¿Qué es una Orden de Trabajo de Mantenimiento?

Cuando se detectan averías en un negocio, lo normal es que se piense en llamar a los técnicos. Pero, en el mundo real, el proceso no es tan inmediato como parece.

Primero, se emite una solicitud de reparación que, luego de ser revisada, se convierte en una orden de trabajo de mantenimiento.

El proceso de revisión y aprobación de órdenes es importante para que el departamento de mantenimiento se asegure de que existe un problema real y no una «falsa alarma».

De esa manera, se evita que los recursos de la empresa sean mal utilizados.

Hoy veremos qué es una orden de trabajo de mantenimiento y sus principales elementos.

Orden de Trabajo de Mantenimiento: Definición

Una orden de trabajo de mantenimiento es una autorización para realizar un tipo específico de actividad de mantenimiento, que puede ser una reparación eléctrica o hidráulica, así como una instalación.

Las órdenes de trabajo describen exactamente el tipo de tarea que los técnicos deben realizar, incluyendo la falla detectada y qué piezas se necesitan para resolverla.

Dependiendo del tipo de negocio, una orden de trabajo puede ser emitida por el personal de la empresa o por un cliente, pero el diagrama de flujo de revisión y aprobación de órdenes suele ser estándar:

En otras palabras, las solicitudes de mantenimiento siempre deben ser revisadas primero para determinar si vale la pena emitir una orden de trabajo.

Cuando una solicitud es rechazada, se informa de inmediato al emisor, quien puede modificarla y volver a enviarla de ser necesario.

Elementos esenciales en una orden de trabajo de mantenimiento

El formato de una orden de trabajo de mantenimiento es estándar. Por lo tanto, indistintamente del tipo de avería o negocio, debe incluir:

• Descripción de la tarea o necesidad.
• Nombre del departamento o individuo solicitante.
• Fecha estimada de finalización.
• Nombre de la persona o equipo para completar la tarea (pueden emplearse recursos internos o de un tercero).
• Ubicación de las actividades (nombre de la instalación o área en el edificio donde se presenta la falla).
• Requisitos previos para completar el objetivo final (piezas, herramientas, documentación, etc.).

Tipos de órdenes de trabajo

En función de la tarea de mantenimiento que se debe completar, las órdenes de trabajo pueden emitirse con fines de:

• Inspección.
• Mantenimiento preventivo (PM).
• Emergencia.
• Reparación eléctrica.
• Seguridad.
• Procedimiento especial.

Veamos en qué consiste cada tipo de orden.

1. Inspección

Este tipo de orden se procesa con el objetivo de poner a prueba (testear) las funcionalidades o rendimiento de los activos, componentes y sistemas de una empresa.

2. Mantenimiento Preventivo (PM)

El mantenimiento preventivo incluye tareas de rutina como la limpieza y lubricación de máquinas. Por lo general, el PM se realiza siguiendo las recomendaciones del fabricante del equipo, resumidas en el manual de mantenimiento.

También deben obedecerse los estándares de calidad de la industria.

3. Emergencia

Una orden de trabajo de emergencia se emite para proteger la vida del personal frente a una avería grave que pudiera causar, por ejemplo, un incendio o cortocircuito.

A veces, este tipo de órdenes se envían luego de haber «contenido» la emergencia. Todo depende de cuánto se pueda esperar sin que esto ponga en riesgo a los trabajadores.

4. Reparación eléctrica

Son órdenes de trabajo de mantenimiento para revisar y restituir a su funcionamiento normal aparatos e instalaciones eléctricas. Aquí se incluyen cables, luminaria y fuentes de alimentación (por ejemplo, las que abastecen los edificios cuando hay apagones).

5. Seguridad

Tiene que ver con las tareas de mantenimiento indispensables para proteger la salud del personal. Algunos ejemplos son la reparación de ascensores y escaleras eléctricas, o la remoción de sustancias químicas del ambiente.

6. Procedimiento especial

Finalmente, los procedimientos especiales se refieren a la instalación de máquinas o equipos para mejorar la productividad de los empleados y modernizar las operaciones.

Ejemplo de Orden de Trabajo de Mantenimiento

El siguiente es un ejemplo básico de una orden de trabajo de mantenimiento.

En la práctica, pueden sumarse datos complementarios como notas de seguridad y salud laboral, pero, normalmente, el formato es similar a este:

Orden de Trabajo de Mantenimiento #1133

Ítem	Descripción
Título	Instalación de una nueva máquina empacadora de chocolate.
Descripción	Se pide a los técnicos seguir las instrucciones en el manual de uso para la instalación. En el proceso, es importante comparar el estado físico de la nueva máquina frente al comportamiento de la línea actual de empacadoras.
Fecha de vencimiento	10 días hábiles a partir de la emisión de esta orden.
Planificación recurrente	No.
Duración estimada	10 días hábiles.
Prioridad	Procedimiento especial.
Categoría	Proceso de empaquetado.
Asignado a	Equipo de instalación.
Trabajadores adicionales	Electricistas, técnicos de mantenimiento, proveedores externos.
Ubicación	Planta central.
Activo	Sistema de Empaquetado de Chocolate Línea #5

¿Cómo Gestionar Órdenes de Trabajo?

La más simple de las órdenes de trabajo se puede hacer en un programa sencillo como Word o Excel. Sin embargo, hacerlo tiene más desventajas que beneficios:

• Las órdenes que se emiten usando un software no especializado pueden ser fáciles de extraviar o mal interpretar, ya que es difícil darles seguimiento.
• Ubicar una pila de órdenes en formato Word o en hojas de cálculo toma mucho tiempo, porque se almacenan en ficheros independientes. Mientras lo haces, se prolonga el tiempo de inoperatividad y esto significa pérdidas para la empresa.

Cuando se evalúan en conjunto estos factores, el resultado es una gestión deficiente que perjudica la productividad.

La solución es elegir un Software de Mantenimiento profesional, que te da acceso a todas las funciones indispensables para gestionar el ciclo de vida de una orden de trabajo, ayudándote a pasar de una fase a la siguiente sin contratiempos.

Piensa que la gestión de una orden de mantenimiento no acaba cuando la envías al encargado de la reparación. También tienes que asegurarte de que el trabajo se lleve a cabo como debería.

En este aspecto, con un software puedes:

• Emitir, dar seguimiento y cancelar o completar órdenes de trabajo.
• Analizar el desempeño del equipo de mantenimiento en tiempo real (y desde cualquier sitio).
• Generar informes de rendimiento tomando en cuenta métricas como el costo y eficiencia de las órdenes de trabajo ya cumplidas.

Conclusiones

• Una orden de trabajo es la consecuencia de una solicitud de mantenimiento.
• Hay distintos tipos de órdenes de trabajo, dependiendo de la actividad que debe realizarse.
• La mejor forma de gestionar órdenes de trabajo de mantenimiento es con un Software de Mantenimiento, que simplifica llevar un registro centralizado de órdenes y dar seguimiento a su ejecución.

Referencias:

«A Guide To Mastering Maintenance Work Orders». 2019. Fiix. https://www.fiixsoftware.com/blog/work-order/.

2020. Onupkeep.Com. https://www.onupkeep.com/what-is-a-work-order