¿Qué es la Digitalización de una empresa? Conoce los beneficios de implementarla

La digitalización de una empresa ha pasado de ser una opción a convertirse en una necesidad en el contexto digital actual. Este proceso de cambio va más allá de incorporar herramientas tecnológicas a una empresa. Es un proceso de transformación y adaptación.

En este artículo te explicamos qué es la digitalización de una empresa, por qué es importante y qué herramientas se puede utilizar para llevar a cabo este proceso. 

¿Qué es la digitalización de una empresa?

Suele existir confusión cuando hablamos de digitalización. A menudo se piensa que nos referimos solamente a la digitalización de documentos y archivos de una empresa. Esa confusión proviene de los términos en inglés Digitization (el proceso de conversión de archivos y documentos a bits digitales) y Digitalization (este último el que realmente corresponde a nuestro término). 

Por lo tanto, la digitalización de una empresa es la transformación de los procesos de una organización sobre la base de herramientas tecnológicas. De esta manera, se trata de orientar varias facetas del negocio hacia el entorno digital. Involucra por completo la organización empresarial, de modo que se utiliza la tecnología para interactuar con todas las personas, externas o internas a la compañía.

Entonces, entendemos que digitalizar una compañía no es solamente utilizar un software determinado o tener perfiles en redes sociales. Requiere de una verdadera estrategia de negocio que afecte a todos los ámbitos de la empresa. Sin embargo, ello no significa que debas contar con grandes recursos para llevarla a cabo. Las empresas pequeñas también pueden digitalizarse y te mostraremos cómo.

Por qué digitalizar una empresa

Hoy en día, la digitalización es un proceso de cambio que deben abordar todas las empresas para sobrevivir en este nuevo entorno digital. 

Lucas Carmona es el responsable de Negocio Corporativo de Cuatroochenta. Esta empresa es líder en la mejora de resultados y procesos de trabajo en España y Latinoamérica. Durante una entrevista explicó que la digitalización puede pensarse de la siguiente manera: 

“La Transformación Digital tiene que redundar en el crecimiento; si no es así, no está bien planteada. La Transformación Digital no es implantar herramientas digitales o tecnológicas sobre procesos ineficientes. Es adaptar los procesos a las posibilidades que nos ofrecen las nuevas herramientas y tecnologías”.  Lucas Carmona

Los beneficios de la digitalización se pueden resumir en:

• Ahorrar costes, así como tiempo y energía.
• Aumento de la presencia digital de tu empresa.
• Apertura de más canales de comunicación con tus clientes.
• Contar con datos para la toma de decisiones
• Aumento de la eficiencia y la productividad.
• Mejor comunicación interna y externa de la empresa
• Automatización de tareas manuales

¿Qué implica un plan de digitalización de una empresa?

Si quieres iniciar el proceso de digitalización de tu empresa, puedes tener en cuenta algunos aspectos básicos que te servirán de guía en tu proceso de transformación.

• Diseñar una estrategia global. Como mencionábamos, la digitalización de una empresa no puede limitarse a la incorporación de tecnología en ámbitos aislados. Aunque ese sea el punto de partida, debe concebirse en términos de transformación profunda, planificando llegar a todos los ámbitos del negocio.
• Transformar la cultura de tu empresa. La verdadera digitalización empresarial supone hacer un cambio en la cultura organizacional, que llegue sobre todo a los trabajadores. Será necesario hacer un esfuerzo en formación y comunicación que permita a todos los miembros de la compañía ir en la misma ruta de cambio.
• Prestar atención a los clientes. La cultura digital se debe extender al ámbito externo. Los clientes se mueven cada vez más en entornos digitales. Por lo tanto, la mejor manera de satisfacer las necesidades de tus clientes es evaluarlas. Pensar tanto en las necesidades actuales como potenciales, te ayudará a proyectar buenas estrategias de comercialización basadas en el uso de la tecnología.
• Rediseñar y mejorar procesos. Un enfoque profundo y global, replanteando las bases de los procesos, también es necesario en esta transformación. Mejorar esos procesos con nuevas formas de monetización y estrategias de base digital te permitirá ser más eficiente y consistente. También es importante poder identificar los factores que influyen en la toma de decisiones. 

Herramientas para digitalizar tu empresa

Existen muchas herramientas que pueden ayudarte a organizar tu empresa de forma digital, después de todo hay múltiples maneras de automatizar los procesos, tanto en la producción como en la organización. En Compara Software podemos recomendarte múltiples categorías de software que te serán realmente útiles para comenzar a digitalizar una empresa. Aquí te proponemos cinco categorías básicas:

1 | Herramientas para la Organización y el trabajo en equipo

Aquí nombraremos algunas herramientas básicas de organización que sirven para trabajar colaborativamente. 

• Google Drive: Esta herramienta es ampliamente conocida, pero no está de más recordarla. Su gran valor está en que ofrece aplicaciones de ofimática (trabajos de oficina) en la nube: Google Docs, Google Sheets y Google Slides. 
• Trello: Trello es una opción online gratuita (también ofrece un servicio Premium) que te permitirá organizar y planificar todas las tareas. Generalmente, se usa en equipos de varias personas, donde puedes asignar esas tareas y agregar miembros a cada una de ellas. Además, permite tener una visión general de todos los proyectos a los que debes dedicarte tanto tú como tus compañeros. También es muy útil al momento de tener en cuenta el deadline. 

• Expensify: Cuando se hacen viajes de negocios, suelen guardarse los recibos para luego justificar los gastos a la empresa. Pues en este caso también es posible automatizar la tarea. Esta herramienta en la nube permite escanear los recibos, apuntar el concepto y cuándo has ejecutado el gasto para poder elaborar el informe que harás llegar a la compañía. Evitarás acumular papel y no tendrás que estar con la calculadora en mano. 

2 | Herramientas para la Automatización del Marketing

El software de automatización de marketing es un programa que te permitirá agilizar los procesos de marketing para atraer a nuevos clientes y crear relaciones duraderas con los actuales. Podrás centralizar todas sus herramientas y datos de marketing en una misma plataforma para sacarles el mayor provecho. 

Algunos software que se incluyen en esta categoría son SalesForce Marketing B2B y HubSpot Marketing.

3 | Herramientas para Ventas

El software de ventas se compone de una serie de herramientas que ayudan a las organizaciones a fortalecer su músculo de ventas.  Es importante destacar que el software de ventas implica contar con un CRM que te ayude a capturar y cultivar las relaciones con los clientes. 

Además de un software de gestión de los recursos de la empresa (ERP), donde puedes manejar tanto el recurso humano como productos. Si tu objetivo es ser un negocio es totalmente digital, un E-Commerce es lo que necesitas para llevar un control de productos, ventas y clientes.

Entre ellos, encontramos a DataCRM y Giftsenda.

4 | Herramientas para Recursos humanos

El software de Recursos Humanos está orientado a optimizar los procesos de planificación y administración del personal de una organización u empresa, con la integración de la información a través de un sistema modular. 

El software de Gestión de Recursos Humanos se utiliza para administrar los procesos de reclutamiento, evaluación y capacitación de los empleados. 

Aquí, softwares como Softland Suite de RRHH y Bizneo HR Suite, entre otras, son opciones a tener en cuenta. 

Conclusión

Conocer qué es la digitalización de una empresa es un gran primer paso para apostar por la Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información (Gestión ITSM). 

Al digitalizar tu compañía podrás optimizar procesos, ahorrar costes y aumentar la productividad. También serás más competitivo y eficiente en un contexto cada vez más demandante de relaciones directas con los clientes. 

En este sentido, también es importante conocer otros aspectos claves como qué es IT y cuáles son sus usos. Estos artículos te ayudarán a interiorizarte sobre este mundo y tomar las decisiones más adecuadas para lograr el éxito de tu negocio. 

Después de todo, la digitalización de las empresas es un proceso que ha llegado para quedarse.