¿Qué es la retrospectiva Scrum y cómo implementarla?

La retrospectiva Scrum es una oportunidad para capitalizar aprendizajes y potenciar la mejora continua en la gestión ágil de proyectos. Cualquier equipo que quiera crear e iterar rápidamente puede beneficiarse de practicar estas reuniones en forma periódica.

Como ya hemos visto en otros artículos, al aplicar los valores Scrum se pueden aprovechar las ventajas de las metodologías ágiles en los ciclos de proyectos. También conocida como Scrum retrospective, este tipo de reunión forma parte de esas metodologías y en este artículo te explicaremos de qué se trata y cómo hacerla para alcanzar mejores resultados. 

Aplicar la retrospectiva Scrum para la mejora continua

Una retrospectiva Scrum se trata de una práctica en la que los equipos reflexionan sobre su forma de trabajar para promover una mejora continua en la gestión de proyectos. 

En uno de los libros referentes de retrospectivas: Agile Retrospectives, Making Good Teams Great (2006), sus autoras Esther Derby y Diana Larsen responden de manera clara y precisa a la pregunta ¿Qué es la retrospectiva Scrum?

“Una reunión especial donde el equipo participa después de completar un incremento de trabajo para inspeccionar y adaptar sus métodos y trabajo en equipo. Las retrospectivas permiten el aprendizaje de todo el equipo, actúan catalizadores para el cambio y generan acción”. Esther Derby y Diana Larsen (2006)

La dinámica entonces consiste en que el equipo acude a la reunión de retrospección donde reflexionan acerca del sprint (la iteración) que han llevado a cabo. A partir de aquí deciden qué y cómo quieren adaptar este proceso para mejorar. 

De esta manera, las acciones que salgan en esta reunión serán comunicadas y puestas en marcha en el siguiente proyecto. Esto convierte a la retrospectiva Scrum en una forma eficaz de realizar mejoras en los procesos cortos.

¿Quiénes deben realizar una retrospectiva Scrum del sprint?

Si tu equipo usa la guía de Scrum, es recomendable entonces realizar una retrospectiva al final de cada sprint. Como hemos abordado en otros artículos, Scrum es un tipo de metodología Agile comúnmente utilizada por equipos para mejorar su rendimiento e iterar rápidamente, sean de la industria o sector que sean. 

Como sabemos, los sprints o iteraciones son eventos de duración fija de un mes o menos para crear consistencia, lo que permite alcanzar objetivos y concretar proyectos en menos tiempo. 

Incluso si tu equipo no trabaja en sprints, aún puedes realizar retrospectivas Scrum cada vez que finalizas un proyecto o logras un objetivo. De esta manera, puedes aprender de la experiencia e incorporar los aprendizajes de la retrospectiva Scrum en tu próxima planificación.

Importancia de hacer un Sprint Retrospective

Uno de los pilares empíricos de la metodología Scrum de Ken Schwaber & Jeff Sutherland (2020) es la inspección. 

“Los artefactos de Scrum y el progreso hacia los objetivos acordados deben inspeccionarse con frecuencia y con diligencia para detectar variaciones o problemas potencialmente indeseables”.  Ken Schwaber & Jeff Sutherland (2020)

Por eso, respecto a la importancia de llevar a cabo una Scrum retrospective, podríamos resumirlo en que para obtener resultados diferentes hay que hacer cosas diferentes, y para ello es necesario revisar lo que se ha hecho.

Cuando el objetivo es resolver los problemas de la empresa y ofrecer un valor añadido a los clientes, puedes empezar por cambiar la forma en que trabajan. El primer beneficio justamente es darle más poder al equipo. Cuando los integrantes de una unidad se sienten empoderados habrá poca resistencia a la hora de hacer los cambios que se necesiten. 

La segunda ventaja es que las acciones acordadas en una retrospectiva Scrum las realizan los mismos miembros del equipo. Esto significa que no hay traspaso, lo que resulta más efectivo, rápido y económico. 

Así, cada sprint individual funciona como un ciclo de aprendizaje para que los equipos refinen su proceso de planificación de sprints.

A través de una retrospectiva Scrum, se puede potenciar esa mejora continua de las siguientes formas:

• Reconocer y continuar las tareas que generan resultados. Un caso puntual es reconocer y respaldar la comunicación proactiva con comentarios del equipo cuando las tareas demoran más de lo esperado.
• Identificar áreas de mejora. Por ejemplo, el equipo podría sugerir cambiar la forma de estimar los plazos de cada tarea. Crear un plan para implementar mejoras en el proceso de planificación de sprints. Por ejemplo, pueden decidir implementar un sistema de puntos para estimar los requisitos de tiempo para cada tarea.

Retrospectiva Scrum vs. Sprint Review

Se suele confundir la realización de una retrospectiva Scrum con la revisión del Sprint, que hemos abordado en otros artículos con el nombre de Sprint Review. Esta última se lleva a cabo al final del sprint, pero en lugar de centrarse en mejorar los procesos, es una oportunidad para que el equipo Agile o Scrum presente el trabajo logrado. 

En general, lo que sucede es que durante una reunión de revisión del sprint, el equipo presenta sus logros con demostraciones de productos. Esto ayuda a las partes interesadas de diferentes departamentos a visualizar y comprender cada documento entregable, a fin de tener una idea más completa de los procesos y cómo se están logrando los objetivos.

En cambio, y como hemos visto hasta el momento, una retrospectiva Scrum del sprint se centra en los procesos que funcionaron y aquellos que no. Esta reunión se enfoca mayormente en mejorar el flujo de trabajo del sprint. 

Por ejemplo, en la retrospectiva scrum estrella de mar, se emplea un diagrama con dicha forma para crear cinco áreas específicas a tratar. De esta manera, el equipo evita centrarse solamente en lo bueno o lo malo, prestando atención a lo que se debe dejar de ir haciendo o lo que se puede ir mejorando de a poco. 

Cómo hacer una retrospectiva Scrum

Aunque no existe una única forma de realizar una reunión retrospectiva Scrum, si es la primera vez que vas a implementarlo, te será útil una breve guía que podrás ir ajustando con el tiempo. Así, aprenderás qué funciona mejor para tu equipo, adaptando y refinando la agenda. 

Para ello, te recomendamos crear una plantilla estándar para la agenda, porque te será más fácil de compartir la información con tu equipo y recopilar comentarios con anticipación. Además, podrás asegurarte de que la conversación sea lo más informada posible.

Como te prometimos, te dejamos los 5 pasos básicos de cómo hacer una retrospectiva Scrum:

1. Establecer el objetivo de la reunión

Definir el objetivo de la Scrum retrospective del sprint como primer paso ayuda al equipo a centrarse en la tarea en cuestión. Para hacer esto, piensa en qué significa una retrospectiva Scrum para el equipo. 

Con estop en mente, puedes usar ese objetivo para guiar todas las reuniones en el futuro. Por ejemplo, un buen objetivo inicial puede ser centrarse en proporcionar comentarios sinceros y constructivos. Esto servirá para mejorar el proceso de planificación del sprint y evitar echar culpas por las cosas que salieron mal.

2. Recopilar comentarios del equipo

Teniendo en cuenta el último ejemplo, consideremos el paso 2 como una forma de optimizar el proceso del sprint. Justamente, los miembros del equipo son la mejor fuente de comentarios porque ellos son quienes hacen el trabajo diario, por lo que su aporte es clave para garantizar que el sprint se desarrolle sin problemas. 

Además, recopilar sus comentarios te ayudará a garantizar que ese proceso del sprint sea adecuado para sus estilos de trabajo y necesidades individuales de los miembros.

A continuación te recomendamos enviar estas preguntas a cada miembro del equipo 1 o 2 días antes para antes de la retrospectiva Scrum del sprint aporten ideas y brinden comentarios.

• ¿Qué crees que salió bien en el último sprint?
• ¿Qué piensas que pudo haber salido mal?
• ¿Qué aprendimos de los errores? ¿Y de nuestros logros?
• ¿Qué deberíamos hacer diferente la próxima vez?

Otra idea es simplificar el proceso, compartiendo estas preguntas junto con la agenda de la reunión unos días antes.

3. Descubrir información

Ahora que recopilaste los datos del equipo, lo ideal es identificar patrones y tendencias comunes durante la reunión retrospectiva Scrum. Esa información puede abarcar desde puntos débiles que comparten varios miembros del equipo, hasta aprendizajes clave para transferir a futuros sprints o prácticas del sprint anterior que son útiles para el equipo. 

Al identificar patrones puedes priorizar en qué acciones debe centrarse el equipo en el siguiente sprint. Por ejemplo, si varios miembros del equipo manifiestan que no tuvieron suficiente información para llevar a cabo las tareas, deberás remediar esta situación.

Un consejo es compartir tu pantalla o trabajar con un documento compartido con todo el equipo durante la retrospectiva que contenga esas notas y demuestre que consideras todos sus comentarios. Aunque parece un poco premeditado, esta es una buena manera de aumentar el compromiso y convertir las conversaciones en pasos concretos, especialmente si es la primera vez que realizas este tipo de reunión.

4. Enumerar las acciones pendientes

Ahora que hemos llegado al paso 4, es el momento de definir las acciones pendientes para abordar los puntos débiles comunes. 

Estas acciones incluyen tanto los paso concretos a seguir, como los encargados y los plazos. Por lo tanto, todos son responsables de que se lleven a cabo. Hacer esta tarea en la retrospectiva Scrum les brindará claridad sobre quién está haciendo qué y cuándo. Además, ayuda al equipo a comprender por qué cada una es importante para el éxito colectivo.

Siguiendo el ejemplo anterior, si varios miembros del equipo dicen que no tenían suficiente información para realizar las tareas, puedes crear una acción pendiente para obtener más información del contexto de las partes interesadas durante el refinamiento del trabajo pendiente (backlog) del sprint.

5. Cerrar la reunión

Llegando al final de la retrospectiva Scrum del sprint, reserva unos minutos para cerrar la reunión. Durante este momento, resume brevemente lo trabajado, agradece a todos por su participación e indica cómo compartirás las acciones pendientes con el equipo. 

Este pequeño paso final demuestra que valoras su tiempo y las contribuciones que cada miembro ha hecho. Además, garantiza que todos estén alineados en futuras reuniones y procesos. 

Conclusión

Incorporar e implementar la retrospectiva Scrum es una manera de potenciar la mejora continua en tu equipo al final de cada sprint y aunar los esfuerzos y comentarios de cada integrante en un solo acuerdo para la próxima iteración. 
Recuerda que puedes tomar el modelo de nuestros 5 pasos básicos de cómo hacer una retrospectiva Scrum y adaptarla a las necesidades de tu equipo y sus modelos de trabajo Scrum. Esperamos que les sea de utilidad e incrementen su rendimiento.