¿Qué es ERP y CRM?

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Las herramientas ERP y CRM son importantes en las organizaciones que aspiran a optimizar su productividad a paso firme. Pero, ¿Qué es ERP y CRM? y ¿Cuál es la Relación entre ERP y CRM?

A veces, es difícil para los tomadores de decisiones en una empresa entender qué es ERP y CRM, o entender la diferencia entre CRM y ERP. Esto evita que decidan implementarlo y, así, las PYMEs pierden la oportunidad de crecer más.

Por eso, luego de leer esta nota entenderás qué es un ERP y CRM, cómo se diferencian y qué ventajas ofrecen.

Gestiona clientes más rápido con un CRM

Un Software CRM te permite recopilar y centralizar todos los datos de tus clientes. Puedes configurarlo para registrar automáticamente la información que un usuario te envía a través de un formulario de contacto, ya sea desde tu sitio web o en redes sociales. De este modo, los datos se añadirán solos sin que tengas que ingresarlos manualmente. Luego, tienes la opción de programar campañas de e-mail marketing para cada tipo de cliente, monitorear en qué etapa del embudo de ventas está o asignar a un miembro del equipo para darle seguimiento.
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CRM y ERP: definición

El concepto ERP corresponde a las siglas en inglés Enterprise Resource Planning, que en español se traduce como Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

Hoy en día, cuando se habla de ERP suele hacerse referencia a un tipo de software que permite la integración de operaciones en una empresa, especialmente las que tienen que ver con:

  • Producción
  • Logística
  • Inventario
  • Envíos
  • Contabilidad

El concepto CRM, por otro lado, deriva de Customer Relationship Management (en español, Gestión de las Relaciones con Clientes).

CRM es una estrategia de negocio dirigida a entender, anticipar y responder a las necesidades de los clientes, pero también se refiere al software diseñado para cumplir estos objetivos.

Tanto ERP como CRM pueden entenderse como conceptos teóricos y como tipos de software.

Diferencia entre ERP y CRM

Esta es otra interrogante tan común como qué es ERP y CRM, ya que tanto los ERP como los CRM se integran en los Sistemas de Gestión Empresarial (SGE), no obstante, se distinguen por la función que tiene cada uno dentro de la organización.

  • Podemos decir que el ERP cubre muchas de las operaciones internas de una empresa, desde producción hasta distribución y recursos humanos.
  • El CRM, en cambio, se orienta a la gestión de las relaciones con clientes, específicamente en el área comercial, de marketing y servicio posventa o atención al cliente.

En otras palabras, el objetivo de los sistemas ERP y CRM es dar una mejor respuesta al cliente final, pero el ERP está diseñado para potenciar el flujo de trabajo a lo interno de la empresa, mientras que el CRM aporta eficiencia a los compromisos externos.

Características de ERP y CRM

Es importante conocer las características de ERP y CRM para, más adelante, poder entender cómo se diferencian.

Ambas soluciones sirven para optimizar el rendimiento de una empresa, pero tienen enfoques diferentes.

  • Un ERP funciona para todos los departamentos de una empresa.
  • CRM se enfoca en el departamento de ventas, marketing y servicio al cliente.

Cuadro comparativo de ERP y CRM

Algunas diferencias clave son:

FactorDiferencias
ImplementaciónEn el caso del ERP, al tener que implementarlo en todos los departamentos de la empresa, su instalación puede ser más costosa y lenta que la integración de un CRM.
CostosEl presupuesto de tu empresa es otro factor a considerar en tu decisión entre un ERP y un CRM, ya que al igual que el primer punto, los costos en la implementación de un ERP son mayores que en un CRM.
Tipo de EmpresaEn general, se sugiere instalar un ERP en empresas más grandes y con un mayor volumen de recursos, que puedan aprovechar realmente los beneficios de un software como este.

Un CRM, por otro lado, es perfecto para pequeñas y medianas empresas.
Migración de datos (En este punto, debemos considerar el sistema anterior de datos con el que ha funcionado la empresa en el pasado y la facilidad de transferir esa gran cantidad de información a una nueva herramienta).Un CRM es un programa más específico, por lo tanto permite el intercambio de datos como interacciones con los clientes de una forma más simple y fluida.

Por su parte, al implementar un ERP se debe traspasar toda la información de la empresa, lo que incluye datos de pagos, entregas, notas y toda la documentación que manejen los departamentos internos, por lo que es un proceso más largo y engorroso al principio.
Objetivo FinalUn CRM optimiza el proceso de ventas, mientras que un ERP gestiona y maneja múltiples áreas de un negocio para mejorar su productividad.
Como toda empresa necesita una adecuada gestión de la relación con los clientes, un CRM es necesario. Ahora, para que todos los departamentos funcionen de forma organizada y coordinada, conviene más un software ERP.

Además, como un dato extra que no aparece en el cuadro comparativo de ERP y CRM, se debe mencionar que existen diferencias sustanciales en materia de costos. Acceder a modalidades gratuitas de CRM es posible, mientras que la implementación de ERP puede ser más compleja.

Entonces, ¿para qué sirven el CRM y el ERP?

El ERP cuenta con un diseño modular y escalabilidad. Está hecho para:

  • Simplificar procesos.
  • Estandarizar la información.
  • Integrar la comunicación entre distintos departamentos.
  • Automatizar el registro de información y eliminar el duplicado de datos.

En cuanto al CRM, también presenta un diseño modular, pero es utilizado principalmente en:

  • Departamentos comerciales.
  • Áreas de atención al cliente.
  • Departamentos de marketing.

Ventajas de ERP y CRM

Hacer uso de herramientas como el CRM y ERP trae consigo mejoras a cualquier organización.

De por sí, ambos software añaden ventajas significativas a la productividad. Veamos qué puede ofrecer cada uno.

Ventajas del ERP

  • Más eficiencia en la distribución de la información.
  • Alineación estratégica.
  • Mayor coherencia entre lo que fue planeado y el que se está ejecutando.
  • La sustitución de trabajos manuales y repetitivos por procesos automatizados y ágiles.
  • Aumento de la productividad y reducción en los plazos de entrega.
  • Reducción de los costos de TI, mano de obra, desperdicios, horas extras y errores.
  • Facilita la gestión del stock, y la compra y venta de mercancías.
  • Mejora de la gestión tributaria y financiera.
  • Análisis de datos: informes que dan mayor visibilidad sobre los resultados de la operación.
  • Mejoras en la toma de decisiones.
  • Mayor control y trazabilidad.
  • Más seguridad.
  • Una mejor administración de clientes y proveedores.
  • Un notable aumento en la eficiencia y la capacidad operativa.
  • Una clara reducción en el volumen de costos.
  • Optimización de la rentabilidad a largo plazo, y los beneficios que esto implica.

Ventajas del CRM

  • Mayor productividad.
  • Mejoría en cuanto a la gestión del desempeño y las metas trazadas por los vendedores.
  • Apoyar la planificación de acciones comerciales (históricos de compra y perfil del cliente).
  • Automatización de la relación con el cliente (contacto con clientes y leads).
  • Automatización del registro de algunos datos y tareas.
  • Permite pasar más tiempo vendiendo y menos tiempo organizando la información.
  • Reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de información y documentos.
  • Garantizar la protección de la información comercial de la empresa.
  • Organización de procesos.
  • Estandarización del trato con el cliente.
  • Registro del historial de los clientes y sus interacciones con la empresa.
  • Permite emitir análisis con base en datos operativos.
  • Gestión de oportunidades de venta (leads, prospectos y clientes).
  • Visibilidad y planificación de las acciones de cada etapa del embudo de ventas.
  • Permite comprender mejor la jornada del consumidor.
  • Mejor integración entre el departamento de ventas y marketing.
  • Más eficiencia en las estrategias de marketing.
  • Automatización de procesos.
  • Gestión eficaz de los datos.
  • Personalización de servicios.
  • Aumento en las ventas.
  • Experiencias positivas para el cliente.
  • Reducción de costos.
  • Crecimiento del flujo de caja.
  • Ampliación de la tasa de retención de clientes.

CRM vs. ERP: ¿cuál es mejor?

Para escoger entre un CRM vs. ERP, es importante que consideres:

  • Los requerimientos actuales de tu empresa y en qué posición está para integrar nuevas tecnologías (presupuesto, capacitación del personal, etc.).
  • Las necesidades futuras de la empresa.

Además, si buscas un ERP y CRM para PYMEs debes hacerte la siguiente pregunta:

¿Qué es más importante para tu empresa: aumentar el volumen de ventas u optimizar la eficiencia de sus procesos?

En resumen:

  • Si necesitas simplificar procedimientos e instalar una herramienta que permita integración de todas las áreas, un ERP es la alternativa perfecta.
  • Si tu mayor foco es gestionar el área de marketing y transformar la relación con tus clientes para aumentar las ventas, un CRM es la mejor opción.
  • Ahora, la integración de un ERP y CRM para PYMEs o gran empresa, permitirá un mejoramiento completo de todos los departamentos de la compañía, es la estrategia ideal .

Un ERP es muy útil para las empresas en crecimiento que necesitan estandarizar sus procesos, ya que es posible tener más control de las operaciones y de la salud financiera de la organización.

Un CRM, por el contrario, es especialmente importante para gestionar y mejorar las ventas de productos o servicios. Si tu negocio depende de cerrar nuevos contratos todos los meses, por ejemplo, un CRM es pieza angular.

¿Cuándo es mejor un ERP?

Un ERP cuesta más y su implementación es compleja. Por ello, las empresas medianas y grandes son, generalmente, las que tienden a adoptar su uso.

Como disponen de operaciones de gran alcance, las empresas de mayor tamaño se benefician más de un sistema ERP. Obtienen un mejor control de datos financieros como el flujo de caja, los costos, el stock, etc.

Además, un ERP puede ser la mejor opción para las organizaciones que necesitan reducir costos operativos y, al mismo tiempo, entregar productos y servicios de mejor calidad.

En conclusión, si buscas facilitar la rutina operativa de tus empleados, es mejor invertir en un ERP. Es el más adecuado para empresas en crecimiento que necesitan mantener la cohesión y la estandarización de procesos.

Importante: un ERP no es una buena opción para las PYMES, debido a que cuentan con presupuesto reducido y una estructura con menos empleados y departamentos. La mejor alternativa en estos casos es apostar por un CRM.

¿Cuándo usar un CRM?

Los software CRM son herramientas ideales cuando una empresa tiene como objetivo aumentar su participación en el mercado.

En estos casos, un CRM promoverá un modelo de trabajo más ágil y dinámico. A su vez, generará tiempo extra para que los vendedores se dediquen a escuchar las necesidades de los clientes.

Un CRM es adecuado para empresas de cualquier tamaño, si bien las PYMES pueden beneficiarse mucho más de su potencial.

Es importarte recalcar que existe una gran relación entre ERP y CRM, por lo que a continuación veremos cómo funcionan juntos, en lugar de contraponer uno ante otro, te ayudaremos a vislumbrar las ventajas competitivas que puede representar la relación entre ERP y CRM.

Integración de información con ERP y CRM

Si la intención es profesionalizar tu empresa de inmediato, la integración de información con ERP y CRM es un paso inteligente que permite agilizar aún más el flujo de información en tu negocio, mejorando el rendimiento y la calidad del trabajo realizado.

Aun así, un CRM puede funcionar independientemente de la existencia de un ERP. Aunque, para el máximo aprovechamiento del ERP, es conveniente que se integre con las funcionalidades del CRM.

Integrando un CRM y un ERP se puede acceder, además de los datos de clientes que entrega el CRM, a toda la información de ventas, facturas y logística involucrada en el embudo de ventas.

Así que algunos de los beneficios de la integración CRM y ERP son:

  • Optimizar el tiempo de búsqueda de información.
  • Mejor seguimiento de bases de datos.
  • Mayor control de todas las actividades de la empresa.
  • Completa visualización de la cadena de ventas, desde su inicio hasta la atención post venta.
  • Planificación eficiente en ventas y estrategias comerciales.

Eligiendo Herramientas ERP y CRM

Antes de elegir entre las herramientas ERP y CRM, considera que el 50% del éxito de toda herramienta depende de su implantación.

Al escoger un CRM, por ejemplo, debes conocer con exactitud cuál es el perfil de tu cliente objetivo y dominar a cabalidad el túnel de ventas que tu negocio utiliza.

Además, es importante determinar cuántas personas trabajan en tu organización y cuáles están en contacto con los clientes durante el proceso de ventas.

Ten en cuenta que no existe una sola versión de ERP y CRM. Al contrario, hay muchas alternativas en el mercado, y muchas que te permitirán establecer una relación entre ERP y CRM.

Por eso, procura que tu elección se ajuste a los requerimientos de tu empresa.

Conclusiones

Seleccionar un software no es tarea fácil. Al profundizar en qué es ERP y CRM se puede evidenciar que no existe una sola versión por la cual apostar, sino muchas opciones que podrían confundirte fácilmente sin el conocimiento apropiado.

Desde luego, una mala elección podría impactar negativamente la gestión de tu equipo de trabajo y, por ende, tus ganancias. Afortunadamente, no estás solo. Si deseas adquirir las herramientas ERP y CRM más adecuadas para tu negocio, cuenta con nosotros.

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Mejora tus Ventas con un Software CRM

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Rita Arosemena
Rita Arosemena es Content Manager en ComparaSoftware, redactora freelance y blogger. Su pasión por los software y la tecnología se dirige a hallar herramientas para la gestión del tiempo y la productividad que permitan a los nómadas digitales hacer más en menos tiempo.
Artículos: 116

15 comentarios

  1. Excelente contenido!
    Muy útil en la elección de un CRM o ERP, lo cual es un gran paso para todo negocio 🙂
    Deberían permitir el registro de usuarios para obtener actualizaciones sobre el contenido que publican.

  2. Pasé por la disyuntiva entre elegir un ERP y CRM o fusionarlos. Los fusioné, y unas de las ventajas de integrar el ERP y el CRM que he experimentado y puedo compartir es:
    – La centralización de cuentas y contacto.
    – Se reduce la duplicación de datos.
    – Los sistemas ERP y CRM brindan mayor visibilidad y pronóstico.
    – Facilitan la colaboración entre departamentos.
    – Permiten analizar presupuestos y pedidos más fácilmente.
    – Ejecutan funciones de cotización e inventario con mayor precisión.

  3. He leído sobre la importancia de esto sistemas CRM y ERP, y estoy considerando implementar un CRM nada más, al menos por el momento ya que la compañía aún está pequeña, tenemos de 10 a 15 empleados por ahora.
    He leído que las estadísticas muestran que el uso de CRM ha aumentado desde 2018 a 74% de un 56% anteriormente. Se desglosa aún más con el 91% de las empresas con 11 o más empleados que utilizan CRM. Además, el 74% dice que CRM ha ayudado a su acceso general a los datos de los clientes.
    ¿Qué CRM me recomiendan implementar para fusionar con un ERP un poco más adelante?

  4. Hola!
    Quisiera obtener ayuda profesional para adquirir un CRM que pueda fusionarse con un sistema ERP, ¿a dónde puedo suscribirme o contactarlos?
    Gracias!

  5. Artículo bien explicado.
    Los servicios ERP y CRM van de la mano para obtener más beneficios de las estructuras empresariales actuales.

  6. A pesar de las diferencias entre CRM y ERP, ambos sistemas tienen algo en común, a saber, la posibilidad de compartir inteligencia de rutina en toda la organización de una manera rápida y competente.

    Por lo tanto, todas las personas involucradas en las actividades de la organización dan forma a un entorno empresarial con un intercambio de datos en línea.

  7. Excelente el artículo, pero dejo una pregunta al aire para que me ayuden con la respuestas:
    ¿Cuáles son las similitudes entre SCM, CRM y ERP?
    Hasta donde se:
    -Cada uno de ellos hace énfasis en un objeto determinado, ya sea el cliente, la transacción o la adquisición. Aún así, todos estos sistemas o herramientas se ocupan del flujo de datos.

    – Los fundamentos de la actividad comercial contemporánea se basan en la información y la utilización de datos para operaciones versátiles, incluidas las destinadas a la satisfacción del cliente, el suministro de materiales y la optimización del intercambio de datos.

    – Las 3 herramientas mencionadas son la base del comercio electrónico. Al estar integrados en la actividad comercial, brindan el acceso a la información en términos de tiempo y espacio.

    Pero ¿Cuál elegir, cómo escoger el indicado para la industria inmobiliaria, pueden ayudarme?

  8. En los términos más simples, un ERP está diseñado para ahorrarle dinero, mientras que un CRM está diseñado para hacerle ganar dinero . Mientras que ERP se enfoca en el negocio, CRM se enfoca en el cliente.

  9. En términos de elegir uno sobre el otro, eso realmente depende del tipo de negocio en el que se encuentre, lo que es muy importante para evaluar qué es más necesario para su negocio o qué problema está tratando de resolver.

    Algunos ERP pueden tener una sección de CRM incorporada, pero vale la pena tener en cuenta que puede que no sea tan avanzado o robusto como una plataforma de CRM independiente.

  10. Hola!
    Quisiera saber cómo puedo conseguir un ERP o un CRM para PYMES.
    ¿Cómo puedo contactarlos?

  11. Muchas gracias. ?Como puedo iniciar sesion?

  12. Excelente artículo de ERP y CRM, ¿se puede uno suscribir?

  13. Yo agregaría esta diferencia:
    Dado que más de un departamento trabaja desde el ERP , implementarlo puede resultar un poco más costoso y lento que implementar un CRM. Es un sistema único que deben usar y aprender todos los empleados que pueden tener diferentes niveles de conocimiento de TI y diferentes métodos de aprendizaje.

  14. Hola, quería aportar!!!

    Otro aspecto del que no se habla tan a menudo es la facilidad de migración de datos de otras soluciones de software previamente instaladas en la empresa.

    Dado que CRM es una herramienta más específica, transferir los datos del cliente a un CRM es mucho más fácil que transferir toda la información de la empresa (pagos, facturas, entregas, albaranes, etc.) como es el caso de un ERP.

    Sin embargo, ambas soluciones son buenísimas.

  15. Nunca se cuál elegir entre ERP y CRM, tienen diferencias muy marcadas, creo que lo mejor es mantener la integración entre ERP y CRM

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