4 Beneficios de un Software para Quejas y Reclamaciones

Cuando se tiene una empresa, debemos tomar en cuenta que no siempre todo saldrá con base en lo planeado. Por eso, es normal que a veces haya quejas y reclamaciones.

Sin embargo, las quejas son un factor que podemos usar a nuestro favor para hacer mejoras. Esto habla de la importancia de gestionarlas correctamente implementando un Software de Atención Cliente.

Sigue leyendo para saber más.

¿Qué es un Software de Mesa de Ayuda?

Un sistema Help Desk o Software de Mesa de Ayuda es un programa informático donde puedes gestionar toda la información de tus clientes, unificar canales de atención (como WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y hasta llamadas telefónicas), y medir la productividad de tus agentes de servicio.
Hay muchos Software de Mesa de Ayuda que puedes probar gratis antes de comenzar un plan de pago. En ComparaSoftware encontrarás una lista completa de opciones y asesoramiento gratuito para elegir la mejor alternativa.

Beneficios de un Software de Atención al Cliente para gestionar quejas y reclamaciones

A pesar de que podemos tener aliados como las líneas telefónicas, las hojas de cálculo, las páginas web y las redes sociales, disponer de un software profesional siempre será la mejor opción para atender las quejas y reclamaciones de los clientes.

Eso es así porque, generalmente, hay más de un trabajador a cargo y muchos departamentos activos en la empresa. Manejar tanta información puede ser difícil sin una plataforma especial, sin mencionar que, usando un Software de Mesa de Ayuda, la comunicación con el cliente será más efectiva.

Veamos cuáles son los beneficios puntuales de un software especializado.

1. Reconocimiento efectivo y comunicación constante

El primer beneficio es que no hay riesgo de confundir las quejas de los clientes, ya que los mensajes de cada usuario son clasificados por el software automáticamente para que sea fácil ubicarlas en el futuro. Esto garantiza un mayor orden y eficiencia.

Por ejemplo, con un Software de Chatbot (una subcategoría de Software de Atención al Cliente), se puede gestionar el servicio al cliente con ayuda de inteligencia artificial e integrar estas herramientas a aplicaciones de mensajería.

2. Responsabilidad en el seguimiento de una queja

Un software permite a los directivos, gerentes y demás profesionales en cargos de supervisión saber cómo el responsable de la queja le está dando solución.

El software hace posible que varios miembros del equipo puedan dar seguimiento a un caso de queja en tiempo real; de esta forma, disminuyen las demoras.

3. Asegura la confidencialidad en el tratamiento de datos

Hacer uso de un software profesional hará que solo el personal designado tenga acceso a la información del cliente, sus datos personales y vías de contactos.

El software restringirá el acceso y mantendrá resguardada toda la información sensible del cliente y de la empresa, sin que haga falta invertir mucho más en protocolos de seguridad.          

4. Permite llevar un control de las quejas

La frecuencia de las quejas y reclamaciones, junto con el hecho de saber si ya se han resuelto complemente, se puede observar mejor con un Software de Atención al Cliente (concretamente, con un sistema de Mesa de Ayuda).

Así sabremos qué tendencia presenta una queja y tomaremos las previsiones necesarias para que no se repita.        

Para medir el nivel de eficiencia en la solución de quejas y reclamaciones de los clientes, podemos utilizar un Software para Encuestas.                                                                                                                                                             

 Conclusiones

  • Los diversos Software de Atención al Cliente brindan herramientas increíbles para evitar la pérdida de tiempo y productividad.
  • Cuando decidimos utilizar un software especializado, aumentos las probabilidades de ofrecer al cliente un servicio de alta calidad. Esto influye positivamente en la percepción que tiene de nuestra empresa.
  • En ComparaSoftware te brindamos la mejor asesoría en relación con proveedores de Software de Atención al Cliente para mejorar tus ganancias y reputación.

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Referencias:

2016. “Four Benefits Of Complaint Management Software | Issuetrak”. Issuetrak. https://www.issuetrak.com/blog/four-benefits-of-complaint-management-software/.

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Leomerly Salismey
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