Recursos de un proyecto

Hay dos formas de referirse a los recursos de un proyecto: como ingredientes y como procedimientos.

En este artículo, abordamos los tipos de recursos en un proyecto, su importancia y cómo determinar los recursos necesarios para la puesta en marcha de una implementación.

Sigue leyendo. Te conviene saber esto.

Recursos como ingredientes

Por un lado, está la concepción de recursos como elementos físicos e intangibles que influyen en la capacidad de una empresa u organización para materializar las tareas que sustentan un objetivo mayor.

Algunos ejemplos son:

• Tecnología
• Presupuesto
• Habilidades del personal

Recursos como procesos

Por otro lado, también hacen parte de los recursos de un proyecto el conjunto de procedimientos necesarios para que los participantes desempeñen eficazmente sus labores.

Visto así, son ejemplos de recursos:

• La investigación
• El diseño de productos
• La compra y almacenamiento de insumos
• La producción

Diferentes tipos de recursos en un proyecto

Como dijimos antes, hay dos formas de referirse a los recursos de un proyecto: como elementos y como procesos.

Sin embargo, existe una clasificación adicional que sirve para definir los tipos de recursos de acuerdo a su naturaleza:

1. Físicos: también llamados tangibles. Esta denominación abarca: instalaciones, oficinas, almacenes, terrenos, centros de distribución, maquinaria, equipos y herramientas. Algunos recursos físicos exigen una importante inversión, pero su vida útil es prolongada, mientras que otros representan una inversión pequeña y su permanencia en el tiempo es menor.
2. Humanos: en pocas palabras, es el capital humano al servicio del proyecto. Después de todo, cada miembro del equipo posee conocimientos y talentos que, en suma, impulsan el logro de metas.
3. Know how: categoría de recursos que abarca la propiedad intelectual y el conocimiento que usa la organización para ejecutar procesos. Además, el know how incluye patentes, información confidencial y general de la empresa, metodologías, técnicas y software.
4. Relaciones y contactos: vínculos y conexiones que posee la organización y que, de una u otra forma, contribuyen al logro de objetivos, como proveedores, distribuidores, socios, colaboradores y clientes.
5. Financieros: capital financiero de la empresa. Es decir, fondos bancarios, dinero en efectivo y aquel proveniente de operaciones.

Elementos de la administración de proyectos que resultan imprescindibles para el éxito empresarial.

Cómo determinar recursos de un proyecto

¿Cómo saber qué recursos son necesarios para un proyecto?

Es una buena pregunta.

No querrás invertir en insumos innecesarios o descubrir que te falta algo a mitad de camino.

Para lograr la determinación de los recursos necesarios, observa las condiciones dentro y fuera de la organización: 

1. Examina la base de recursos disponibles.
2. Determina cómo se gestionan y relacionan esos recursos dentro de la organización. Esto servirá luego para tomar decisiones de integración de esos recursos.
3. Comprueba qué recursos faltan para la puesta en marcha del proyecto.
4. Evalúa qué estrategias se asumirán para terminar de dotar a la empresa con los recursos necesarios. Esto siembra las bases para los planes de adquisición, procesos de innovación y desarrollo.
5. Si la decisión de adquirir los recursos que faltan debe ser tomada por un supervisor, demuestra que es posible la aplicación de las estrategias y cambios para contar con todos los recursos exigidos por el proyecto. También tendrás que evidenciar (generalmente, elaborando un informe de proyección), que los esfuerzos requeridos para obtener los recursos faltantes no desestabiliza ni pone en riesgo a la organización.

Considera que la determinación de los recursos necesarios para un proyecto debe contemplar cierto margen de flexibilidad y evolucionar a la par de la intervención, el comportamiento del entorno y las decisiones del cliente.

Dicho de otro modo, lo que no parece indispensable en un principio puede serlo más adelante.

¿Cuál es la mejor manera de realizar el proceso de ejecución de un proyecto?

Optimización de recursos

Nadie compra un auto con la intención de conducirlo solo 10 días.

Se espera que las grandes inversiones sean también duraderas.

En el ámbito de la gestión de proyectos, los mejores resultados se obtienen cuando se garantiza el rendimiento de los recursos.

Lograr el mejor rendimiento pasa por asumir mejores prácticas.

Estas son algunas recomendaciones:

1. Presentar el costo real de los recursos desde el principio y tener claro que puede haber variaciones a lo largo del proyecto.
2. Asumir, evaluar y calcular los costos de los recursos materiales y humanos por separado. El costo de los recursos humanos suele ser más variable que el de los recursos materiales.
3. Evaluar, compensar y premiar el esfuerzo de las personas.
4. Contrastar continuamente el consumo planificado de los recursos materiales con el real.
5. Analizar los gastos progresivos (es decir, los que surgen durante el proceso de ejecución del proyecto).
6. Examinar y determinar los cambios que exige la planificación con respecto a los recursos para adoptar decisiones y acciones que permitan corregir cualquier desequilibrio.
7. Realizar simulaciones del proceso con posibles variaciones en lo referente a los recursos, para visualizar escenarios y prever procedimientos.
8. Contar con informes regulares que reflejen el uso de los recursos, cantidades, requerimientos y costos, para efectos de la necesaria supervisión.
9. Mantener al tanto al equipo de los datos arrojados en estos reportes para promover el uso cabal.

Afortunadamente, hoy es posible apoyarse en herramientas tecnológicas que se ocupan del cálculo, estimación, supervisión y control de los recursos de un proyecto.

Es la mejor alternativa si buscas un procedimiento preciso, simplificado y amigable.

Conclusiones

El éxito de un proyecto depende del logro de objetivos, pero además tiene que haber correspondencia con los tiempos y costos previstos.

La buena administración de los recursos asegura la calidad del producto final y la estabilidad financiera de la organización durante el proceso.

Repasa muy bien los tipos de recursos necesarios para sacar adelante un proyecto y asegúrate de que las herramientas disponibles son aptas para el desarrollo de la intervención.

Unos cuantos minutos de previsión pueden evitar días de amargura. 

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