ERP y CRM: Diferencias, Características y Funciones

Las herramientas ERP y CRM son importantes en las organizaciones que aspiran a optimizar su productividad a paso firme. Pero, ¿Qué es ERP y CRM?, y ¿Cuál es la Relación entre ERP y CRM?

A veces, es difícil para los tomadores de decisiones en una empresa entender qué es, o entender la diferencia. Esto evita que decidan implementarlo y, así, las Pymes pierden la oportunidad de crecer más.

Definición de ERP y CRM

El concepto ERP Enterprise Resource Planning, que en español se traduce como Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

Hoy en día, cuando se habla de ERP suele hacerse referencia a un tipo de software que permite la integración de operaciones en una empresa, especialmente las que tienen que ver con:

• Producción
• Logística
• Inventario
• Envíos
• Contabilidad

El concepto CRM, por otro lado, deriva de Customer Relationship Management (en español, Gestión de las Relaciones con Clientes).

CRM es una estrategia de negocio dirigida a entender, anticipar y responder a las necesidades de los clientes, pero también se refiere al software diseñado para cumplir estos objetivos.

Tanto ERP como CRM pueden entenderse como conceptos teóricos y como tipos de software.

Diferencia entre ERP y CRM

Esta es otra interrogante tan común como qué es ERP y CRM, ya que tanto los ERP como los software CRM se integran en los Sistemas de Gestión Empresarial (SGE), no obstante, se distinguen por la función que tiene cada uno dentro de la organización.

• Podemos decir que el ERP cubre muchas de las operaciones internas de una empresa, desde producción hasta distribución y recursos humanos.
• El sistema CRM, en cambio, se orienta a la gestión de las relaciones con clientes, específicamente en el área comercial, de marketing y servicio posventa o atención al cliente.

En otras palabras, el objetivo de los sistemas ERP y CRM es dar una mejor respuesta al cliente final, pero el ERP está diseñado para potenciar el flujo de trabajo a lo interno de la empresa, mientras que el CRM aporta eficiencia a los compromisos externos.

Características de ERP y CRM

Es importante conocer las características de ERP y CRM para, más adelante, poder entender cómo se diferencian.

Ambas soluciones sirven para optimizar el rendimiento de una empresa, pero tienen enfoques diferentes.

• Un ERP funciona para todos los departamentos de una empresa.
• CRM se enfoca en el departamento de ventas, marketing y servicio al cliente.

Además, como un dato extra se debe mencionar que existen diferencias sustanciales en materia de costos. Acceder a modalidades gratuitas de CRM es posible, mientras que la implementación de ERP puede ser más compleja.

Entonces, ¿para qué sirven el CRM y el ERP?

El ERP cuenta con un diseño modular y escalabilidad. Está hecho para:

• Simplificar procesos.
• Estandarizar la información.
• Integrar la comunicación entre distintos departamentos.
• Automatizar el registro de información y eliminar el duplicado de datos de clientes.

En cuanto al CRM, también presenta un diseño modular, pero es utilizado principalmente en:

• Departamentos comerciales.
• Áreas de atención al cliente.
• Departamentos de marketing.

Ventajas de ERP y CRM

Hacer uso de herramientas como el CRM y ERP trae consigo mejoras a cualquier organización.

De por sí, ambos software añaden ventajas significativas a la productividad. Veamos qué puede ofrecer cada uno.

Ventajas del ERP

• Más eficiencia en la distribución de la información.
• Alineación estratégica.
• Mayor coherencia entre lo que fue planeado y el que se está ejecutando.
• La sustitución de trabajos manuales y repetitivos por procesos automatizados y ágiles.
• Aumento de la productividad y reducción en los plazos de entrega.
• Reducción de los costos de TI, mano de obra, desperdicios, horas extras y errores.
• Facilita la gestión del stock, y la compra y venta de mercancías.
• Mejora de la gestión tributaria y financiera.
• Análisis de datos: informes que dan mayor visibilidad sobre los resultados de la operación.
• Mejoras en la toma de decisiones.
• Mayor control y trazabilidad.
• Más seguridad.
• Una mejor administración de clientes y proveedores.
• Un notable aumento en la eficiencia y la capacidad operativa.
• Una clara reducción en el volumen de costos.
• Optimización de la rentabilidad a largo plazo, y los beneficios que esto implica.

Ventajas del CRM

• Mayor productividad.
• Mejoría en cuanto a la gestión del desempeño y las metas trazadas por los vendedores.
• Apoyar la planificación de acciones comerciales (históricos de compra y perfil del cliente).
• Automatización de la relación con el cliente (contacto con clientes y leads).
• Automatización del registro de algunos datos y tareas.
• Permite pasar más tiempo vendiendo y menos tiempo organizando la información.
• Reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de información y documentos.
• Garantizar la protección de la información comercial de la empresa.
• Organización de procesos.
• Estandarización del trato con el cliente.
• Registro del historial de los clientes y sus interacciones con la empresa.
• Permite emitir análisis con base en datos operativos.
• Gestión de oportunidades de venta (leads, prospectos y clientes).
• Visibilidad y planificación de las acciones de cada etapa del embudo de ventas.
• Permite comprender mejor la jornada del consumidor.
• Mejor integración entre el departamento de ventas y marketing.
• Más eficiencia en las estrategias de marketing.
• Automatización de procesos.
• Gestión eficaz de los datos.
• Personalización de servicios.
• Aumento en las ventas.
• Experiencias positivas para el cliente.
• Reducción de costos.
• Crecimiento del flujo de caja.
• Ampliación de la tasa de retención de clientes.

CRM vs. ERP: ¿cuál es mejor?

Para escoger entre un CRM vs. ERP, es importante que consideres:

• Los requerimientos actuales de tu empresa y en qué posición está para integrar nuevas tecnologías (presupuesto, capacitación del personal, etc.).
• Las necesidades futuras de la empresa.

Además, si buscas un ERP y CRM para PYMEs debes hacerte la siguiente pregunta:

¿Qué es más importante para tu empresa: aumentar el volumen de ventas u optimizar la eficiencia de sus procesos?

En resumen:

• Si necesitas simplificar procedimientos e instalar una herramienta que permita integración de todas las áreas, un ERP es la alternativa perfecta.
• Si tu mayor foco es gestionar el área de marketing y transformar la relación con tus clientes para aumentar las ventas, un CRM es la mejor opción.
• Ahora, la integración de un software para PYMEs o gran empresa, permitirá un mejoramiento completo de todos los departamentos de la compañía, es la estrategia ideal .

Un software ERP es muy útil para las empresas en crecimiento que necesitan estandarizar sus procesos, ya que es posible tener más control de las operaciones y de la salud financiera de la organización.

Un CRM, por el contrario, es especialmente importante para gestionar y mejorar las ventas de productos o servicios. Si tu negocio depende de cerrar nuevos contratos todos los meses, por ejemplo, un software CRM es pieza angular.

¿Qué herramientas ERP y CRM conoces?

Para responder a la pregunta que nos hacen muchos de nuestros clientes sobre ¿Qué herramientas ERP y CRM conoces?, queremos listar una a una de las diez más importantes. También te dejamos el link para que puedas visitar y hacer las comparaciones de cada uno de ellas.

Software ERP:

• QAD – Software ERP
• NetSuite ERP
• Intelisis ERP
• Infor M3
• Softland ERP Empresarial
• Bind ERP
• Mgest Software ERP
• Nodum Software
• PLATAFORMA VISORUS ERP
• Rocket ERP

Software CRM:

• Salesforce CRM
• Zendesk Sell
• Simla.com
• NetSuite CRM
• Microsoft Dynamics CRM
• HubSpot CRM
• DataCRM
• Zoho CRM
• Simply
• Freshsales

Conclusiones

Seleccionar un software no es tarea fácil. Al profundizar en qué es ERP y CRM se puede evidenciar que no existe una sola versión por la cual apostar, sino muchas opciones que podrían confundirte fácilmente sin el conocimiento apropiado.

Desde luego, una mala elección podría impactar negativamente la gestión de tu equipo de trabajo y, por ende, tus ganancias. Afortunadamente, no estás solo. Si deseas adquirir las herramientas ERP más adecuadas para tu negocio, cuenta con nosotros.