Ejecución de un Proyecto: Plantillas y Consejos

La ejecución es la fase número 3 de las 5 fases de todo proyecto.

Es fundamental que la empresa o equipo de trabajo encuentren la mejor manera de llevar a cabo esta fase para que el resultado del proyecto sea el esperado. Esto implica conocer en detalle qué tareas realizar, cuándo y cómo.

Veamos más a continuación.

¿Qué es la ejecución de un proyecto?

La ejecución de un proyecto es la etapa más importante del ciclo de gestión, ya que las actividades desarrolladas (y su rigurosidad) van a definir si los objetivos podrán ser alcanzados o no. 

Asimismo, la ejecución está vinculada con el seguimiento. No se puede concluir que un método funciona si no se monitorea su rendimiento, por eso la supervisión durante la ejecución del proyecto es clave para garantizar la calidad del producto final.

Estas son las actividades que se deben realizar durante la ejecución de un proyecto: 

• En esta etapa, se determina la probabilidad de cumplimiento de la programación tomando en cuenta los tiempos y costos. Para ello se debe utilizar una herramienta que permita planificar, asignar responsables a tareas específicas y gestionar fechas de vencimiento.
• Las tareas de monitoreo y control que suelen aplicarse durante la ejecución sirven para calcular los recursos que el proyecto necesita. En función de los cálculos, se debe actualizar la distribución de los recursos, pero cuidando que no se exceda el presupuesto.
• La ejecución de un proyecto también es sinónimo de supervisión y medición de resultados, por lo que se debe comparar la planificación con el cumplimiento real utilizando un Software de Gestión de Proyectos. Este tipo de herramienta también permite medir el rendimiento de los miembros del equipo en función del tiempo que ha tomado completar una tarea, cuánto le ha costado a la empresa, etc.

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Ejemplo de ejecución de proyecto

Las tareas más importantes a realizar durante la ejecución de proyectos son: 

• Monitorizar y controlar
• Informar los avances 
• Concertar reuniones de seguimiento
• Gestionar y resolver problemas

La siguiente tabla de tareas y actividades evitará que tengas que hacer una de cero. Así, ahorrarás tiempo y podrás enfocarte en lo que más importa: los resultados.

Actividades y desglose de tareas durante la ejecución de un proyecto

Monitorizar y controlar

– Mantén una visión global e imparcial del proyecto. – Actúa rápidamente frente a posibles cambios. – Mantente alerta para identificar problemas y resolverlos a tiempo. – Comunica a tu equipo la importancia de que los obstáculos sean informados lo más pronto posible (dependiendo del tamaño del proyecto, puede ser conveniente que entreguen informes una o más veces a la semana). – Revisa periódicamente los números para asegurarte de que coinciden con las cantidades estimadas en el presupuesto del proyecto. – Si ha habido gastos extra durante la ejecución, solicita un reporte que lo justifique.

Informar los avances

– Si tienes un supervisor o cliente a quien debas informar los avances del proyecto, es bueno que primero consultes con qué frecuencia desea recibir actualizaciones para evitar abrumarlo. – Nunca finjas ceguera ante los problemas, o acabarán convirtiéndose en una crisis irremediable. Comunica los inconvenientes que vayan surgiendo, si todos están bien informados será más sencillo sobrellevar las dificultades.

Concertar reuniones de seguimiento

– Planifica al menos una reunión semanal para asegurarte de que el equipo está enfocado y no caer presa de las distracciones. – En el entretiempo, permanece siempre conectado con tus colegas o empleados y haz énfasis constante en la dirección que la ejecución del proyecto debe seguir – Establece un orden del día para cada reunión, así aprovecharás mejor el tiempo y no habrá desvíos. – Puede que algunos temas no pertenezcan al orden del día, pero se relacionen estrechamente con los objetivos del proyecto. Ponles mucha atención, podrían revelar información sensible. – Aprovecha las reuniones de seguimiento para celebrar el cumplimiento de metas, incluso los pequeños logros deben ser reconocidos.

Gestionar y resolver problemas

– Demoras: es el obstáculo más común en la ejecución de un proyecto. A veces no hay nada que puedas hacer para evitarlo, pero siempre debes esforzarte por agotar las instancias. La herramienta más poderosa en este aspecto son las reuniones de seguimiento, porque permiten sopesar avances y detectar cuándo hay un desfase. – Corrupción: los intereses ocultos que generan presión pueden influir también en que haya demoras o insuficiencia de recursos. Se le suele llamar a este problema corrupción del alcance, y es un monstruo con el que todo gestor de proyectos debe combatir. – Problemas de calidad: cuando las demoras, la corrupción y la ineficiencia ganan terreno, lo más seguro es el producto final sea mediocre. La buena noticia es que esto puede evitarse con una monitorización y control estrictos, mediante la recepción y análisis a fondo de los entregables (o prototipos) que el equipo va presentando durante la ejecución. – Problemas humanos: por último, para que los problemas de gestión humana no lancen por la borda tu proyecto, tendrás que velar por canales de comunicación fluidos, donde todos puedan expresar libremente su opinión y aportes (siempre con respeto). Puede ser de gran ayuda conversar por separado con cada miembro del equipo para conocer su diagnóstico personal e identificar señales de alerta.

Gráficas para cumplimiento de programación

Conocer la probabilidad de cumplimiento de la programación de un proyecto pasa por visualizarla con exactitud. Hacerlo es sencillo si eliges la forma correcta de representación de datos. La más usada es el cronograma –resumido o detallado–, que comúnmente se presenta en formato de tabla, pero los gráficos ofrecen una visión más dinámica y comprensible.

Si utilizas un Software de Gestión de Proyectos como Monday, solo tienes que hacer un par de clics para convertir en gráficos toda la información de tu proyecto y visualizar los datos disponibles.

Adicionalmente, es válido usar recursos como:

• Plan de manejo del alcance: abarca los procesos que garantizan que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo correctamente. Define y controla qué se contempla y qué no en el proyecto.
• Detalle de soporte: se documenta y organiza en la medida que facilite su uso por otros procesos de administración del proyecto. Incluye las suposiciones y limitaciones identificadas. Su grado de detalle depende del área de aplicación.
• Control de la programación: permite conducir los factores que crean cambios en la planificación para convertirlos en beneficios. Debe estar ligado con los otros procesos de control.
• Histograma de recursos: es un diagrama de barras que muestra la cantidad de tiempo que un recurso será empleado durante una serie de periodos.

Estimación de tiempos y costos

La estimación de tiempos y costos de un proyecto es un asunto que tampoco debe subestimarse.

Por un lado, influye en la utilización de los recursos; por otro, los recursos disponibles determinan también el calendario y el presupuesto. Es decir, existe cierta bidireccionalidad que debe considerarse y armonizarse en el proceso.

Puede decirse que la estimación de tiempos y costos de un proyecto tiene su ciencia. Existen claves para ajustarse al calendario:

• Hacer una lista detallada de actividades a ejecutarse.
• Definir los factores que podrían limitar las acciones del equipo del proyecto.
• Establecer suposiciones con respecto a situaciones que podrían presentarse en el proceso.
• Determinar la duración de las actividades en función del número y capacidades de los recursos humanos y materiales asignados para efectuarlas.
• Reunir la información histórica de la duración más probable de las actividades.
• Contar con la opinión experta de profesionales u organizaciones, ya sean internos o foráneos, con conocimiento o entrenamiento especializado.

Para la estimación de costos, se recomienda:

• Especificar la estructura de la división del trabajo.
• Definir el requerimiento de recursos para las actividades.
• Determinar las tasas unitarias para cada recurso para calcular los costos totales.
• Tener en cuenta que la duración de las actividades tiene impacto en los costos del proyecto.
• Recurrir a archivos, bases de datos y conocimientos de los miembros del equipo para estimar costos de los recursos necesarios para la ejecución de actividades.

Está visto que en la estimación de tiempos y costos de un proyecto el calendario, el presupuesto y los recursos a los que pueda accederse en pro del objetivo van de la mano por más que se intente llevarlos por separado. Por eso, deben alinearse y valorarse en su justa medida.

Plan de gestión de costos

Llevar cabalmente la gestión de costos de un proyecto es entender que no es un proceso concluyente en la etapa de planificación.

Si bien la idea es apegarse lo más posible al presupuesto acordado, es preciso tener presente que puede experimentar ciertas variaciones, a favor o en contra, en el proceso.

La habilidad está en hacer que esos cambios sean mínimos o, mejor aún, beneficiosos para el proyecto y para la organización.

La gestión de costos de un proyecto exige saber estimar el valor aproximado de los recursos financieros necesarios para realizar las actividades planificadas. Esto abarca dos tareas distintas:

Tarea	Descripción
Desarrollar el presupuesto en la fase de planificación	Consiste en establecer y sumar los costos de actividades individuales para determinar un presupuesto inicial formal.
Controlar los costos durante la ejecución	Significa supervisar la situación del proyecto para actualizar el presupuesto establecido y gestionar los cambios que sean necesarios.

Asimismo, la correcta gestión de costos de un proyecto también significa conocer la naturaleza de aquello en lo que se deben utilizar los recursos financieros. Existen distintos tipos de costos:

• Variables: dependientes del volumen de producción.
• Fijos: no varían con el volumen de producción.
• Directos: repercutibles directamente en las acciones del proyecto.
• Indirectos: necesarios para llevar a cabo el proyecto, pero que no repercuten directamente en ninguna actividad.
• De oportunidad: los de la mejor opción no realizada.
• Hundidos: aquellos en los que ya se ha incurrido, independientemente de si se realiza o no el proyecto.

Errores de gestión del tiempo

La gestión del tiempo es otro de los elementos fundamentales en la etapa de ejecución de un proyecto.

Controlar los plazos no se trata de llevar solamente el cronograma, al contrario, depende de hacer coincidir diversos factores y armonizarlos para lograr los objetivos propuestos.

Gestionar el tiempo también se trata de prever factores de riesgo que pudiesen provocar que el reloj se convierta en enemigo. Estos son los errores que debes evitar para que el cumplimiento del cronograma no se vuelva una pesadilla:

• Mala planificación: si los objetivos no están claros desde el principio no solo no se conseguirá cumplir con los plazos, sino que tampoco se llegará a ninguna parte.
• Débil liderazgo: un líder de proyecto que no sabe dirigir no unifica al equipo y no lo armoniza. Esto se traduce en malestar, desorientación, retardos y pérdida de tiempo.
• Supervisión insuficiente: no se puede dejar al equipo y a los procesos por su cuenta. La revisión continua no solo recuerda responsabilidades, también incide en la motivación y el cumplimiento de las acciones en el tiempo estimado.
• Comunicación carente: se presta para la confusión y la desmotivación, por lo tanto, potencia el incumplimiento de los tiempos.
• Equipo poco o nada integrado: un grupo que no está comprometido, que no conoce su trabajo y no está capacitado no cumplirá con sus tareas en el tiempo acordado. Mucho menos si no está unificado o experimenta enfrentamientos. Aunque suene a lugar común, en la unión está la fuerza y el logro de los objetivos a tiempo.

Herramientas de control y seguimiento

La ejecución de un proyecto exige establecer el orden como norma a lo largo del proceso.

¿Cómo lograrlo?

Se pueden utilizar herramientas de control y seguimiento de proyectos, recursos que la tecnología ha logrado colocar al alcance hasta del gerente más inexperto en materia de software y aplicaciones.

Usar herramientas de control y seguimiento de proyectos permite:

• Lograr una visión completa del funcionamiento del proyecto en tiempo real.
• Realizar seguimiento continuo.
• Obtener informes sobre el seguimiento.
• Responder a imprevistos más hábilmente.
• Testear el impacto de los cambios requeridos a través de simulaciones.
• Incrementar la productividad.
• Conseguir resultados más acertados.
• Lograr una comunicación más eficaz y directa con los involucrados.
• Reducir las complicaciones comunicacionales gracias a su uso amigable.
• Integrar todo en una misma aplicación, lo que contribuye al orden y al control.

Asimismo, en este asunto de emplear herramientas de control y seguimiento de proyectos de la mano con la tecnología, es recomendable aplicar lo que se conoce como El Valor Ganado (EVG).

Esta técnica permite, a través de un conjunto de métricas, controlar la ejecución de un proyecto tomando como referencia su presupuesto y su calendario.

Conclusiones

Para ejecutar un proyecto de la mejor manera, hay que dominar nociones básicas y tener muy claro cuáles son las actividades a desarrollar.

Ahora bien, elegir herramientas de control y seguimiento de proyectos puede ayudarte mucho, pero es algo que debe hacerse con prudencia. Siempre es recomendable pedir orientación para que el uso de recursos aporte positivamente a la ejecución del proyecto.