11 Características de CRM: Ventajas para tu Empresa

Sabemos que un Software CRM es fundamental para una buena experiencia de compra y para fortalecer las buenas relaciones con los clientes, pero ¿qué características son más importantes en una plataforma de este tipo? 

Aquí hay una lista de funciones que no pueden faltar en un CRM. Tómalo en cuenta al momento de elegir un proveedor para tu negocio.

Características de un CRM

1. Gestión de contactos 

No hay forma de comunicarte con tus clientes si no tienes idea de cómo contactarlos. Un buen software CRM debe poder garantizarte fácil acceso a datos personales como: correo electrónico, número de teléfono…

Además, el entorno de un CRM tiene que basarse en reglas automatizadas, donde no debas preocuparte por ingresar datos manualmente, sino que los contactos se creen a partir de sistemas de captura como formularios y campañas publicitarias.

Los mejores CRM se vinculan a los perfiles sociales del consumidor para extraer información útil, como:

• Edad
• Sexo
• Lugar de residencia
• Interacciones

2. Base de datos de prospectos 

Una de las características fundamentales de un CRM es que te permite generar leads (potenciales clientes) de calidad, ya sea mediante la integración con redes sociales para gestionar campañas publicitarias o estrategias de re-marketing.

En este sentido, la gestión de leads es fundamental en todo CRM para capturar, categorizar y asignar los datos de clientes potenciales a ejecutivos de ventas.

3. Posibilidad de agregar notas a contactos específicos 

Un prospecto puede cambiar muchas veces de decisión mientras avanza en el embudo de conversión. Una de las características de CRM es que te permite identificar a los «picaflor» anticipadamente, para tomar medidas frente a usuarios con un comportamiento similar.

4. Bandeja de entrada unificada

La integración de un CRM con plataformas como Gmail, Outlook y Yahoo te permite ofrecer una bandeja de entrada unificada a tus agentes de ventas.

En caso de que todos compartan un dominio de correo electrónico empresarial, la ventaja sigue siendo la misma: centralización de mensajes en el mismo ecosistema destinado a extraer datos de usuarios y agendar citas o llamadas telefónicas.

Con el tiempo, notarás que el uso de una plataforma centralizada eleva la productividad y concentración de tus empleados, ya que no tienen que migrar de una ventana a otra para completar una tarea.

5. Gestión de cotizaciones y presupuestos

Un CRM profesional incluye módulos para la gestión de costos y la emisión de facturas.

Los planes empresariales suelen incluir también pasarelas de pago, que te permiten enviar facturas electrónicas por correo y acreditar cobros con tarjeta de crédito o transferencia bancaria.

6. Administración y backup de documentos 

Esta es una de las características de CRM más valoradas por las empresas.

Si has sufrido la pérdida de documentos importantes alguna vez, o la impotencia de no poder localizar información valiosa en tu computador personal, un CRM es el compañero que necesitas. Los planes profesionales incluyen almacenamiento / sincronización en la nube, y muchos CRM funcionan con vinculación automática de archivos.

En otras palabras, si recibiste información importante de Juan Pérez hace 1 año, revisa los archivos asociados al contacto J. Pérez. Así de fácil.

7. Automatización de flujos de trabajo

¿Por qué pedir a tus empleados que malgasten su tiempo haciendo lo que una máquina puede hacer?

Considera cuáles son las tareas que más se repiten en la estructura de trabajo de tu negocio. Es cierto que no todas se pueden automatizar, pero un gran número de ellas sí.

8. Herramientas para mejorar la «puntería» de tu embudo de ventas 

Saber en qué etapa del embudo de ventas los clientes abandonan el proceso de compra, y por qué lo hacen, te ayudará a tomar acciones concretas y corregir problemas. Así podrás aumentar cada vez más la tasa de conversión.

9. Funciones para conocer a tu cliente 

Tan importante como conocer tu flujo de ventas es conocer a las personas que se interesan por tu producto. 

Datos básicos como su edad, género e intereses te permiten proyectar una «buyer persona» que, eventualmente, te guiará en la misión de llegar a un público ideal. Con un buen CRM puedes obtener la materia prima para imaginar a tu audiencia ideal haciendo uso de herramientas de analítica.

10. Proyección de ventas 

Otra característica de CRM valiosa para cualquier empresa es la posibilidad de proyectar ganancias o ventas en un período de tiempo determinado (con base en datos históricos).

Aunque no todos los CRM ofrecen esta función, la mayoría de planes profesionales y empresariales sí la incluyen.

11.  Accesibilidad móvil

Hoy en día, es común que pasemos más tiempo conectados a Internet por medio de dispositivos móviles que a través de un computador.

Pensando en esto, debes saber que el tiempo de respuesta se acorta cuando tenemos la posibilidad de dar respuesta a nuestros clientes fuera de la oficina. Por eso, la accesibilidad móvil (disponibilidad de apps móviles) es una de las características de CRM en las que deberías fijarte antes de elegir un proveedor.

Conclusiones

Antes de contratar un software CRM, hazte dos preguntas:

1. Cómo sus características ayudarán a tu empresa a mejorar su rendimiento y cumplir con las necesidades de tus clientes. 
2. Los requerimientos específicos de tu negocio y equipo.

Además, no olvides que hay varios tipos de CRM, cada uno pensado para un modelo de negocios particular.

Si desconoces la categoría de software que se ajusta mejor al perfil de tu emprendimiento, consulta nuestro comparador de CRM gratuito o envíanos un mensaje. Te ayudaremos a elegir la herramienta adecuada sin costo.