Ventajas y Desventajas del Diagrama de Gantt

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del diagrama de Gantt? Con más de 100 años de antigüedad, y múltiples competidores, hablamos de una herramienta que se las ha ingeniado para no pasar de moda. Sigue leyendo para conocer las ventajas y desventajas del diagrama de Gantt y decide si es (o no) lo que tu proyecto necesita.

Importancia del diagrama de Gantt en un proyecto

Gantt es una herramienta gráfica elegida por estudiantes, amateurs y profesionales. El diagrama se utiliza para gestionar implementaciones de todo tipo que requieran de un calendario global. Su formato es muy sencillo y es bastante fácil manejarlo, incluso sin haber visto uno antes; y aquí radica la importancia de una gráfica de Gantt.

Resulta importante, porque permite tener una concepción global de la dimensión del proyecto, para tomar decisiones estratégicas. Al tener una idea concreta de lo que tienes por delante, te permitirá organizar mejor, y evitar errores que atrasen la concreción del objetivo.

El diagrama de Gantt es una técnica gráfica que facilita la visualización de los aspectos más importantes de un proyecto:

• Visualizar el alcance y duración del proyecto.
• Controlar el proceso, identificando las tareas realizadas y las que aún faltan, así como sus relaciones.
• Darle un seguimiento adecuado a todas las fases de desarrollo de la obra.
• Organizar tareas individuales en un lapso de tiempo, cada una con fecha concreta de inicio y fin.

Su estructura es muy sencilla, se asigna a cada actividad una barra horizontal de color en el calendario, que representa la duración de la asignatura.

Las barras más largas significan una duración mayor. Ahora bien, además de Canva, que es una solución básica, existen programas que permiten ir más allá. Con programas profesionales como GanttPro, SmartSheets, o Zoho Projects, puedes aplicar muchas más funciones.

Entre los principales beneficios de un software profesional, encontramos:

• Asignación de tareas del proyecto a personas en particular.
• Gráfico de barras dinámico.
• Gestión y monitores de las tareas realizadas.
• Administración del tiempo.
• Planificar con hitos, dependencias y programación automática.
• Seguir múltiples tareas en diferentes tableros.
• Generación de informes y complementos con otras gráficas como línea base, ruta crítica y calendario.

Beneficios del diagrama de Gantt 

1. Sencillez

El verdadero poder del diagrama de Gantt está en la visualización de los plazos de cada tarea.

Verás de forma muy clara qué es importante y qué no.

Al ser tan fácil de entender, resume los aspectos clave para que todos los miembros del equipo comprendan el flujo de trabajo del proyecto, de forma global.

Su simplicidad brinda, además, una gran capacidad de adaptación. Hoy en día existen software especializados en visualización Gantt que hacen más sencillo a las empresas planificar tareas y hacer cambios de forma rápida y sencilla.

2. Funcionalidad 

Una de las principales ventajas del Diagrama de Gantt es que permite orientar la gestión del responsable principal del proyecto hacia el logro de resultados, y marcar una hoja de ruta para el resto del equipo, desde la fecha de inicio.

Su estructura en línea del tiempo es una forma muy simple de archivar pendientes en la memoria y ser más productivo.

3. Interdependencia entre actividades

Otra virtud del sistema Gantt es que muchos software especializados permiten interconectar tareas. Es decir, que iniciar y finalizar una actividad, dependerá de lo que se finalice anteriormente.

Si, por ejemplo, tienes un plan para terminar la construcción de un almacén en 14 días, puedes crear una relación o interdependencia con una segunda fase: el traslado de los insumos al nuevo almacén. 

Si tu almacén tarda más o menos tiempo en terminarse, el diagrama puede o no aplazarse y las tareas posteriores se actualizarán.

Desventajas del diagrama de Gantt

Ya vimos los beneficios del diagrama de Gantt, pero también hay desventajas que pueden volverse en tu contra si no te tomas el tiempo para indagar.

En este caso, deberás sumar nuevas herramientas a tu diagrama para que el proyecto no se vea afectado. Hay software complementarios muy útiles que puedes evaluar gratuitamente en la plataforma de comparación de ComparaSoftware.

A continuación, analizaremos los principales «peros» del sistema Gantt a la hora de gestionar un proyecto.

Recuerda que la técnica se remonta a 1896, tampoco sería justo exigirle demasiado. Las empresas han cambiado mucho su forma de gestionar proyectos y algunas necesidades deben ser cubiertas con un CRM.

Si el gráfico de Gantt es tu único asistente para la administración de proyectos, encontrarás algunas desventajas:

1. Imposibilidad de detallar actividades

Al sumar muchas tareas, el diagrama se complica demasiado y es posible que tú o tus colegas se confundan entre tantas barras.

En proyectos complejos, donde viene bien asignar detalles a cada tarea, es mejor opción apostar por un software basado en el modelo Kanban.

2. Poco flexible en entornos dinámicos

En la actualidad, en un mercado globalizado y cambiante, se requiere disponer de herramientas de gestión flexibles que nos hagan la vida más fácil y no más compleja.

Ya que el modelo Gantt sigue una línea recta, cada modificación requiere inspeccionar el esquema global del proyecto para saber cómo las variaciones afectan las actividades individuales.

Luego, tendrás que comunicar estas variaciones al resto del equipo.

3. No considera los riesgos

La gestión de riesgos es parte fundamental en cualquier proyecto.

El problema es que la arquitectura estática del sistema Gantt no simplifica la evaluación de riesgos. Si quieres considerarlos, tendrás que hacerlo con la ayuda de otra herramienta.

Todos los imprevistos y detalles no alcanzan a apreciarse muy bien usando la técnica Gantt.

Conclusiones

Aunque muchos consideren el sistema Gantt como un método antiguo, la verdad es que no ha dejado de renovarse.

De hecho, si tu objetivo es acceder a un mapa global y sencillo de tu trabajo, las ventajas y beneficios del diagrama de Gantt sin duda pesarán mucho más que los puntos en contra.

No lo subestimes por su edad. Gantt no ha perdido valor con los años. Según el alcance de tu proyecto, el número de tareas y sus características, esta técnica centenaria te ayudará a gestionar con éxito cualquier proyecto.