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Gestión de Proyectos

Gestor de Proyectos: ¿Qué es y Cómo Usarlo?

Es imposible imaginar un proyecto exitoso sin un asistente digital que lo coordine.

No hablamos de un robot ni mucho menos: un asistente digital es un Gestor de Proyectos, un Software de Gestión de Proyectos que facilita el trabajo de cualquier Project Manager. 

Los directores de proyectos que mejores resultados obtienen, usan herramientas digitales para poder administrar mejor sus recursos.

En este artículo, conocerás qué es un Gestor de Proyectos y qué funcionalidades puede ofrecer.

¿Qué es un gestor de proyectos?

Un Gestor de Proyectos es una herramienta digital que facilita la planificación de metas, hitos y tareas.

En otras palabras, es un Software de Gestión de Proyectos que se utiliza para simplificar el alcance de los objetivos generales y específicos de una implementación.

Tener un Gestor de Proyectos y conocerlo en profundidad hará que la administración de un proyecto sea más sencilla.

Podrás recibir alertas automáticas, correos y notificaciones, de modo que una herramienta de este tipo se convierte en el asistente ideal para un máximo rendimiento.

Beneficios de un Gestor de Proyectos

Existen cientos de soluciones en el mercado cuando se trata de elegir un Gestor de Proyectos: gratuitas, de pago, en la nube, etc.

Todas poseen funciones básicas e indispensables (de lo contrario, no servirían para gestionar).

Los principales beneficios de un Gestor de Proyectos son:

  1. Coordinación de equipos de trabajo
  2. Planificación de tareas y asignación de responsables
  3. Seguimiento de actividades
  4. Compartir archivos

Pasemos a describir cada una.

Coordinación de equipos de trabajo

A la hora de atender asuntos de oficina, lo mejor es evitar el uso de canales personales. Usar tu WhatsApp privado para el trabajo, por ejemplo, no es nada profesional y tarde o temprano vas a tener problemas.

Por eso, los gestores de proyecto ofrecen módulos de mensajería instantánea, centralización de buzones de correo y notificaciones para que puedas comunicarte con los miembros de tu equipo dentro de un hábitat digital diseñado para ello.

Planificación de tareas y asignación de responsables

En las fiestas de cumpleaños, nunca falta quien olvida comprar algo.

Pero tu empresa no es una fiesta, ¿o sí?

Un Gestor de Proyectos te ayudará a evitar confusiones letales y puede estimular mucho el sentido de responsabilidad / compromiso en tus empleados.

Si un trabajador olvida hacer algo, recibirá un recordatorio de cumplimiento un par de horas o días antes. Además, los paneles de visualización de los gestores de proyectos permiten a cada miembro del equipo ubicar fácilmente misiones asignadas en el tablero.

También es posible monitorear si tus empleados están haciendo las cosas a tiempo analizando la fecha y hora exacta en que una actividad se marca como “Completada”.

La asignación de miembros a una tarea o proyecto es muy simple. Obviamente, las soluciones de pago te permitirán acceder a funciones extra.

Seguimiento de actividades

Con una herramienta de administración de proyectos, no hace falta que persigas a tu equipo.

Si has planificado bien las tareas, cada vez que una actividad sea completada el Software te lo hará saber.

Diseñar un flujo de trabajo con interdependencia de tareas es un truco adicional para evitar que haya omisión de actividades.

Incluso, muchas herramientas te permiten generar informes de seguimiento para examinar la eficiencia del equipo.

Compartir archivos

El camino recorrido por cada miembro puede compartirse fácilmente usando un Gestor de Proyectos, aunque no todos ofrecen almacenamiento para cargar archivos pesados.

Por ejemplo, la versión gratuita de ClickUp ofrece hasta 100 MB de almacenamiento, mientras que el plan gratuito de Basecamp pone a disposición 1 GB para compartir archivos.

Es uno de los que más espacio de almacenamiento ofrece.

BaseCamp es una de las herramientas más robustas para grandes proyectos.


Gestor de Proyectos Gratis vs. Gestor de Proyectos de Pago

Existen gestores de proyectos totalmente gratuitos, pero es importante que tengas en cuenta las funciones de las que carecen.

Los sistemas gratuitos suelen verse limitados en alguno de los siguientes aspectos:

  • El número de usuarios que puedes agregar a cada proyecto.
  • El tamaño de los archivos para compartir con otros usuarios.
  • La cantidad de proyectos que puedes gestionar.
  • Integraciones con otras aplicaciones.
  • La exportación de archivos y generación de informes.

Saber esto te servirá a la hora de evaluar un gestor de proyectos.

La escalabilidad (la posibilidad de que el proyecto crezca), la importancia y la complejidad de las tareas también te dará una idea clara de las funciones que necesitas en un Gestor de Proyectos, o de cuáles puedes prescindir.

Trello

Tomemos, por ejemplo, Trello.

Quizás lo conozcas, ya que es uno de los más populares.

Trello es un gestor de proyectos con un plan gratuito para administrar proyectos ilimitados. Funciona como un tablero Kanban, estructura que muchos otros software utilizan (incluido Asana).

Cada tablero posee columnas verticales con tarjetas. Cada lista o columna representa una fase del proyecto.

Trello es uno de los Gestores de Proyecto con formato tablero más utilizado.

La idea en Trello es que todas las tareas pendientes se coloquen como tarjetas en la primera columna, que podría ser: “Planificación”.

A medida que tú o tu equipo progrese, desplazarán la tarjeta para colocarla en la siguiente fase o columna.

En este caso, las limitaciones de la versión gratuita llegarán cuando necesites compartir archivos. Trello solo permite adjuntar ficheros de hasta 10 MB.

Con esta herramienta necesitas acceder a un complemento para diseñar una gráfica Gantt. Y si necesitas interconectar de tareas, debes pagar una función extra.

Cuando te topes con estas limitaciones, tendrás que evaluar el adquirir la versión de pago, donde es posible hacer uso de más espacio e integrar un número mayor de complementos (power-ups) a cada tablero.

Pasa lo mismo con la gran mayoría de herramientas gratuitas: no hay que pagar, pero hay muchas limitantes.

Es necesario que tengas claros los objetivos del proyecto para determinar qué Software de Gestión te dará lo que necesitas.

Asana

El caso de Asana es muy similar.

En cuanto a su arquitectura de trabajo, se basa en el formato de tablero, pero también puedes visualizar tareas pendientes como Check Lists y como Diagrama de Gantt. ¡En su versión gratuita!

Su plan gratuito ofrece muchas funciones, pero no es lo suficientemente funcional para equipos grandes, ya que solo admite 5 usuarios en proyectos colaborativos.

Asana está revolucionando el mercado con sus diferentes formatos de visualización

La ventaja principal de pagar un plan de Asana es asegurarte de que no habrá contratiempos durante la ejecución de un proyecto cuando se estima la adición de miembros a medida que la intervención avance.

Microsoft Project

Microsoft Project es una de las soluciones de pago más usadas para gestionar proyectos.

Una de sus virtudes es que puede integrarse fácilmente con otros productos de Microsoft.

Gracias a su perfecta integración con Power BI, que ofrece análisis avanzados e informes integrados, y Excel, Project aporta potencia y precisión a cualquier proyecto.

Cuenta con visualización Gantt, para poder gestionar las fechas y costos implicados en la ejecución de un proyecto, crear interdependencias, entre otros beneficios.

Conclusiones

Un Gestor de Proyectos es el puente que te separa de la meta.

Es una ayuda fundamental para cualquier equipo que se disponga agilizar el logro de objetivos y reducir el “gasto energético” de una empresa.

En nuestra plataforma de comparación, vas a poder acceder a toda las especificaciones técnicas de más de 100 gestores de proyectos de forma gratuita, y hallar el que tu negocio necesita.

¿Por qué esperar para darle a tu empresa el impulso que merece?

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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