Formato de Diagrama de Gantt
Conocer el formato de diagrama de Gantt puede darle a tu equipo el impulso y organización que necesita.
Si estás por comenzar un proyecto, y no has escuchado sobre la gráfica Gannt, este artículo será decisivo para tus próximos pasos.
Además, veremos que hay herramientas con funciones y elementos profesionales que puedes integrar a tus proyectos, así como otras más sencillas para intervenciones de menor alcance.
Formato estándar de un diagrama de Gantt
Existen muchas herramientas para crear gráficos de Gantt, con diferente complejidad:
- Software genéricos de cálculo, como Excel
- Editores de texto, como Word
- Herramientas online para trabajar desde cualquier equipo
- Programas profesionales, online o para descargar
Aunque hay un amplio abanico de opciones para evaluar, una gráfica de Gantt promedio se estructura con base en dos variables:
- Tiempo
- Actividad
Tiempo
La variable del tiempo se expresa en distintas unidades: horas, días, meses o años.
El tiempo siempre se visualiza en el eje horizontal del diagrama.
A continuación, veamos dos ejemplos de gráficas Gantt para entender su estructura básica.
En el primer ejemplo, la variable del tiempo se expresa en días, mientras que, en el segundo ejemplo, el tiempo se mide con fechas concretas de inicio y fin.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Actividad
Esta variable se coloca siempre en el eje vertical del diagrama, salvo que no encontrarás cada una explicada en detalle, como ocurriría con otros mapas visuales de gestión de proyectos.
Al contrario, una de las características del modelo Gantt es su sencillez.
A menos que adquieras un software con funciones complementarias, obtendrás una visión general y no particular de los hechos.
Hasta aquí, hemos explicado cómo se estructura el formato Gantt, pero cada proyecto es único y necesita de herramientas específicas.
No es lo mismo gestionar la implementación de un software educativo en una decena de escuelas que organizar el viaje familiar de verano.
Los alcances son distintos.
Un alcance corto, por ejemplo, significa que el formato Gantt que necesitas es simple.
En cambio, un alcance largo requerirá de gráficas que sumen funciones profesionales.
Ejemplos de formato Gantt para proyectos distintos
Proyectos de bajo alcance
Si tu proyecto es de corto alcance y no necesitas una visualización muy compleja de las actividades a realizar, el formato de diagrama de Gantt será muy sencillo.
Ahora bien, cuando hablamos de proyectos de bajo alcance, nos referimos a remodelar tu cocina, preparar un festejo de cumpleaños o armar una pecera.
En este ejemplo de gráfica de Gantt, consideramos el formato indicado para una fiesta de cumpleaños.
En este caso, el producto deseado es un diagrama estático sin mayores pretensiones técnicas, de modo que basta una tabla fija con dos ejes.
Herramientas como Canva o Word te permitirán replicar un diseño similar en pocos pasos, ya sea para descargar e imprimir.
El siguiente diagrama, por ejemplo, fue diseñado en Canva. Nos tomó solo unos minutos, y el resultado es 100% funcional para un proyecto simple.
Es cierto que las características del diagrama anterior no es suficiente para proyectos que involucren gestión de riesgos y recursos, básicamente porque tendrías que diseñar y descargar una tabla nueva muy seguido.
Por eso, vamos a analizar otros ejemplos de formatos Gantt que se adaptan mejor a entornos dinámicos.
Proyectos de mediano alcance y trabajo en equipo
Si necesitas un diagrama de Gantt donde sea posible incorporar a otros miembros del equipo para asignar tareas, dar seguimiento al progreso y colaborar de forma remota, tu gráfico será más complejo.
En un proyecto de alcance medio (por ejemplo, un viaje escolar), tendrás que descartar una gráfica de Gantt estática.
Olvídate de Word, Excel o Canva en casos como este, pues –si bien no necesitarás forzosamente opciones de pago–, deberás recurrir a plataformas que permitan compartir el diagrama de forma online, y que otros miembros del equipo puedan modificarlo.
Tomando el ejemplo del viaje escolar, una opción online gratuita será la adecuada. Es decir, un programa que te permita crear/distribuir tareas, compartirlas con otras personas y hacer tracking de avances.
También te será útil establecer lapsos y asignar a los responsables de cada actividad: buscar alojamiento, contactar medios de transporte, trazar rutas posibles, etc.
Por otro lado, usando una plataforma semi-profesional, cada avance y modificación en el diagrama se podrá visualizar en tiempo real.
En el video a continuación, se explican los pasos a seguir con la herramienta Agantty, una opción gratuita que satisface a cabalidad las necesidades de un proyecto mediano.
Proyectos de gran alcance o profesionales
Si te han asignado la gestión de un proyecto laboral importante, necesitarás herramientas que te ayuden a pensar en grande.
De otro modo, no podrás hacer frente a la gestión de riesgos que implica un proyecto profesional, ni ejecutar un buen manejo de presupuesto.
En estos casos, un diagrama Gantt será indispensable para visualizar el panorama general del proyecto, no obstante, también vas a necesitar acceder a los detalles.
Para un proyecto de importancia, existen herramientas basadas en Gantt que ofrecen funciones complementarias, entre ellas:
- Mensajería instantánea para equipos
- Intercambio de archivos
- Visualización de tareas en formato tablero o Kanban
- Interconexión de actividades
- Emisión de balances y estimativos de costos
- Notificaciones y alertas
Un ejemplo de herramientas profesionales basadas en el modelo Gantt con funciones extra son GanttPRO y Team Gantt.
Conclusiones
Existe un formato de diagrama Gantt distinto para cada necesidad.
Incluso hay herramientas que ofrecen complementos adicionales, y aportan riqueza al listado de posibilidades que brinda el modelo Gantt.
Hoy te mostramos, con ejemplos prácticos, cómo el formato Gantt puede variar según el alcance de un proyecto. Aún así, puede ser difícil determinar con exactitud la herramienta ideal para cada caso.
Si lo necesitas, puedes visitar nuestra plataforma de comparación y análisis de software para recibir asesoría gratuita. Te ayudaremos a elegir un formato de Diagrama Gantt a la medida.
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