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Diagrama de Gantt

Crea un diagrama de Gantt en Excel de forma rápida y sencilla

¿Pensaste que Excel solo sirve para tareas contables y financieras?

Te equivocaste.

El programa de hojas de cálculo de Microsoft tiene decenas de funciones.

Hoy aprenderás cómo crear un diagrama de Gantt en Excel, una de las herramientas visuales más usadas para organización y seguimiento de flujo de trabajo.

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Dos formas de crear un diagrama de Gantt en Excel

Existen dos posibles caminos para crear un diagrama de tu proyecto usando la técnica Gantt.

La forma más sencilla es descargar una plantilla prediseñada para Excel. La segunda opción es crear todo el gráfico de cero.

Diseña una gráfica Gantt con plantillas de Excel

Una plantilla es un diseño predeterminado que facilita asignar características y formatos a un documento.

Los pasos a seguir para crear un diagrama de Gantt en Excel por esta vía son:

  1. Hallar una plantilla que te agrade y sea compatible con el software de Microsoft. Existen plantillas gratuitas para descargar en Planillaexcel.com y SmartSheet.

Descarga una plantilla de Excel gratis

  1.  Descarga y abre la plantilla en Excel del diagrama de Gantt. Ten en cuenta que algunas plantillas están diseñadas para versiones específicas de Excel, de modo que tendrás que verificar primero que el archivo descargado sea funcional.
  2. Si bien las plantillas pueden diferir, coinciden en su estructura básica: verás columnas en una hoja de cálculo con propiedades como Nombre de la tarea, fecha de inicio y finalización, y en algunos casos, responsable de la tarea.

    Plantilla predeterminada Gantt de Smartsheet

  3. Al agregar los datos, automáticamente aparecerán las barras que corresponden a cada actividad, y se auto completarán las columnas de: progreso, días transcurridos y días para finalizar.
  4. Ya tienes la gráfica de Gantt básica para tu proyecto, ahora puedes personalizarla para que se ajuste a tus necesidades personales modificando colores, tipografías y tamaños.

    Captura de pantalla de diagrama de Gantt con plantilla Smartsheet
  5. Por último, asegúrate de prestar atención a las variaciones y riesgos que presente tu proyecto durante la ejecución.

    El diagrama de Gantt en Excel no se redimensiona de forma automática, así que deberás ir aplicando manualmente los cambios.

    El video a continuación explica paso a paso cómo configurar tu diagrama con la plantilla de Smartsheet.

Crea un diagrama de Gantt desde cero con Excel

Te tomará más tiempo hacer un diagrama desde el principio, y seguramente vas a necesitar conocimientos avanzados de Excel, pero el producto final será exclusivo y esa es una ventaja.

  1. Realiza una tabla en Excel con el nombre de cada una de las actividades, su fecha de inicio, duración y finalización.
Captura de pantalla de una tabla para generar una gráfica de Gantt, en Excel.
  1. Deberás agregar una fórmula para que Excel calcule automáticamente y “pinte” las barras según los datos que agregues en cada tabla. 
Captura de pantalla de un diagrama de Gantt sencillo, creado con Excel.

Para este proceso, resulta más útil visualizar el “paso a paso”, de modo que incluimos un videotutorial sencillo para obtener un diagrama de Gantt funcional y personalizado.

Conclusiones

Ya sea que decidas descargar y configurar una plantilla o crear una gráfica manualmente, Excel es un buen aliado para obtener una visión global de tu proyecto.

Considera que hay programas y aplicaciones profesionales para trabajar usando diagramas Gantt. De hecho, las grandes empresas eligen siempre paquetes profesionales.

Excel es una opción simple y asequible, pero tendrás que invertir mucho tiempo en controlar cambios y aplicar actualizaciones por tu cuenta.

Si no estás dispuesto a hacerlo, considera elegir un software empresarial basado en diagrama Gantt.

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