios de TI presentaron fallas.
• Estabilidad de la infraestructura TI: este indicador sirve para medir y monitorear la estabilidad de la infraestructura, el porcentual de activos problemáticos y el porcentual de incidentes importantes.

6. KPIs de eficacia para mantenimiento hospitalario

Se trata de llevar tasas de rendimiento de los dispositivos. Este indicador puede vincularse con el indicador OEE (Overall Equipment Effectiveness), que en español significa Eficacia Global de Equipos Productivos.

Esta métrica se puede aplicar a cada equipo y al conjunto de ellos en general. Se consigue al calcular tres factores del equipo que estamos evaluando:

1. Disponibilidad

Se trata de la frecuencia con la que el activo opera, y equivale a:

Tiempo de funcionamiento

Tiempo de producción planificado

Por ejemplo: una máquina de rayos X debería funcionar 12 horas, pero sufre una falla y solo funcionó 11 horas. La disponibilidad será de 0,917 o 91,7%.

2. Rendimiento

Indica la cantidad de procesos que el activo hospitalario puede entregar en comparación con lo previsto, y equivale a:

Rendimiento real del sistema

Rendimiento máximo posible

Continuando con el ejemplo de la máquina de rayos x anterior: hemos definido una tasa de rendimiento máxima de 10 pacientes por hora. El rendimiento máximo sería de 120, pero si el equipo se detiene por una hora, habremos tratado 110 pacientes y el puntaje de desempeño sería 0.91 o 91%.

3. Calidad

Indica cuántos elementos de calidad produce el activo y equivale a:

Unidades de calidad producidas

Unidades totales

Si nuestra máquina produce 200 radiografías en un período de producción de 11 horas, pero 50 de ellas tienen defectos, entonces la cantidad de unidades utilizables es de 150. Por lo tanto, la puntuación de calidad sería de 0.75 o 75%.

Cuando tengas estos tres números, puedes calcular la OEE del siguiente modo:

OEE = Disponibilidad x Rendimiento x Calidad

Para obtener el puntaje perfecto de OEE, tus máquinas deberían lograr elementos y servicios perfectos, lo más rápido posible y sin tiempo de inactividad.

Conclusiones

• Los KPIs hospitalarios generan grandes volúmenes de datos valiosos. Por eso, para administrarlos necesitarás de un Software de mantenimiento.
• Con un CMMS profesional, tendrás acceso a información en tiempo real disponible al instante. Además, podrás reconocer y activar notificaciones para tareas que requieren acción inmediata y, luego, generar informes automáticamente.
• Un software potente puede proporcionarte datos resumidos, cuadros, gráficos, listas personalizadas y otras herramientas aprovechables para producir informes personalizados.