Project Charter: cuál es su importancia y cómo hacerlo

El project charter cumple la crucial función de ofrecer una visión integral y de alto nivel sobre los diversos aspectos de un proyecto. 

Lo que lo distingue es su capacidad para consolidar la información esencial, proporcionando una base sólida y consensuada para todos los involucrados, desde su concepción hasta su conclusión.

En esta oportunidad, vamos a desarrollar todo lo que debes saber sobre un project charter, cómo se compone y cuándo debe hacerse. También te brindaremos una guía breve de cómo diseñar este documento a través de un ejemplo práctico. 

Veamos cada apartado, para que tengas un concepto claro del project charter y sus elementos. 

¿Qué es un project charter?

El project charter es un documento que forma parte del arsenal de un gerente de proyecto, pero más que nada, es la piedra angular que formaliza la existencia de un proyecto. 

También conocido como acta de constitución del proyecto, establece de manera clara y concisa los objetivos del proyecto, el alcance del proyecto, las responsabilidades y las expectativas. 

A diferencia de otros documentos de planificación, el project charter se caracteriza por su estabilidad, manteniéndose inalterado una vez que ha sido elaborado y aprobado.

La importancia de este documento radica en su función como guía para el equipo del proyecto y los miembros del equipo. Al mismo tiempo, otorga la autoridad formal al gerente del proyecto para utilizar los recursos necesarios con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. 

Para que un proyecto inicie con una base sólida, es imperativo que el project charter sea firmado por todas las partes implicadas. Aquí se incluyen el patrocinador (sponsor), los gestores de calidad, y cualquier otro individuo que toma decisiones críticas. Esta ratificación simboliza el consenso y el compromiso compartido hacia el éxito del proyecto.

De esta manera, el project charter asegura que todos los stakeholders estén alineados con la visión del proyecto, permitiendo ajustes tempranos si fuese necesario.

Qué debe tener un project charter: elementos clave

La elaboración de un project charter eficaz es un paso crucial en la gestión de proyectos, actuando como el documento fundacional que guiará el desarrollo y la ejecución del proyecto. 

Para cumplir su propósito, debe ser exhaustivo y detallado, encapsulando los aspectos críticos de alto nivel del proyecto. A continuación, se detallan los elementos clave que todo project charter debe contener:

• Propósito del Proyecto: En esta sección se debe comunicar de manera concisa el motivo detrás del proyecto, incluyendo el caso de negocio y la declaración del problema. Un propósito bien articulado guía a todos los stakeholders, estableciendo una comprensión clara de por qué el proyecto es necesario y qué se espera lograr.
• Alcance del Proyecto: Define claramente qué está incluido y qué está fuera del alcance del proyecto. Esta sección proporciona una visión general del trabajo a realizar y las entregas esperadas, estableciendo los límites dentro de los cuales el proyecto debe operar.
• Criterios de Éxito: Aquí se especifican los indicadores de éxito del proyecto, utilizando objetivos SMART como guía. Esta sección ayuda a todos los involucrados a entender cómo se medirá el éxito del proyecto, facilitando un marco para la evaluación del desempeño y el cumplimiento de los objetivos.
• Equipo, Stakeholders y Usuarios: Identifica al equipo que trabajará directamente en el proyecto, los principales stakeholders y los usuarios finales del producto o servicio.
• Recursos y Presupuesto: Ofrece una visión general de los recursos asignados al proyecto, incluyendo tiempo, personal, equipo y presupuesto. Sin entrar en detalles excesivos, esta sección establece una base para la planificación más detallada y la asignación de recursos.
• Restricciones y Riesgos Conocidos: Revela las limitaciones y los riesgos anticipados que podrían impactar el proyecto. Estas pueden incluir restricciones de tiempo, presupuesto, alcance y recursos, así como cualquier otro factor de riesgo identificado en las etapas iniciales.
• Fechas de Inicio y Finalización e Hitos: Establece un cronograma tentativo, incluyendo las fechas de inicio y finalización previstas y los hitos clave. Este esquema ayuda a todos los participantes a tener una idea clara de la línea de tiempo del proyecto y los plazos críticos.
• Material de Apoyo: Al final del documento, puede incluirse material de apoyo como listas de stakeholders clave, roles y responsabilidades asignadas. Como también, cualquier otro documento relevante que brinde contexto adicional o enlace a requisitos de aprobación del proyecto.. 

Esta estrcutura facilita una comprensión uniforme y la alineación de expectativas, como también establece un marco sólido para la toma de decisiones y la ejecución del proyecto. La firma de este documento por parte de los stakeholders clave simboliza su aprobación y compromiso con el éxito del proyecto.

Diferencias entre project charter, plan de proyecto, brief y caso de negocio

Cuando hablamos de gestión de proyectos, la claridad y comprensión de los diferentes documentos implicados son fundamentales para el éxito. Aunque el project charter, el plan de proyecto, el brief del proyecto y el caso de negocio desempeñan roles vitales, cada uno tiene propósitos y contenidos distintivos. 

A continuación, se detallan sus diferencias principales:

Project Charter vs. Plan de Proyecto

El project charter sirve como el documento fundacional de un proyecto, estableciendo los objetivos del proyecto, el alcance del proyecto y las responsabilidades de manera general. Es un acuerdo inicial que marca el comienzo formal del proyecto, proporcionando una visión general y obteniendo la aprobación necesaria para avanzar.

En contraste, el plan de proyecto se desarrolla a partir del project charter y aborda en detalle cómo se llevará a cabo el proyecto. 

Este plan es un documento mucho más exhaustivo que incluye, entre otros, los objetivos detallados, las métricas de éxito, las partes interesadas y sus roles, el alcance y presupuesto detallados, los hitos y entregables, cronogramas y programas, y un plan de comunicaciones. 

Mientras el project charter marca el «qué» y el «por qué», el plan de proyecto define el «cómo», el «cuándo» y el «quién».

Project Charter vs. Brief del Proyecto

El brief del proyecto se elabora tras la aprobación oficial del proyecto y puede considerarse una destilación del plan de proyecto. 

Este documento es más breve y se centra en proporcionar una visión rápida y accesible del proyecto para consulta frecuente por el equipo del proyecto y otros participantes. Incluye información de contexto, objetivos y criterios de éxito del proyecto, cronograma del proyecto, y público objetivo. 

Aunque tanto el project charter como el brief ofrecen una visión general y justifican la existencia del proyecto, el brief del proyecto se orienta más a guiar las actividades diarias dentro del marco establecido por el project charter.

Project Charter vs. Caso de Negocio

La diferencia fundamental entre el project charter y el caso de negocio radica en su alcance y propósito. 

El caso de negocio justifica una inversión comercial significativa a través de un análisis detallado de los beneficios, costos y riesgos asociados. Es el documento apropiado para proyectos de gran envergadura que representan cambios significativos o inversiones mayores en la organización.

Por otro lado, el project charter es adecuado para proyectos con un alcance más definido y específico, como la implementación de campañas de marketing similares a otras realizadas anteriormente, o el lanzamiento de productos que se alinean con la estrategia de mercado existente. 

Mientras el caso de negocio busca aprobar la inversión basada en un análisis exhaustivo de rentabilidad, el project charter busca obtener la luz verde para iniciar un proyecto dentro de los parámetros ya aprobados por la dirección.

Entonces, ¿Cuándo se debe hacer un project charter?

El project charter actúa como un documento inicial que marca el lanzamiento formal de cualquier iniciativa. Por eso, determinar cuándo elaborar un project charter es crucial para asegurar que los proyectos comiencen con una base sólida y clara. 

Aquí te explicamos en qué situaciones es conveniente crear este documento esencial:

Para Presentar y Obtener la Aprobación del Proyecto

La elaboración de un project charter es el primer paso recomendado cuando tienes una idea de proyecto que necesita ser presentada y aprobada por las partes interesadas. 

Este documento proporciona una visión clara y concisa de los objetivos del proyecto, el alcance del proyecto y las responsabilidades, permitiendo a los participantes clave comprender su importancia y viabilidad. 

Gracias al project charter, estos stakeholders pueden tomar una decisión informada, aprobar el proyecto tal como está presentado o sugerir modificaciones necesarias antes de proceder.

Cuando el Proyecto No Requiere un Caso de Negocios Completo

Para proyectos que no representan una inversión comercial significativa o que no requieren un análisis detallado del retorno de la inversión y los riesgos asociados, el project charter es la opción adecuada. 

Como ya hemos visto en sus diferencias con el caso de negocio, el project charter es suficiente para proyectos de menor escala o aquellos que se alinean estrechamente con las operaciones y estrategias actuales de la empresa.

Después de la Aprobación del Proyecto

Una vez que el proyecto ha sido aprobado, es momento de pasar a la elaboración de un plan de proyecto detallado. 

Este plan se fundamenta en el project charter y expande la información inicial, delineando aspectos como el cronograma detallado, hitos clave, y estrategias de ejecución. 

El project charter sirve de base para este documento más complejo, asegurando que toda la planificación subsiguiente permanezca alineada con los objetivos y alcance aprobados.

Para Crear un Documento Resumido del Plan de Proyecto

En situaciones donde se necesita comunicar de manera efectiva los aspectos esenciales del proyecto a un equipo amplio o a stakeholders no directamente involucrados en la gestión diaria, el brief del proyecto se convierte en una herramienta útil. 

Este documento, que se elabora después de la aprobación del project charter y del desarrollo del plan de proyecto, ofrece un resumen accesible de los detalles críticos, facilitando una comprensión rápida del proyecto en su conjunto.

Otras Alternativas Documentales

Dependiendo de las necesidades específicas de comunicación y gestión del proyecto, también se pueden considerar otros documentos. 

Aquí encontramos ejemplos como un resumen ejecutivo, para presentar un sumario al nivel ejecutivo, o una hoja de ruta del proyecto, que visualiza el cronograma y las fases del proyecto en un formato de fácil interpretación, como el diagrama de Gantt.

Cómo hacer un project charter: Ejemplo y fases

Crear un project charter eficaz es un paso esencial en la gestión de proyectos, proporcionando una hoja de ruta clara para la ejecución y éxito del proyecto.

Este documento debe sintetizar la esencia del proyecto de manera concisa, ofreciendo una visión general que permita a todas las partes interesadas comprender y aprobar la iniciativa. 

A continuación, se detallan tres fases fundamentales para elaborar un project charter, complementadas con un ejemplo práctico para ilustrar cada paso:

1. Preparación y Recopilación de Información

1. Utiliza una plantilla: Inicia con una plantilla de project charter para estructurar y guiar el proceso de documentación. Asegúrate de que cada sección de la plantilla sea clara y directa, facilitando la comprensión de los elementos clave del proyecto.
2. Recolección de datos: Obtén toda la información necesaria, consultando con el patrocinador del proyecto, el equipo y otros especialistas clave. La información debe abarcar el porqué, el qué y el quién del proyecto. Mantén un espacio de trabajo organizado para los datos, notas, y documentos relevantes.

2. Diseño y Desarrollo del Documento

1. Crea un layout claro: Diseña el project charter con una jerarquía lógica, colocando los objetivos del proyecto al inicio. Utiliza elementos visuales como iconos y listas para mejorar la legibilidad.
2. Incorpora la información: Asegúrate de que cada sección de la plantilla se llene con la información recopilada, ajustando el tamaño de las cajas de texto y los elementos gráficos según sea necesario. Evita sobrecargar el documento con detalles excesivos; recuerda, el project charter es un resumen de alto nivel.

3. Compartir, Presentar y Aprobar

1. Comparte el borrador: Presenta el borrador del project charter al equipo y a las partes interesadas para recopilar comentarios y sugerencias. Usa espacios designados en el documento para que puedan dejar sus notas.
2. Finaliza y presenta: Una vez incorporada la retroalimentación, finaliza el **project charter** y preséntalo oficialmente para su aprobación. Asegúrate de que todos los firmantes necesarios indiquen su acuerdo firmando el documento.

Ejemplo de Plantilla de Project Charter

Bien, a continuación, vamos a observar un project charter de ejemplo, donde se proyecta la implementación de un sistema CRM para una empresa corporativa de servicios telefónicos. Considerando los interesados y el equipo designado, hemos diseñado una plantilla que puedes utilizar para realizar tu propia acta de constitución de proyecto.

En las siguientes líneas, te detallamos cada elemento clave del proyecto.

• Nombre del Proyecto: Implementación del Sistema de Gestión de Clientes (CRM) para XYZ Corp.
• Director del Proyecto: [Colocar nombre]
• Última Fecha de Revisión: 15 de marzo de 2024

Propósito del Proyecto

Mejorar la gestión de relaciones con los clientes y la eficiencia de las ventas mediante la implementación de un sistema CRM avanzado que permita una mejor segmentación, seguimiento, y servicio al cliente.

Objetivos del Proyecto

• Implementar el sistema CRM antes del Q4 de 2024.
• Capacitar al 100% del equipo de ventas en el uso del sistema para diciembre de 2024.
• Lograr una reducción del 20% en el ciclo de ventas para el Q1 de 2025.

Alcance del Proyecto

Incluirá la selección e implementación del software CRM, la migración de datos existentes, y la capacitación del equipo de ventas. No incluirá la renovación de la infraestructura IT existente.

Equipo y Recursos del Proyecto

• Equipo: (Director del Proyecto), (Líder Técnico), Equipo de Ventas (Usuarios finales).
• Recursos: Presupuesto asignado de $50,000 para adquisición de software y capacitaciones.

Partes Interesadas y Aprobadores

• Partes interesadas: Dirección Ejecutiva, Departamento de IT, Equipo de Ventas.
• Aprobadores: CEO, CTO.

Este proceso y plantilla ofrecen un marco para desarrollar un project charter sólido, garantizando que todos los aspectos críticos del proyecto sean comunicados de manera efectiva. Al seguir estos pasos y personalizar la plantilla según las necesidades específicas de tu proyecto, estarás bien posicionado para obtener la aprobación y avanzar con confianza hacia la ejecución del proyecto.

Cómo seguir después de hacer un project charter

La transición de la planificación inicial a la ejecución y gestión continua de un proyecto es un momento crítico que puede determinar su éxito o fracaso. Aquí es donde el uso de un software de gestión de proyectos se convierte en una herramienta invaluable. 

Una vez completado el project charter y obtenida su aprobación, el siguiente paso natural es llevar este documento fundamental, junto con todos los demás que se generen, a una plataforma que los albergue y facilite la gestión eficiente del proyecto en su conjunto.

El software de gestión de proyectos consiste una solución integral que incorpora herramientas avanzadas diseñadas para facilitar cada aspecto de la gestión de un proyecto. 

Desde la planificación y el diseño hasta la administración y el seguimiento del progreso, estas plataformas ofrecen una variedad de funciones que abordan todas las áreas críticas involucradas en la ejecución exitosa de un proyecto.

Conclusión

En definitiva, el project charter marca el comienzo formal de un proyecto,  pero también establece un entendimiento compartido y proporcionar al gerente del proyecto la autoridad y los recursos necesarios para llevarlo a cabo con éxito. 

Por lo tanto, su elaboración cuidadosa es un paso indispensable para asegurar que todos los involucrados estén informados, comprometidos y preparados para afrontar los desafíos que surjan a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Entender sus diferencias con otros documentos de planificación es clave para emplear cada documento eficazmente y asegurar el éxito del proyecto.

Finalmente, la  implementación de un software de gestión de proyectos resulta una extensión natural del proceso iniciado con la creación del project charter. Este paso es esencial para la administración eficaz del proyecto. 

Al elegir una plataforma que se adapte a las necesidades específicas del proyecto y del equipo, se asegura una base sólida para su desarrollo, monitoreo y finalización exitosa.