Cómo Hacer un CRM en Excel

¿Quieres mejorar el proceso de ventas en tu emprendimiento, pero sin invertir demasiado? Hacer un CRM en Excel puede ser la solución.

Todo el mundo conoce el software de hoja de cálculos de Microsoft, pero pocos saben la infinidad de cosas que pueden hacerse con él, entre ellas: crear un CRM.

Usando Excel como un CRM, es posible optimizar el seguimiento y retención de clientes a bajo costo. A decir verdad, es muy probable que veas mejoras en el rendimiento de tu negocio en poco tiempo, aunque debes saber que, si buscas una opción más práctica y lista para usar, te conviene usar un software profesional.

Como ejemplos de CRM, el software Monday viene con cientos de plantillas predeterminadas para que solo tengas que elegir una y añadir tus datos en Excel. Esta es una forma más simple y efectiva de comenzar a utilizar un CRM.

Ventajas y desventajas de hacer un CRM en Excel

Ventajas

Hacer un CRM en Excel tiene muchos beneficios:

• Para empezar, la mayoría de empresas (incluso las más pequeñas) cuentan con la suite ofimática de Microsoft, de modo que no hace falta adquirir herramientas adicionales.
• Por otro lado, Excel es un software de uso universal, de modo que nunca tendrás problemas de compatibilidad en caso que necesites acceder a tu CRM en un dispositivo distinto. Podrás hacerlo siempre y cuando Excel esté disponible.
• Finalmente, crear un CRM en Excel es una oportunidad para diseñar una solución a la medida.

Desventajas

Como no todo en la vida es rosa, hay desventajas asociadas a crear un CRM en Excel que deberías considerar antes de decidirte a hacerlo:

• En primer lugar, Excel es una plataforma pensada para servir como entorno de hoja de cálculos y no como CRM, lo que significa que hay muchísimas limitaciones con las que no tendrías que lidiar si usas un software de gestión de proyectos.
• Crear un CRM en Excel puede ser un ejercicio muy tedioso si desconoces el manejo de columnas y celdas, o no estás familiarizado con la aplicación de fórmulas.
• Al usar Excel, el 100% de los datos deben ingresarse y actualizarse de forma manual. No gozarás de los beneficios de la automatización característicos de los CRM profesionales, y es muy sencillo dejar pasar información importante debido a esto.

¿Cómo crear un CRM en Excel?

Si tu juicio personal de las ventajas y desventajas comentadas en el punto anterior es favorable, habrás decidido seguir adelante con tu misión de hacer un CRM en Excel. Siendo así, tienes dos opciones:

1. Descargar una plantilla con un formato predefinido, y así ocuparte solo de ingresar datos.
2. Crear un CRM en Excel de cero, haciendo uso de tus habilidades y creatividad.

En el primer caso, puedes encontrar una gran variedad de plantillas gratuitas en línea que te harán el camino más fácil. En cambio, si prefieres tomarte el tiempo para construir un CRM personalizado, tendrás que seguir unos cuantos pasos.

Instrucciones para hacer un CRM en Excel

Hoja de contactos

Primero, crea una hoja en blanco con los datos básicos de tus clientes (estables y potenciales).

Dispón columnas independientes para los valores: nombre, correo electrónico, teléfono, lugar de trabajo, intereses, etapa en el proceso de venta, fechas de compra y variables similares que consideres importantes.

Seguimiento de Ventas

Dentro del mismo documento, crea una hoja en blanco y llámala «Ventas» o «Tratos».

Para obtener un formato más organizado, nombra individualmente las columnas que consideres útiles según tu modelo de negocios; por ejemplo: nombre, descripción, valor, etapa, correo electrónico, teléfono, probabilidades de cierre ganado, etc.

El propósito de esta nueva hoja es ayudarte a dar seguimiento a todas las oportunidades de ventas tomando en cuenta los tratos específicos que están por cerrarse y los que no.

Aplica fórmulas de Excel

Para finalizar, podrás sacar aún más provecho a tu CRM en Excel configurando reglas y formatos condicionales.

Por ejemplo, puedes crear una regla que cambie el color de fondo de una celda cuando el último contacto establecido con un cliente supera las cuatro semanas, así sabrás que es hora de volver al ruedo.

Sácale provecho a la validación de datos

La validación de datos en Excel te permite añadir criterios a una hoja de cálculos, de manera que una acción específica ocurre cuando se agrega cierto tipo de información a una celda.

En el siguiente ejemplo, el objetivo es resaltar las celdas que contienen el nombre del cliente: Francisco Pérez. Este un método útil para mantener tu CRM en Excel organizado casi automáticamente.

Conclusiones

Si has seguido los pasos al pie de la letra, al momento de leer esto habrás diseñado tu propio CRM en Excel. Ahora puedes vincular los datos de tu hoja de cálculos a una nueva fórmula, o sumar gráficos para visualizar mejor tu proceso de ventas.

Suena complejo, pero puedes apoyarte en videos y tutoriales e ir aprendiendo poco a poco a utilizar funciones «insospechadas» de Microsoft Excel.

En el mejor de los casos, no tendrás que invertir una gran suma de dinero para habilitar un CRM artesanal, aunque sí vas a tener que dedicar mucho tiempo a construir un entorno funcional que valga la pena el esfuerzo.

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