8 Técnicas para Mejorar la Relación con el Cliente

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Muchas veces, la relación con el cliente en el mundo empresarial puede compararse con las relaciones interpersonales en la vida privada. Es decir, una relación debe cuidarse de forma constante, sea comercial o no.

Una vez que has iniciado tu relación con los clientes, con todo el esfuerzo que esto significa, no querrás hacer las cosas mal y echar todo a perder. Aunque conservarlos puede ser desafiante, valdrá la pena si consideras todo el dinero y el esfuerzo invertido.

Las relaciones duraderas requieren de buenos sistemas, atención a las necesidades, escucha activa y un buen Software de Atención al Cliente para darle seguimiento a los detalles esenciales.

En este artículo, veremos ocho estrategias que te servirán para conservar y satisfacer a los clientes. Desde el más reciente hasta aquel que lleva años contigo.

¿Qué es un Software de Mesa de Ayuda?

Un sistema Help Desk o Software de Mesa de Ayuda es un programa informático donde puedes gestionar toda la información de tus clientes, unificar canales de atención (como WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y hasta llamadas telefónicas), y medir la productividad de tus agentes de servicio.
Hay muchos Software de Mesa de Ayuda que puedes probar gratis antes de comenzar un plan de pago. En ComparaSoftware encontrarás una lista completa de opciones y asesoramiento gratuito para elegir la mejor alternativa.

¿Cómo tener una buena relación con los clientes?

Las relaciones exitosas y que duran años se logran creando una situación de beneficio mutuo para todos. Es decir que implica esfuerzo de tu parte, pero también de tus clientes.

Para esto, debes prestar atención al listado de estrategias que te presentamos a continuación.

1. Integra al cliente en el proceso de establecimiento de objetivos

Tan pronto consigues cerrar un negocio y comienzas a establecer una relación con los clientes, tu compromiso con ellos debe quedar claro de inmediato.                                                            

Si bien esto no quiere decir que cederás la toma de decisiones, debes comprender que es importante hacer un trabajo colaborativo a la hora de plantear los objetivos de la compañía. El proceso, a grandes rasgos, se resume en:

  1. Escuchar y aprender.
  2. Compartir ideas.
  3. Acordar un objetivo medible.
  4. Apoyarse en el logro de metas y mostrar interés constante en las oportunidades de mejora que sugieren los compradores.

Esta estrategia permitirá ir ajustando las actividades de la empresa para conseguir que los clientes queden satisfechos y con ganas de hacer crecer la relación.

2. No permitas que el cliente tome la iniciativa en la relación

El cliente no debería tener que perseguirte nunca. Si sabes que hubo un problema y se atrasará el envío de una orden, lo más sabio es avisar inmediatamente al usuario y no esperar hasta que él pregunte cuando vea la demora.

Utilizar canales de comunicación de acceso rápido, sencillo y moderno será vital para mejorar este aspecto en la relación con el cliente. Los software de atención como Zendesk o Intercom son excelentes formas de mantenerse en contacto con el usuario y ayudar a convertir las interacciones en relaciones duraderas.

Zendesk es uno de los mejores Software de Atención al Cliente en el mercado. Además, se integra a la perfección con Gmail y puedes configurar chatbots.

3. Delega responsabilidad en el cliente cuando sea necesario

Ya sea cuando estés creando una campaña de marketing o ayudando a un cliente a resolver un problema, solicítale respetuosamente que aporte información.

Para lograr impulsar la relación con los clientes, a veces tendrás que dejarlos trabajar por sí mismos, sobre todo porque hay información y procesos que no pueden iniciarse sin su aporte.

Es decir, a veces los papeles se intercambian y resulta que eres tú el que tiene que perseguir al cliente. Entonces, debes explicar las consecuencias de no contar con su participación y facilitarle el proceso, dentro de tus posibilidades.

4. Resuelve las necesidades del cliente antes de que él las note

Más allá del tipo de relaciones que tengas con los clientes, siempre debes estar un paso adelante de sus necesidades. Si conoces las dificultades y puntos críticos del proceso, es mejor siempre estar alerta en esos momentos.

Es tu responsabilidad abordar los puntos débiles y encontrar formas de ayudarlos a alcanzar sus objetivos.

El problema es que los clientes no siempre saben lo que realmente necesitan. Por eso, ponerse en su lugar, aunque suene como un cliché, generará confianza en la relación.

Una vez más, debes ser proactivo. Actúa en el momento en el que identifiques que hay algo por mejorar.

5. Haz una llamada telefónica real

Hoy en día, se habla mucho de las bondades del correo electrónico y el chat en vivo, y sin duda son ideales para ciertas situaciones.

Escribir un mensaje y revisarlo antes de presionar “enviar” es una comodidad que no tiene precio. Pero existe cierto tipo de cliente que aprecia un toque más personal y que valorará recibir una llamada telefónica.

Aunque solemos pensar que ya nadie se comunica por teléfono, los datos muestran lo contrario, especialmente cuando se trata de tomar una decisión importante.

Los Software de Mesa de Ayuda te permiten acceder rápidamente al servicio de llamadas mientras gestionas los datos del cliente o el problema que necesita resolver desde una plataforma centralizada.

No necesitas navegar entre aplicaciones o ventanas distintas, el mismo software te ofrece un panel de control para administrar el envío de correos electrónicos, la atención a través de chat en vivo, etc.

6. No evites el contacto en la relación, a pesar de que sea un cliente difícil

Un cliente no tiene que ser un amigo. No coincidirás con él en muchos aspectos, pero nada es excusa para ignorar sus llamadas o dejar de hablar con ellos.

Estos comportamientos perjudicarán la relación a largo plazo y dificultarán la búsqueda de nuevos clientes. Debes actuar exactamente al revés. Es decir: sin obviar nada y no dar por sentado ningún hecho.

Los comportamientos de ignorancia hacen que las personas parezcan menos agradables. Puedes ofrecer excelentes productos, pero si eres mezquino e ignoras a tu cliente o te impones por encima de él estarás poniendo en riesgo tu negocio.

 7. Demuestra transparencia ante los errores y demoras

Sucede en muchos casos que no se llega a alcanzar el objetivo que se estableció en conjunto. El cliente puede estar decepcionado si esto pasa, pero es mejor alivianar la situación antes que no decir nada

Puede ser tentador pasar por alto las imperfecciones por temor a perder un cliente. Pero cuando eliges ser deshonesto, los resultados finales pueden ser mucho peores, ya que el consumidor elegirá otra opción eventualmente porque ya no podrá confiar en ti.

Nadie quiere trabajar con un proveedor deshonesto.

8. Implementa un Software de Atención al Cliente

Las herramientas de mesa de ayuda, chat en vivo y chatbots son soluciones para mejorar el rendimiento de tu equipo de atención al cliente.

Este tipo de programas te permitirán:

  • Mantener conversaciones fluidas con tus clientes por canales diversos: chat, correo, llamadas telefónicas… Lo mejor es que puedes centralizar todo en un mismo lugar.
  • Monitorear los avances en el proceso de cada cliente.
  • Derivar clientes de forma automática al agente de ventas o asesor que le corresponde.
  • Administrar fichas con datos de cada cliente, con la posibilidad de compartirlas con otros agentes de atención.
  • Recibir análisis e informes sobre cada agente de ventas, el comportamiento de los clientes y otras métricas útiles para diseñar mejores estrategias de atención al cliente.

Estas son solo algunas de las ventajas de contar con un asistente digital para este proceso, pero puedes conocer a fondo cuál es la herramienta indicada para tu negocio visitando ComparaSoftware, donde hallarás asesoramiento gratuito.

Conclusiones

  • Los beneficios de aplicar estas estrategias y cambiar la forma en que ves a tus clientes son enormes.
  • Construir una relación fuerte es un trabajo constante y mutuo entre las partes.
  • La proactividad y saber anticipar problemas es una de las bases fundamentales para construir la relación con el cliente.
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Referencias:

Resnick, Nathan. 2020. “7 Best Practices For Managing Client Relationships Effectively”. Blog.Hubspot.Com. https://blog.hubspot.com/service/client-relationships.

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Gabriel Mancuzo
Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.
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