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Project Manager: Qué es y Cuáles son sus Funciones

Muchos creen que un Project Manager (PM) es, simplemente, el “jefe” de un proyecto.

Esta es una concepción antigua que omite atributos muy importantes, como la comunicación asertiva y el liderazgo.

De hecho, el enfoque de Project Manager como “jefe absoluto” lo dejaba en una posición distanciada y jerárquica, cosa que ha cambiado mucho con los años.

Hoy en día, el PM es un miembro más del equipo –si bien tiene responsabilidades ejecutivas y, por tanto, ha de estar capacitado para intervenir, involucrarse y trabajar codo a codo con los demás–.

Consejo: Haz que alcanzar metas en equipo sea más fácil usando un Software de Gestión de Proyectos.

¿Qué es un Project Manager?

La traducción exacta sería “Director de Proyecto”, pero no basta para entender su significado.

En un grupo de trabajo, a pesar de que todos hacen parte del mismo barco, el rol de capitán solo puede asumirlo una persona. Y ese es el Director del Proyecto.

El Project Manager es el encargado de que el barco no se hunda, y de dar la cara por los marineros.

Al mismo tiempo, tiene que velar por el buen estado del motor y los engranajes.

Esta idea del PM como un líder comprometido pero cercano es moderna, y ubica a la persona encargada en un cubículo accesible para el resto del equipo.

¿Qué es un Junior Project Manager?

Cuando hay demasiados pacientes en la sala de Urgencias, los hospitales colapsan.

Ocurre lo mismo cuando se tiene una lista de pendientes demasiado larga como para ser gestionada por un solo Project Manager.

Aquí aparece la figura del Junior Project Manager o Director de Proyectos Junior, capacitado para cumplir con las funciones de un PM, pero estando siempre bajo la supervisión de un Director de Proyectos Senior (es decir, más experimentado).

Dicho de otro modo, el Junior Project Manager es un asistente cualificado para llevar a cabo las tareas que el Director le solicite.

Funciones de un Project Manager

Gestión de las partes interesadas

El Director del Proyecto debe coordinar la participación de todas las partes involucradas en un plan de implementación: trabajadores, ejecutivos, inversionistas, etc.

La tarea de gestión refiere a las decisiones sobre:

  • El presupuesto.
  • Comunicación con el equipo y los demás involucrados en el proyecto.
  • Los métodos y herramientas que se utilizarán, como por ejemplo, el software de gestión de proyectos adecuado.
  • El cronograma.

Al Manager se le reportan los avances e imprevistos ocurridos durante la ejecución de un proyecto, y es el responsable de hallar soluciones eficientes.

La herramienta Basecamp, posee funciones profesionales. Pensado para grandes empresas, permite gestionar el cronograma de tu proyecto.

Planificación

No necesariamente el Director es quien se encarga de gestionar todos los proyectos de una empresa.

Puede pasar que se le asigne uno, entre muchos, para que sea el encargado de administrarlo.

Más allá de eso, su función inicia con el proyecto definido. Por lo tanto, las tareas de planificación hacen referencia al momento en el que se decide ejecutar un proyecto.

La planificación es la suma de las decisiones que se toman sobre la marcha, y los detalles dinámicos que se contemplaron en el diseño previo al inicio del proyecto.

Es decir, se trata de planificar cuando ocurran imprevistos o riesgos que amenacen el logro de los objetivos. Por ejemplo, si un miembro el equipo no logra los resultados esperados y se debe volver a planificar sobre la base de su trabajo.

Controlar y monitorizar

Probablemente, una de las facetas menos simpáticas del Project Manager es la de supervisor.

Aquí entran en juego las habilidades que el PM ha cultivado producto de la experiencia y la formación, ya que debe ser un buen líder para exponer las exigencias del proyecto asertivamente, motivando al equipo.

Por otra parte, el Director es el encargado de corroborar si los objetivos se están cumpliendo o si es necesario aplicar cambios.

Formular correctamente los resultados esperados ayudará a que el monitoreo sea efectivo, por eso es importante que todo el proyecto sea coherente.

Con directivas claras y un buen flujo de comunicación, será fácil exponer los estándares de calidad requeridos.

También existen herramientas para gestionar equipos que van a hacer mucho más eficaz el trabajo tanto de un Project Manager como de un Junior Project Manager.

El software Asana permite controlar el flujo de trabajo de todo el equipo.

¿Qué se necesita para ser un Project Manager?

Habilidades interpersonales 

Para ser un líder de proyecto, no alcanza con tener conocimientos técnicos.

Es necesario convertirse en un referente, ser la persona a la que cualquier miembro puede acudir si pierde el rumbo.

La capacidad para motivar y guiar a los demás es indispensable. Por eso, es importante adquirir competencias comunicativas y saber escuchar respetuosamente, incluso las opiniones disruptivas.

Cultura de dirección de proyectos

Tener experiencia en manejo de grupos es elemental, pero la cultura de dirección no se forja solo con el Director de Proyectos.

Toda la empresa debe estar relacionada con los principios de la gestión de proyectos, de modo que el Project Manager pueda transmitir fácilmente ideas, procedimientos y buenas prácticas de ejecución.

Capacidad de adaptación

Cuando los vientos cambian, se espera que el capitán sepa hacia dónde girar el timón.

El mundo empresarial actual nos enseña que las circunstancias pueden dar un giro completo de un día para otro.

Entonces, el Project Manager tendrá que mantener la calma y “sacarse la confianza del sombrero” si hace falta, tomar la decisión correcta y no titubear.

Solo así, un proyecto puede sobrevivir a tormentas inesperadas.

Conclusiones

El Project Manager o Director de Proyecto es quien hace que “las cosas sucedan”. Pero no a cualquier costo, sino basándose en el diseño metodológico seleccionado y en la filósofa de la empresa.

En la receta del éxito, un líder de proyecto ingenioso es un ingrediente certero.

Con las condiciones de cultura empresarial adecuadas, un equipo capacitado y objetivos coherentes, estaremos a medio paso de la meta.

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