Diagrama de Gantt: Qué es, Ventajas y Cómo Usarlo

Si tuviéramos que listar los tipos de mapas visuales más usados por empresas y organizaciones en el mundo, el diagrama de Gantt ocuparía el “top 5”.

La gestión de proyectos usando gráficas Gantt es uno de los métodos más antiguos para la representación visual de cronogramas de trabajo, pero eso no significa que estés obligado a conocerlo.

De hecho, puede que todavía no tengas claro qué es un diagrama de Gantt, para qué sirve o cómo hacer uno.

Descuida, el mundo no se construyó en un día. Tómate unos minutos para profundizar en esta guía definitiva de diagrama Gantt y aprende todo lo que necesitas para dominar la técnica a la perfección. Definición, tipos, elementos de un diagrama de Gantt y cómo hacerlo.

¿Qué es un Diagrama de Gantt?

La gráfica de Gantt es una de las primeras herramientas modernas de gestión de proyectos que logró hacerse un nombre en el mercado. Su creador, Henry Gantt, notó que el manejo rudimentario de proyectos no era suficiente para hacer frente a los desafíos del siglo XXI.

Era necesario un sistema de administración potente, centrado en la gestión de tiempo. Para resolver el problema, Gantt diseñó un mapa visual que lista el cronograma de un proyecto con fechas específicas de inicio y fin.

El modelo comenzó a hacerse eco a finales del siglo XIX, aunque hay evidencia de que ya existía una técnica de planificación similar ideada por el ingeniero Korol Adamiecki una década antes (el harmonograma).

Este formato permite saber exactamente cuánto debería tomar el cumplimiento de una tarea y qué actividades (o subtareas) deben realizarse luego, antes de la siguiente fase. De este modo, un diagrama de Gantt facilita al observador calcular en pocos pasos una ruta crítica de actividades, estimando la duración total de un proyecto.

Ventajas y desventajas de un gráfico Gantt

Como cualquier sistema diseñado para visualizar proyectos, un diagrama de Gantt tiene pros y contras, y su utilidad final depende del uso que vayas a darle. Entre las principales ventajas y desventajas tenemos:

Pros

1. Representación gráfica de algunos de los elementos más complejos de un proyecto (gestión de tiempo, progreso, tareas interrelacionadas, etc.).
2. Simplifica el pensamiento visual, que a su vez ayuda a tomar decisiones prácticas cuando hay que lidiar con temas complejos.
3. Facilita adquirir un conocimiento profundo (y a la vez simple) del proyecto en curso.
4. Ayuda a establecer márgenes de tiempo realistas.

Contras

1. Si no tienes experiencia, puede ser difícil de manejar al principio.
2. A veces, un diagrama de Gantt es incompatible con la gestión histórica de una empresa. En otras palabras, puede ser muy complicado acostumbrarse a él y, a menudo, las grandes compañías van a necesitar emplear uno o más gerentes de proyecto con experiencia en el sistema Gantt para tener éxito usándolo.
3. El modelo no es útil para proyectar la cantidad de trabajo realizado, sino solo el período de tiempo durante el cual se completará un conjunto particular de tareas. Dicho esto, si necesitas evaluar y emitir informes de rendimiento, necesitarás habilitar una herramienta complementaria.
4. Si vas a utilizar un gráfico de Gantt para un proyecto dinámico, necesitarás ocuparte de mantenerlo actualizado, lo que puede ser muy tedioso si has decidido trabajar con herramientas gratuitas o genéricas (como Word y Excel). Por ende, la mejor forma de sacar el máximo provecho al modelo Gantt siempre será recurrir a software profesionales.

¿Para qué sirve el Diagrama de Gantt?

Un proyecto que no necesita cumplir al pie de la letra con fechas de inicio y fin (como tu sueño de ir a Roma o vivir en una granja), puede gestionarse sin ayuda de modelos “estrictos” de seguimiento y control de tiempo.

No aplica lo mismo para un proyecto que debe ser entregado el 7 de mayo, o el 10 de agosto. Implementaciones de este tipo pueden beneficiarse mucho de un diagrama de Gantt.

Pero cuidado: hay una diferencia significativa entre un sistema diseñado para gestión de tiempo (como Gantt) y una estructura basada en gestión de recursos. En este último caso, lo conveniente sería utilizar otro tipo de mapa visual (como un diagrama de cadena de eventos) y no una gráfica Gantt.

Para evitar confusiones, revisa el siguiente listado de ejemplos compatibles con el uso de un diagrama de Gantt:

• Intervenciones con fechas exactas de inicio y fin.
• Proyectos con tareas específicas que, a su vez, se relacionan o dependen de otras (interdependencia).
• Actividades con una duración medible.
• Tareas que deben ser presupuestadas, pero no a profundidad.
• Proyectos que requieren dar seguimiento al estado actual del progreso.
• Implementaciones donde basta evaluar superficialmente los posibles riesgos asociados a un proyecto.

Tipos de diagrama de Gantt

Estos son algunos de los diferentes tipos de diagramas de Gantt. Pueden dividirse por recursos, o por bloques de ejecución.

• Diagrama de recursos materiales: este gráfico Gantt, permite ir listando las máquinas, recursos y materiales que se emplean en cada etapa del diagrama.
• Diagrama de recursos intangibles o servicios: en este tipo de diagrama, cada bloque permite adjuntar información sobre el uso de determinados servicios durante el proyecto. Se puede detallar cuándo se usan y por cuánto tiempo.
• Diagrama del trabajo del equipo: esta gráfica Gannt se en foca en conocer el esfuerzo invertido de cada persona. Se puede vincular cada actividad realizada, con el encarado de hacerlo.
• Diagrama de presupuestos completados o costes: Una gráfica Gantt de costes, es una forma sencilla de visualizar las tareas qué más capital demandan. Se ponen las actividades o bloques, y dependiendo del grosor de cada una, se distingue fácilmente la de mayor coste.
• Diagrama de etapas o bloques de proyecto: esta gráfica es uno de los clásicos tipos de Gantt, y de los más utilizados. Simplemente, cada bloque representa una etapa, fase o bloque; para obtener una visión general de todo el proyecto.
• Diagrama de portfolio de proyectos: el último de los tipos de diagrama de Gantt que listaremos está enfocado en el director de proyectos, ya que su objetivo es visualizar una cadena de proyectos interconectados, para que el director gestione varios al mismo tiempo.

Cuándo no usar una gráfica Gantt

En el ejemplo hipotético de la reforma de una casa, el modelo Gantt está pensado para ayudarnos a saber cuándo deberíamos comenzar a instalar puertas y ventanas, y el tiempo máximo disponible para hacerlo.

Un gráfico Gantt también indicaría qué hacer después, si hay tareas que dependen de la instalación de puertas y ventanas, y si el costo de la actividad se ajusta al presupuesto pactado.

Visto lo que puede hacerse con un diagrama Gantt, revisemos los casos en los que no se recomienda su uso.

• Para planes de proyecto iniciales o procesos de inicio
• Si tu objetivo es gestionar los recursos de un proyecto
• Cuando el propósito es llevar un registro de cuánto ha trabajado tu equipo
• En caso que necesites analizar a profundidad el alcance, costos y riesgos de un proyecto

La razón por la que no deberías usar un diagrama de Gantt para procesos de inicio es que no le sacarás ningún provecho a la hora de planificar un proyecto. Al contrario: todas las ventajas del modelo Gantt son apreciables únicamente cuando ya hay una comprensión sólida del camino a seguir.

Dicho de otro modo, para que usar un diagrama de Gantt tenga sentido es necesario saber:

• ¿Qué tareas principales involucra el proyecto?
• ¿Cuánto tiempo debería tomar completar cada actividad?
• ¿Cuál es el orden secuencial de las actividades?
• ¿Qué tareas se relacionan entre sí?

Elementos de un diagrama de Gantt

A la hora de ejecutar una gráfica de Gantt, ciertos factores deben tenerse en cuenta. Estos son los principales elementos de un diagrama de Gantt.

1. Fechas. La principal característica del modelo Gantt es su estructura, con dos ejes representativos (X, Y) destinados al registro de a) Tareas y b) Tiempo. Este es el formato estándar de todo diagrama de Gantt, a pesar de que puede haber variaciones de forma en proyectos complejos. De cualquier modo, una fecha exacta de inicio y fin siempre será necesaria, así como un margen de cumplimiento que indique cuándo debe finalizarse cada actividad.
2. Tareas. El segundo elemento fundamental de una gráfica Gantt es la ramificación de tareas o actividades, y subtareas (de ser necesario).
3. Representación en barras. Una vez que tenemos el listado de tareas y subtareas del proyecto, el modelo Gantt exige que todos los pendientes sean representados en barras de colores para que ninguna actividad quede accidentalmente excluida del mapa visual.
4. Hitos. Los hitos son pequeños logros registrados en el desarrollo de un proyecto que, de una u otra forma, se relacionan con el cumplimiento del resto de actividades y el objetivo final. No subestimes la importancia de los hitos, no hablamos de conquistas insignificantes de las que puedas prescindir sobre la marcha, sino de metas que otorgan satisfacción y motivación adicional. En un diagrama de Gantt, se estila señalizar los hitos con diamantes, flechas o iconos llamativos.
5. Flechas de interdependencia. Las flechas son otro de los elementos de un diagrama de Gantt que deben considerarse. Se utilizan para indicar qué tareas deben ser completadas antes o después de otras, así como la relación entre una actividad mayor y un conjunto de subtareas.
6. Indicadores de progreso. A pesar de que los diagramas de Gantt no están diseñados para dar seguimiento detallado al avance de un proyecto, se pueden incorporar indicadores de progreso para determinar cuánto queda por hacer y si los pendientes están siendo atendidos a buen ritmo. Los indicadores de progreso suelen consistir en un efecto sombreado alrededor de las barras de tarea que difumina el segmento de cada actividad que ya ha sido completado.
7. Marcador de tiempo. Un marcador de línea de tiempo es un método práctico para monitorear el progreso de un proyecto, pues indica la fecha actual en el diagrama de Gantt y permite administrar efectivamente el tiempo disponible.
8. ID de tareas. Al gestionar proyectos de gran alcance, definir un ID o código de identificación para cada tarea es muy importante. Así evitarás confundir actividades similares.
9. Desglose de participantes. Por último, y aunque no es obligatorio, puede ser muy útil entre los elementos de un diagrama de Gantt, hacer una lista de los participantes del proyecto y el rol asignado a cada uno.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Antes de explicar el paso a paso para hacer un diagrama de Gantt, lo correcto sería preguntar: ¿con qué fin?

• ¿Necesitas un gráfico de Gantt para un proyecto escolar?
• ¿Vas a construir un edificio?
• ¿Tienes 20 personas trabajando en el diseño de un videojuego?

Si tienes un proyecto de gran alcance, el método para hacer un diagrama de Gantt debería ser distinto al de alguien que solo necesita cambiar los muebles de casa.

Básicamente, hay tres formas de hacer un gráfico de Gantt. Vamos a repasarlas y evaluar en qué circunstancias conviene más una u otra.

Herramientas para realizar un Diagrama de Gantt

1. La primera opción es hacer un diagrama de Gantt con Excel, una de las alternativas más usadas cuando la misión es ahorrar dinero y obtener un gráfico funcional (aunque con muchas limitaciones). Toma en cuenta que el método Excel debería ser utilizado solo en proyectos personales o de muy corto alcance, y nunca con fines empresariales.
2. La segunda alternativa es diseñar un diagrama de Gantt en Word. Al igual que Excel, Microsoft Word es una opción asequible y sencilla (no porque sea fácil generar un gráfico con todas las prestaciones mínimas que un proyecto necesita, sino porque las opciones son muy limitadas). Usando Word, obtendrás un diagrama simple donde –al igual que en Excel– deberás ingresar y actualizar datos manualmente.
3. O puedes optar por un programa de Diagramas de Gantt. Existen software específicos para esta tarea, tanto gratuitos como de pago, que te ayudarán en proyectos de gran envergadura.

Conclusiones

Un diagrama de Gantt es un recurso potente para visualizar el flujo de trabajo de un proyecto y anticiparse a él.

De hecho, es posible vincular herramientas de administración avanzadas con plataformas de diagrama de Gantt. Un buen ejemplo es la integración de Trello y Elegantt, un power-up freemium que convierte el tablero convencional de Trello en un diagrama Gantt.

La mayoría de software profesionales habilitan por defecto una vista en formato Gantt de todos los proyectos en curso, a la vez que integran aplicaciones para la gestión de proyectos. Monday, por ejemplo, te permite gestionar todos tus proyectos en un mismo lugar y visualizar plazos de trabajo en gráficas Gantt (si quieres, puedes probar gratis este software durante 14 días y aprovechar todas sus funciones).

Una vez más: si tus necesidades son de carácter industrial (proyectos a gran escala o implementaciones corporativas), considera una solución a la medida. De no ser así, un diagrama de Gantt podría no acomodarse a las necesidades de tu equipo y, finalmente, el esfuerzo sería improductivo.