Gestión de Proyectos PMBOK: ¿Cómo Funciona?

Se le llama Gestión de Proyectos PMBOK al conjunto de prácticas sugeridas por el PMI (Project Management Institute) en el manual Project Management Body of Knowledge (PMBOK por sus iniciales). 

El PMI es la autoridad más importante a nivel mundial en materia de gestión de proyectos, de forma que los principios reunidos en el PMBOK son un modelo estándar de uso global. 

No todos los proyectos se basan en el PMBOK, pero conocerlo te brindará herramientas adicionales sin importar la metodología que decidas aplicar. 

¿Qué es PMBOK?

PMBOK es un diseño estándar para la gestión de proyectos elaborado por el PMI.

Su objetivo es facilitar la implementación de intervenciones en casi cualquier área de la vida humana. 

Con esto nos referimos a un modelo de administración que puede ser usado en proyectos como: 

• La ampliación de un centro comercial 
• La inauguración de un nuevo negocio
• El rodaje de un show de TV
• El cumpleaños de tus hijos

La metodología PMBOK define cualidades específicas que todo proyecto debe cumplir:

En el día a día, planeamos todo el tiempo y dependemos de nuestras habilidades de gestión para que nuestros sueños se hagan realidad. 

Si piensas en tu vida como el proyecto más importante del mundo, entenderás mejor todo lo que PMBOK puede ofrecerte:

• Mayor claridad en la línea temporal de una intervención, es decir que te será más fácil saber cuándo un proyecto debe concluir.
• Habilidades de evaluación efectiva y medición de resultados.
• Un flujo de trabajo más inteligente cuando el proyecto se basa en una estructura jerárquica (en otras palabras, cuando hay jefes, supervisores o una relación burocrática que se debe cumplir).
• Competencias técnicas para conducir exitosamente las fases de la gestión de proyectos.

Características

La gestión de proyectos PMBOK posee dos características principales: temporalidad y unicidad.

Temporalidad

En PMBOK, los proyectos tienen una fecha concreta de inicio y fin.

Sea cual sea la duración (1 año, 10 meses o 20 días), tiene que haber claridad. Solo así vas a poder saber cuándo es hora de poner punto final a tus planes –que, según PMBOK, debe hacerse–: 

• Tan pronto se logren los objetivos
• En caso que los objetivos no puedan alcanzarse
• Cuando deje de existir la necesidades que motivó el proyecto
• Cuando el cliente, patrocinador, consumidor o líder de la implementación desee clausurar el proyecto

Unicidad

La segunda característica de la metodología PMBOK es la unicidad. En otras palabras: la originalidad obligada.

Si planeas construir una unidad departamental, por ejemplo, los materiales tal vez sean iguales a los de un proyecto anterior, pero el diseño debería ser único. 

Otras características importantes de la gestión de proyectos PMBOK son:

• Verticalidad en los procesos. Hay un supervisor o administrador a cargo que delega tareas al resto del equipo y es responsable de él. Otras metodologías son más flexibles en su organización jerárquica. 
• Contempla 10 áreas de conocimiento necesarias para la ejecución de un proyecto. PMBOK piensa en todo, por lo que promueve una gestión profunda de todas las áreas de conocimiento necesarias para el desarrollo de una intervención:
  • Gestión de la Integración
  • Gestión del Alcance
  • Gestión del Cronograma
  • Gestión de los Costos
  • Gestión de la Calidad
  • Gestión de los Recursos
  • Gestión de las Comunicaciones
  • Gestión de los Riesgos
  • Gestión de las Adquisiciones
  • Gestión de los Interesados

Etapas de la gestión PMBOK

La metodología PMBOK agrupa los procesos de la administración de proyectos en cinco grandes etapas o fases. Dentro de cada fase se incluyen procesos individuales que cubren las áreas de conocimiento esenciales para PMBOK, mencionadas en el punto anterior.

Aquí hay una gráfica para entenderlo mejor:

Partiendo de la distribución mostrada, los cinco grupos de procesos de PMBOK son:

1. Iniciación

Comprende el nacimiento de la idea del proyecto y su validación oficial, así pasa de ser pensamiento volátil a un plan de acción. 

2. Planificación

En esta fase ocurre gran parte de la magia de la gestión de proyectos. Consiste en:

• Fijar los objetivos
• Especificar los entregables, formato y requisitos de cada uno
• Elaborar un plan de comunicación
• Formular estándares de calidad

3. Ejecución

Es el momento en que las orugas concluyen su metamorfosis y están listas para volar. 

Nadie quiere que se estrellen contra las ventanas, así que el proceso de ejecución involucra actividades de refuerzo: 

• Motivar el equipo de trabajo
• Liderar a los participantes 
• Velar por la suficiencia de recursos

4. Seguimiento y control

Es la etapa de la medición, verificación y aceptación/corrección del trabajo que los involucrados en el proyecto han estado haciendo. 

No puede tomarse a la ligera el seguimiento y control ni asumir que las personas están haciendo las cosas bien.

PMBOK es muy claro en esto, las medidas correctivas deben aplicarse a tiempo. 

Las tareas para identificar “puntos ciegos” y abordarlos son: 

•  Medir el rendimiento del equipo y compararlo con el plan inicial. Si había proyecciones de logros que no se han cumplido, es una mala señal.
• Recepción y análisis de solicitudes de cambios hechas por los participantes.  

El control es una consecuencia del seguimiento. No puedes controlar una fuga de agua si no sabes dónde está. 

Una vez hayas aplicado medidas correctivas, lo siguiente por hacer es evaluar su eficacia y asegurarte de que el proyecto siga evolucionando según tus planes.

5. Cierre

La última etapa en la gestión de proyectos PMBOK es el cierre. 

Para dar por concluido un proyecto, primero tiene que haber un proceso de aceptación final que certifique el cumplimiento de los objetivos. 

No por ser la fase final significa que puedas recoger tus cosas e irte. El cierre debe ser ordenado y formal, con una revisión de documentos incluida antes de archivar reportes o informes. 

Hacen parte del cierre los siguientes quehaceres: 

• Aprobación de los entregables 
• Documentación de aprendizajes obtenidos
• Revisión de los informes o registros del proyecto
• Evaluación de resultados finales 
• Liberación o publicación de material (como puede ser la puesta en venta de un producto físico)

Conclusiones

Aunque PMBOK no es la única metodología para la administración de proyectos que ha demostrado ser efectiva, podría ser el estándar más adecuado para tu caso –según las características de la intervención que planeas ejecutar–.

No te hará daño conocer las bases de PMBOK y tener información confiable a mano si llegas a necesitarlo.

De todas formas, si las características de PMBOK no se acomodan a tus necesidades, hay muchas metodologías de gestión de proyectos que puedes utilizar.