Descubre qué es Business Intelligence y sus beneficios | Funcionamiento, implementación, ejemplos y mejores herramientas

Business intelligence no es un concepto nuevo. No obstante, en los últimos años, se ha convertido en una de las apuestas claves de las empresas más reconocidas del mundo. Esto no es en vano.

Si tu intención es saber qué es el business intelligence, este artículo es para ti. Podrás conocer un poco más sobre cómo un sistema BI puede ser implementado en tu empresa. Además, sobre los beneficios que genera.

De esto y más podrás enterarte en las siguientes líneas. Te invitamos a seguir leyendo.

¿Qué es BI (business intelligence)? Definición

Primeramente, es indispensable responder a la pregunta: ¿qué significa BI? BI son las siglas en inglés para Business Intelligence.

Aunque existen varios sinónimos. La inteligencia de negocio es también conocida como inteligencia empresarial, business intelligence (en inglés) o por su acrónimo BI.  Específicamente, define a las tecnologías, estrategias, prácticas y herramientas que hacen posible revelar, compilar, analizar e interpretar datos útiles para la organización de forma rápida y precisa.

En términos prácticos, el business intelligence se puede apoyar en la utilización de un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP. Sin embargo, es importante aclarar que, para poner en marcha una estrategia efectiva de inteligencia de negocios, es recomendable contar con un sistema de BI que permita ordenar y analizar los datos registrados en el ERP.

¿Es lo mismo el Business Intelligence (BI) que el Business Analytics (BA)? Diferencias

Business Intelligence (BI) y Business Analytics (BA) son dos conceptos fundamentales en el manejo de datos empresariales, pero con diferencias clave. Mientras BI ayuda a comprender el «qué» y el «cómo» de los eventos pasados y actuales, BA se enfoca en el «por qué» y en predecir futuros escenarios.

BI se enfoca en el uso de datos históricos y actuales para gestionar operaciones diarias de manera eficiente. Es esencial para la visualización de datos, informes y análisis descriptivo, ayudando en la optimización de procesos y en la toma de decisiones empresariales basadas en datos pasados y presentes.

Por otro lado, BA se inclina más hacia el análisis predictivo y prescriptivo, utilizando modelos estadísticos y de minería de datos para anticipar tendencias futuras y asesorar sobre posibles acciones.

Business intelligence: definición según su aporte

Ahora bien, al contestar ¿qué es business intelligence? no hemos mencionado aún un detalle importante… El business intelligence hace más eficaz no solo a un departamento, sino a varios al mismo tiempo.

Por eso, el BI optimiza el funcionamiento de toda la organización.

Para entender qué es el business intelligence, desde el punto de vista de su utilidad para los principales departamentos de una organización, es recomendable revisar algunas de sus ventajas en cada uno de estos:

Business intelligence en Recursos Humanos

Brinda asistencia principalmente en la evaluación de la productividad del personal lo que permite una asignación de tareas más eficiente.

Business intelligence en Finanzas

Permite mayor precisión a la hora de visualizar los ingresos y egresos. Ayuda a revisar las ganancias y costes relacionados a cada tipo de venta, consumidor y producto. Así es posible entender las oportunidades para aumentar la rentabilidad del negocio.

Business intelligence en Compras

Indica cuáles artículos o servicios tienen más demanda en tiempo real. Por lo tanto, contribuye a establecer los requerimientos de la materia prima y de recurso humano para poder responder a las exigencias.

Business intelligence en Ventas

Muestra cuáles productos o servicios tienen mayor o menor demanda para definir la oferta en una ubicación estratégica.

Business intelligence en Mercadeo:

Hace posible evaluar la eficacia de la publicidad y las promociones.

Importancia del Business Intelligence

Una vez que se tiene claro qué es el business intelligence, es preciso despejar otra incógnita. ¿Por qué el BI es tan importante para las organizaciones en la actualidad?

Esencialmente, el business intelligence permite el análisis de datos, como informes, gráficos, cuadros, evaluaciones, etc., para arrojar variables. Estos indicadores hacen posible generar estrategias en pro de la productividad y rentabilidad de la empresa.

Asimismo, esos datos obtenidos gracias a un sistema de BI ayudan a consolidar procesos que no lo estén y corregir errores que pudieran impactar negativamente en los resultados esperados. Especialmente, aquellos que son determinantes para el avance de la organización.

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El business intelligence detecta las tendencias de mercado

Ya desde la década del 60, el campo del marketing se enfocó abiertamente en el comportamiento del consumidor. A partir de ese momento, entender cómo y por qué las personas compran se volvió no sólo un motivo de interés, sino también en tema de estudio y de discusión.

A la par, gracias a esto se comenzaron a detectar nuevas oportunidades de negocio.

Justamente, gracias al conocimiento desarrollado a raíz de ese enfoque, en el que el marketing es el rey, se logró mucho. Las empresas han sabido cómo abordar al consumidor con sus productos y servicios hasta convertirlo en cliente y fidelizarlo.

Precisamente, ese empeño de pronosticar, captar y atender los tipos de tendencias de mercado hace posible que las empresas detecten nuevas oportunidades de negocio y sigan creciendo.

Ahora bien, en este contexto entra acertadamente el business intelligence. ¿Por qué? Pues, resulta ser un excelente aliado a la hora de recabar y procesar datos no sólo acerca de la operación sino también del consumidor. Por ende, el BI ayuda a observar más hábilmente los tipos de tendencias del mercado.

Igualmente, el business intelligence contribuye a diseñar y poner en marcha estrategias dirigidas a aprovechar las nuevas oportunidades de negocio que se puedan presentar.

Inteligencia de negocios (BI) para la toma de decisiones

El ritmo vertiginoso del mundo empresarial actual sigue exigiendo contar con sagacidad, experiencia e intuición. Esto es cierto.

No obstante, esas cualidades no son suficientes ya.

Y es que, además de los recursos materiales y humanos, es importante tener datos precisos con rapidez. Es aquí cuando es pertinente hablar de business intelligence.

Indiscutiblemente, el business intelligence, apoyado en la tecnología, puede mejorar la toma de decisiones de una empresa, agilizar los procesos y potenciar los resultados.

Además, el business intelligence puede concebirse como una herramienta al servicio de la planificación estratégica. Entre las bondades que ofrece un sistema BI, está una fuente de datos global, que se nutre de otras sub-fuentes desde otros departamentos de la empresa. Como si fuera poco, este brinda una visión informativa actual. Pero también puntos de vista históricos y predictivos de las operaciones.

Más específicamente, el business intelligence permite analizar los tipos de tendencias de mercado en base a patrones de ventas, precios y comportamiento de los clientes. Ciertamente, esto ayuda a cualquier negocio en la toma de decisiones.

En suma, cuando el business intelligence se sustenta en la visión de negocios y en el recurso tecnológico adecuado los resultados son verdaderamente prometedores. Por supuesto, esto plantea otro reto: elegir e implantar un sistema BI acorde con las dimensiones y requerimientos de la empresa que lo utilizará.

¿Cuál es el objetivo básico del business intelligence?

Paremos un momento para aclarar un punto vital que nos permita continuar:

¿Cuál es el objetivo básico del business intelligence? Es transformar los datos en información útil y significativa para la toma de decisiones empresariales. Mediante el análisis de datos, BI proporciona insights profundos sobre el funcionamiento interno y el entorno de mercado de una empresa, facilitando la optimización de procesos y la mejora continua.

Historia del BI

La historia del business intelligence (BI) comienza en una época donde los datos eran un recurso subestimado.

Retrocedamos a 1865, cuando Richard Millar Devens acuñó por primera vez el término en su «Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes». Aquí, un banquero inteligente reunía información del mercado antes que sus competidores, marcando el inicio de lo que conocemos hoy como inteligencia de negocios BI.

Avancemos rápidamente a 1958, con Hans Peter Luhn de IBM. Su investigación fue fundamental para entender cómo el análisis de datos podía mejorar las decisiones empresariales.

En las décadas de 1960 y 1970, los sistemas de gestión de datos y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) empezaron a almacenar y organizar grandes volúmenes de información. Algunas herramientas como OLAP y los almacenes de datos se desarrollaron para trabajar con DSS, lo que significó un gran avance en la optimización de procesos empresariales.

La década de 1990 vio cómo la BI se popularizaba, aunque su tecnología aún era compleja. Generalmente, requería soporte de TI, causando retrasos en los informes. Sin embargo, estos primeros pasos eran cruciales para lo que vendría después: la democratización del acceso a los datos.

Con el cambio de milenio, llegó una transformación digital significativa. Las soluciones de BI se volvieron más intuitivas y accesibles, permitiendo a los profesionales sin experiencia técnica beneficiarse de ellas. El auge del big data y las soluciones basadas en la nube ampliaron el alcance de la BI, facilitando procesos de toma de decisiones basados en información actualizada.

Hoy, la BI es más sofisticada y poderosa, capaz de analizar y procesar inmensas cantidades de datos de diversas fuentes. Las empresas utilizan la BI no solo para mejorar sus cifras de negocio, sino también para transformar radicalmente su interacción con la información.

Beneficios del business intelligence en una empresa

El business intelligence ofrece múltiples beneficios que apoyan el progreso de una organización determinada a triunfar. Entre ellos, podemos mencionar los siguientes:

• Controlar más eficientemente diferentes áreas de la empresa de forma simultánea. Al integrar mejor la información, es posible implementar estrategias que abarquen diferentes departamentos sincrónicamente.
• Optimizar procesos sin que cueste más. Ayuda a obtener la información precisa, lo que permite aumentar la eficiencia sin invertir más dinero. Al mismo tiempo, hace posible evitar fallas y corregirlas.
• Discernir y clasificar información. Permite seleccionar la información que realmente interesa para un determinado objetivo.
• Trabajar en tiempo real. El tiempo es oro. Tener a la mano información precisa y lo más pronto posible es fundamental.
• Analizar al consumidor de manera más efectiva. Realizar evaluaciones más detalladas de los consumidores es una realidad gracias al BI. Conocer sus hábitos de compra es clave para ofrecerles productos más ajustados a sus requerimientos y gustos, así como a aumentar las posibilidades de fidelización.
• Potenciar la capacidad de tomar decisiones. Tener información organizada y actualizada, posibilita una mejor toma de decisiones por parte de la directiva de la organización.

Sobre algunas de esas ventajas vale la pena ahondar para conocer de mejor manera el potencial del business intelligence para una empresa.

¿Cómo funciona el Business Intelligence?

El business intelligence (BI) funciona a través de un proceso estructurado de cuatro pasos, transformando datos sin procesar en conocimientos accionables para todos los usuarios de una organización.

Paso 1: Recopilar y transformar los datos

Las herramientas de BI emplean métodos de Extracción, Transformación y Carga (ETL) para recoger datos tanto estructurados como no estructurados de diversas fuentes.

Estos datos se transforman y reorganizan antes de almacenarlos en un almacén centralizado, facilitando su análisis y consulta como un conjunto de datos completo.

Paso 2: Revelar tendencias e incoherencias

Aquí, la minería de datos juega un papel crucial, utilizando la automatización para analizar rápidamente los datos en busca de patrones y anomalías.

Las herramientas de BI incorporan varios tipos de modelado y análisis de datos (exploratorios, descriptivos, estadísticos y predictivos) para descubrir tendencias, hacer predicciones y formular recomendaciones.

Paso 3: Visualización de datos

Los informes de BI aprovechan diversas formas de visualización de datos – paneles, gráficos, diagramas y mapas interactivos – para hacer que las conclusiones sean fácilmente comprensibles y distribuibles.

Estas visualizaciones ayudan a los usuarios a comprender rápidamente lo que está sucediendo en la organización.

Paso 4: Tomar medidas basadas en conocimientos en tiempo real

La habilidad de BI para mostrar datos históricos y actuales posibilita a las empresas pasar rápidamente del conocimiento a la acción.

Esto permite realizar ajustes en tiempo real y cambios estratégicos a largo plazo, eliminando ineficiencias, adaptándose a los cambios del mercado, corrigiendo problemas de suministro y resolviendo inquietudes de clientes.

Business intelligence: Elementos clave para empezar la implementación

Ha llegado el momento de hablar más concretamente de aquellos elementos que sustentan la implementació del business intelligence.

Primeramente, el business intelligence consta de un factor humano: todo parte de un equipo de trabajo dispuesto a instruirse y desempeñarse de forma organizada y de la mano de la tecnología.

Posteriormente, entra en juego el factor estratégico. Este corresponde a la planificación y consta de:

• Definición de objetivos. Esto depende de cada empresa. Cada organización se plantea un horizonte particular.
• Selección de metodología. Deben ser aquellas que realmente se ajusten a los requerimientos y realidades de la empresa. Incluye además considerar infraestructura y recursos. Es en este punto cuando es preciso elegir un sistema BI.
• Formación. La que necesite el personal involucrado en la implantación del business intelligence (estratégica y tecnológica).
• Garantía de soporte. Cuando de tecnología se trata, es necesario tomar en cuenta la posibilidad de contar con un asesor en esta materia. Por lo general, es el proveedor.
• Plan de ejecución. Diseño de la agenda de actividades que permitirá poner en marcha todo el proceso de implantación.
• Presentación de resultados. Cuándo y cómo se ofrecerán. Esto ayuda a evaluar el progreso de la implantación. Luego, permite medir la evolución de los procesos.

¿Cuándo es el mejor momento de implementar un sistema BI en tu negocio?

Lo ideal es implementar el business intelligence y la tecnología que lo soporta desde el mismo momento que la empresa da inicio a sus actividades. Así se logra que los equipos de trabajo desarrollen una cultura data driven (aquella enfocada e impulsada por datos) lo antes posible. Esto crea el hábito de dar argumento racional a las decisiones.

De cualquier manera, nunca es tarde para comenzar a trabajar como se debe y siempre es satisfactoria la experiencia de avanzar hacia una mejor gestión.

El business intelligence no sólo brinda una realidad clara del negocio, mejora los procesos y permite ver el progreso. También ofrece un soporte efectivo en la planificación y toma de decisiones. ¿Qué compañía no sueña con esto?

Justamente, no importa el tamaño de la empresa. Todas pueden gozar de los beneficios del business intelligence, que es palanca del éxito. Las organizaciones de grandes dimensiones pueden pagar por sistemas de BI más complejos y costosos, además de parecer requerirlos más.

Pero las pequeñas empresas también pueden darse la oportunidad de probar opciones que se adapten a sus necesidades.

¿Cómo implementar Business Intelligence en una empresa? Pasos para su implementación

Antes de considerar el prestigio del sistema de BI que se pretenda emplear, es importante tener en cuenta una serie de factores esenciales. Estos tienen que ver más con la empresa y sus requerimientos reales que con cualquier otro aspecto.

Define qué es lo que buscas

Determina qué espera la organización del sistema de Business Intelligence y para qué lo utilizará. Es decir, es necesario conocer lo que se puede adquirir y lo que verdaderamente se necesita y se puede implementar.

Elige la opción de sistemas de BI

Lo ideal es hallar una opción que se adecue a la organización y su presupuesto. Sobre todo es importante que su incorporación a la gestión de la empresa no se convierta en un asunto engorroso.

La herramienta en su conjunto debe ser amigable a sus usuarios. Un sistema BI incomprendido por el personal es una inversión perdida. Evidentemente, para el éxito de la implementación también debe tenerse en cuenta el entrenamiento necesario del equipo humano.

Otro factor a considerar al elegir un sistema de BI es la practicidad en cuanto a su uso. Cuando se trata de la funcionalidad, los sistemas integrados siempre representarán una ventaja.

Además, es recomendable experimentar con aquellos sistemas BI que permitan periodos de prueba.

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Ejemplos de BI

Empresas que utilizan Business Intelligence

En el mundo empresarial, el business intelligence (BI) se ha convertido en una herramienta crucial, especialmente para empresas líderes en sus respectivos sectores. Veamos algunos ejemplos destacados para comprender mejor su aplicación y beneficios.

• Netflix, líder global en streaming. Utiliza análisis de datos avanzados para entender en profundidad los gustos y preferencias de sus usuarios. Esto le permite personalizar recomendaciones de series y películas, una ventaja competitiva clave en su estrategia de retención y satisfacción del cliente.
• Coca-Cola Bottling Company. Enfrentaba desafíos en el acceso a datos de ventas y operaciones en tiempo real debido a procesos de informes manuales. La implementación de una plataforma de BI les permitió automatizar estos procesos, ahorrando más de 260 horas de trabajo al año y mejorando significativamente la gestión de informes de ventas y entregas.
• Tesco, una cadena de supermercados del Reino Unido. Implementó el BI a través de su tarjeta de fidelización “Clubcard”, logrando campañas de marketing mucho más personalizadas. Este enfoque incrementó el uso de cupones descuento por parte de los clientes de un 3% a un 70%, demostrando el impacto directo del BI en las estrategias de marketing y fidelización de clientes.

Estos ejemplos subrayan cómo empresas que utilizan business intelligence logran transformar los datos en conocimientos prácticos, impulsando decisiones estratégicas y optimizando sus operaciones y estrategias de mercado.

Usos de Business Intelligence: Ejemplos de BI en distintas industrias

El uso de business intelligence (BI) se ha extendido a varios sectores, demostrando su versatilidad y eficacia.

Aquí hay siete ejemplos de cómo diferentes industrias están explotando el poder de las herramientas de BI:

1. Admisiones universitarias: Las universidades utilizan BI para analizar datos de estudiantes y mejorar procesos de inscripción. Este análisis ayuda a mejorar la experiencia estudiantil y a reducir las tasas de abandono escolar.
2. Gobierno de los EE. UU.: En 2012, el gobierno de Obama implementó soluciones de BI para racionalizar el servicio público, toma de decisiones y reducir costos administrativos, haciendo que algunos datos sean de código abierto.
3. Industria de cruceros: Las compañías de cruceros aplican BI para retener clientes y predecir comportamientos futuros, mejorando así sus servicios turísticos y la experiencia del cliente.
4. Videojuegos: Productores y fabricantes de videojuegos utilizan BI para obtener información sobre hábitos de usuarios en línea, lo que les permite crear estrategias de marketing dirigidas y planificar lanzamientos futuros.
5. Cafeterías como Starbucks: Starbucks utiliza su Programa de Tarjeta de Lealtad para recopilar y analizar datos de clientes, mejorando la personalización de sus ofertas y promociones.
6. Bibliotecas: Mediante el software de BI, las bibliotecas monitorean el uso de sus recursos, especialmente medios digitales, para adaptarse mejor a las necesidades e intereses de sus usuarios.
7. Amazon: Este gigante minorista en línea usa BI no solo para personalizar recomendaciones de productos, sino también para optimizar sus operaciones logísticas, como rutas de envío y gestión de inventario en su red global de almacenes.

¿Por qué usar un Software de business intelligence en tu negocio?

La tecnología referida al business intelligence ha evolucionado con el paso del tiempo. Específicamente, ahora es posible adquirir software especializados en BI que hacen su gestión verdaderamente eficiente dentro de la organización.

Existen software de business intelligence que se adaptan a cualquier modelo de negocios. También están aquellos que potencian las habilidades cognitivas y manejan datos en tiempo real. Otros hasta están diseñados para recomendar las mejores acciones.

↪Ver listado completo de software de Business Intelligence

Asimismo, pueden encontrarse en el mercado programas de business intelligence que brindan datos enfocados en la planificación empresarial, mientras otros están más direccionados a las identificar nuevas tendencias de mercado o nuevas oportunidades de negocios.

¿Y los programas de business intelligence que impulsan la innovación?

Justamente, pensando en el business intelligence y su utilidad en la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio, algunos de estos software de BI ofrecen dashboards sencillos para descubrirlas. Otros, con sus maneras de operar, previenen la pérdida en el aprovechamiento de las mismas.

Igualmente, están aquellos software de BI que llegan más allá de su propia función y potencian otras herramientas y acciones dentro de la organización. Por ejemplo, algunos mejoran el desempeño del e-discovery de la empresa.

De cualquier manera, los programas informáticos dedicados a la tarea del business intelligence suman al desempeño de los negocios. Por supuesto, más allá de las ventajas que ofrece la tecnología en esta materia, la elección de un software de este tipo no debe hacerse de improviso. En todo esto, echar mano del conocimiento y la experiencia de terceros no está de más.

Herramientas de BI

Tipos de herramientas de Bussiness Intelligence

En el ámbito de la business intelligence (BI), diversas herramientas se utilizan para transformar los datos en insights valiosos, impulsando así la optimización de procesos y la toma de decisiones empresariales informadas.

Estas herramientas se pueden agrupar en tres categorías principales:

1. Herramientas para la Gestión de Datos: Estas herramientas se centran en la depuración, estandarización, extracción, transformación y traslado de datos de diversas fuentes a sistemas específicos. Son fundamentales para garantizar que los datos sean precisos y estén listos para un análisis más detallado.
2. Aplicaciones para Descubrir Nuevos Datos: Incluyen técnicas de data mining o minería de datos, permitiendo a las empresas recopilar, evaluar y aplicar análisis predictivos sobre información nueva o existente. Estas aplicaciones son cruciales para realizar proyecciones de futuro y descubrir tendencias emergentes.
3. Herramientas de Reporting: Después de recopilar y tratar la información, estas herramientas ayudan a visualizar los datos de manera gráfica e intuitiva. Permiten integrar la información en cuadros de mando para el seguimiento de KPIs y pueden generar informes detallados.

Mejores herramientas de BI

Entre las 10 herramientas de BI más destacadas en el mercado, encontramos una mezcla de soluciones ofrecidas por grandes fabricantes y empresas emergentes:

1. Microsoft Dynamics: Integración perfecta con otros productos de Microsoft y una fuerte capacidad para la gestión de relaciones con clientes y recursos empresariales.
2. Factorial HR: Informes de Análisis: Especialmente útil para el análisis de recursos humanos, proporcionando informes detallados y personalizables.
3. IBM Cognos Analytics: Ofrece una robusta plataforma analítica con capacidades de inteligencia artificial para análisis de datos más profundos.
4. SAP Business Intelligence: Conocida por su capacidad para manejar grandes volúmenes de datos y complejas necesidades empresariales.
5. Oracle Business Intelligence: Proporciona una amplia gama de herramientas y funcionalidades para el análisis de datos empresariales.
6. Tableau: Destaca por su facilidad de uso y capacidades avanzadas de visualización de datos.
7. Sisense: Ofrece una interfaz intuitiva y es adecuada para manejar datos complejos de diversas fuentes.
8. Clear Analytics: Se distingue por su integración sencilla con Microsoft Excel, ofreciendo una solución familiar para muchos usuarios.
9. QlikView: Conocida por su enfoque en la visualización interactiva de datos y el descubrimiento de información.
10. Gooddata: Ofrece una plataforma de BI basada en la nube con fuertes capacidades analíticas y de colaboración.

Conclusión

Es cierto que existen muchas opciones de software en el mercado y una mala elección puede impactar negativamente la gestión de equipos y procesos. Por eso, esta decisión de compra no puede tomarse a la ligera.

Elegir el mejor software no es tarea fácil. La solución más adecuada depende del tamaño de la empresa, sus objetivos y el sector del mercado en el que se desempeña.

Afortunadamente, en este proceso de selección no estás solo… Encuentra la mejor opción en ComparaSoftware, una plataforma gratuita en la que podrás buscar, filtrar y comparar diferentes opciones de software.

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