EVM: ¿Qué es la Gestión del Valor Ganado?

En las empresas, al igual que en la rutina diaria, muchas veces la realidad supera lo planificado. Cuando eso sucede, es importante tener herramientas que nos permitan reaccionar a tiempo. Una de ellas es el Earned Value Management (EVM).

Este indicador nos servirá para evaluar el rendimiento de nuestros procesos en relación con el presupuesto que habíamos fijado inicialmente.

Para conocer la situación real y hacer un diagnóstico del desempeño que tiene nuestra organización, necesitamos conocer en profundidad el método de gestión del Valor Ganado. En este artículo, te contaremos de qué se trata y cómo aplicarlo.

¿Qué es EVM?

La Gestión del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM), es un indicador en tiempo real de los gastos de un proyecto. Para conocerlo, debemos calcular un estimativo de los costos del proyecto en cada etapa.

El EVM de un proyecto se visualiza en una gráfica con dos variables: el tiempo y los costos. Cuando el proyecto se desarrolle, iremos comparando los elementos planificados con los reales.

De esta forma, la gráfica nos informará de las desviaciones de costo y tiempo del proyecto en tiempo real.

Su principal objetivo es contrastar lo planificado con lo que va sucediendo en el flujo real del proyecto, gracias a que podemos ver todo lo que está «por debajo» y «por encima» del presupuesto planificado.

Con esta información, podrás tomar decisiones estratégicas sobre la marcha.

Relacionado: Todo lo que necesitas saber sobre los fundamentos de la gestión de proyectos.

Es muy importante tener información clara, confiable y actualizada. Esto es esencial para estimar todas las actividades y recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Es la base de un EVM, y si se formula mal, el resto del análisis no será efectivo.

Por ejemplo, si nuestro proyecto trata sobre el diseño y construcción de un prototipo de un auto eléctrico, partiremos de la estimación de que estará listo para final de mes, con un presupuesto asignado de 15.000 USD.

Cuando llegue la fecha, el EVM nos informará si los costos se mantuvieron según lo acordado o si nos excedimos. Con esta información a mano, será cuestión de decidir cómo mejoraremos la productividad en los proyectos por venir.

Para poder conocer los detalles de cada actividad y los costos previstos, puedes utilizar un Software de Gestión de proyectos, ya que te permitirán gestionar los elementos necesarios para graficar el valor ganado.

Elementos básicos de la Gestión del Valor Ganado

El cálculo de seguimiento EVM se logra conociendo los valores relacionados con los gastos (estimados y reales). Así, existen los siguientes elementos básicos:

• BAC (presupuesto hasta la conclusión): dato que se estima en la planificación, por lo tanto, lo conocemos antes de empezar el proyecto. Se trata de la suma de todos los gastos estimados de nuestro proyecto.

• PV (Valor Planificado): valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea. Es el coste presupuestado del trabajo a desarrollarse, o dicho de otra forma, el monto que proyectamos en la planificación del proyecto antes de ejecutarlo. Responde a la pregunta: ¿Cuánto tenemos pensado gastar en el proyecto?

• AC (Coste Verdadero): valor total que se viene gastando si medimos un punto exacto del flujo del proyecto, independientemente del número de actividades completadas del total programado. Responde a la pregunta: ¿Cuánto hemos gastado hasta el momento?

• EV (Valor ganado):  es el parámetro principal. Se trata del valor del trabajo realizado en el período que se está considerando. Es decir, cuánto habíamos previsto gastar para el número de actividades que se han desarrollado. Responde a la pregunta: ¿Qué tanto nos hemos desviado del costo y tiempo planificado?

Los valores básicos se pueden expresar en porcentajes si se dividen entre el Presupuesto y la Conclusión (BAC):

• PV% = PV / BAC
• EV% = EV / BAC
• AC% = AC / BAC

EVM: fórmulas

La metodología EVM ofrece una serie de fórmulas para conocer el estado actual de un proyecto. Estas fórmulas nos darán datos relativos al flujo del proyecto, y nos dirán si es necesario aplicar cambios en la estrategia (principalmente, en materia de costos y cronograma).

Se les conoce como variaciones:

• Variación de Costo, CV (Cost Variance)

Nos permite identificar si estamos por encima o por debajo del valor planificado hasta la fecha y en qué medida. Es el indicador que expresa la desviación de los costes respecto al presupuesto previsto.

El cálculo es el siguiente:

CV = EV-AC

Se trata de restar el coste verdadero al Valor Ganado. Si esta cuenta nos arroja un resultado menor a 0, indica que estamos gastando por encima del presupuesto; si el resultado es superior a 0, vamos bien, ya que estamos gastando menos de lo previsto.

• Índice de desempeño del presupuesto, CPI (Cost Performance Index)

Esta fórmula mide la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado. Es el indicador más importante de la EVM.

El cálculo es el siguiente:

CPI= EV/AC

Si este resultado es menor a 1, es un mal indicio de la gestión de costos. Por el contrario, si es superior a 1, sabremos que estamos haciendo un uso eficaz de los recursos.

• Variación del cronograma, SV (Schedule Variance)

Nos indica cómo avanzamos en el cronograma y permite evaluar adecuadamente el cumplimiento del avance, según lo proyectado.

La fórmula es:

SV= EV- PV

Si el resultado es menos a 0, esto indica que tenemos un retraso respecto a lo que hemos planificado en el cronograma. Si es mayor a 0, indica que vamos adelantados en las actividades.

• Índice de desempeño del cronograma, SPI (Schedule Performance Index)

Este cálculo es un indicador de desempeño que nos indica si hay avances en el proyecto en comparación con el avance planificado.

Es el índice de eficiencia relativa, de modo que nos dice cuánto ha sido el valor por el que se ha conseguido completar una tarea (en relación con lo que programamos al inicio).

En otras palabras, es el porcentaje de avance respecto al plan previsto.

El cálculo es el siguiente:

SPI= EV/PV

Si el resultado obtenido es menor a 1, significa que existe ineficacia en el uso del tiempo. Por otro lado, estaremos haciendo un uso efectivo de él si el valor supera 1.

• Índice de desempeño del trabajo por completar

Indica lo eficientes que debemos ser a partir de la fecha de seguimiento y hasta la finalización del proyecto, para que podamos recuperar las posibles desviaciones acumuladas.

El cálculo es el siguiente:

TCPI= (BAC- EV)/( BAC-AC)

Todos estos índices se tratan de evaluaciones sobre lo ocurrido hasta la fecha, pero también podemos hacer estimaciones a futuro a partir de la información que hemos obtenido de los índices y variaciones.

En función del desempeño del proyecto, el equipo puede desarrollar dos tipos de estimaciones:

• Estimación hasta la conclusión (ETC): se trata de los gastos estimados para concluir el trabajo restante desde la fecha de evaluación.
  
  
• Estimación a la conclusión (EAC): el coste o la cantidad de trabajo necesario para completar el total de las actividades que restan hasta la conclusión. Este índice puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC).

Se pueden presentar dos situaciones diferentes: que las variaciones acumuladas desde el inicio sean variaciones atípicas o típicas.

• Las variaciones atípicas son las ocasionadas por errores o incidentes, desviaciones o fallos puntuales que queremos superar en el resto del proyecto.
  
  

• En la mayoría de los casos, se presentan variaciones típicas, que son errores de estimación hechos al inicio. Por lo tanto, durante todo el proyecto tendremos defasado este valor en relación con el verdadero.

Las proyecciones basadas en variaciones atípicas son:

ETC= (BAC- EV)

EAC= AC+ ETC

Las proyecciones basadas en variaciones típicas son:

ETC=(BAC-EV)/CPI

EAC= AC+ ETC

Las EAC se basan normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el trabajo, más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo restante.

Usos de EVM en la gestión de proyectos

A la hora de gestionar un proyecto, contemplar la aplicación de los indicadores EVM puede ayudar a lograr metas.

Ahora bien, es durante la planificación del proyecto cuando debemos comenzar a pensar en la aplicación del Valor Ganado, pero será necesario tener 3 aspectos cubiertos para poder realizar una aplicación correcta del EVM:

• Alcance: es importante realizar una descomposición del trabajo por realizar, según las modalidades y estructura de nuestra organización.
• Cronograma: con la ayuda de un Diagrama de Gantt, preferentemente incluido en un Software de Gestión de Proyectos, podrás observar el impacto de cualquier cambio y poder tomar oportunamente las medidas correctivas adecuadas.
• Recursos y costos: para aplicar el método EVM, es importante que cada una de las tareas tenga asignados los recursos necesarios con sus correspondientes tarifas.

Si el método EVM, es lo que necesitas para tu proyecto, será de ayuda que analices las herramientas digitales de gestión de proyectos que ofrecen esta función.

Puedes encontrar Software de Gestión de Proyectos que miden el rendimiento de tus proyectos minuto a minuto visitando plataformas de comparación de software.