Importancia del Presupuesto de Mantenimiento

Las metas que se programan en una empresa y que un equipo logra concretar se deben, en parte, a un presupuesto de mantenimiento bien planificado.

Cada meta alcanzada y cada meta por alcanzar dependen de que se destine el dinero necesario para tal fin.

Los presupuestos que se destinan al mantenimiento son vitales para cualquier empresa con activos, pero crear el presupuesto de mantenimiento para un año fiscal requiere de sagacidad.

Además, es preciso conocer el estado de cada activo. Si no es así, no se obtendrá un presupuesto eficiente.

Analicemos la importancia que tiene crear un presupuesto destinado al mantenimiento, cómo debe elaborarse y sus periodos de validez.

Importancia del presupuesto de mantenimiento

En cualquier compañía se sabe que el uso constante de los activos va generando desgaste. El presupuesto de mantenimiento ayuda a prevenir inconvenientes en el funcionamiento de los equipos.

La creación de un presupuesto es importante porque acabará siendo una guía para el departamento de mantenimiento. Con esta herramienta a mano, se podrán tener los gastos controlados, de ahí la razón por la que no puede elaborarse con base en conjeturas.

Para crear un presupuesto eficiente, hay que usar la inteligencia y disponer de información sobre el historial de costos y estado de los activos. Sin estos datos, los cálculos serían especulativos y la empresa acabaría gastando mucho más de los necesario.

Tener acceso al historial de costos es imprescindible para elaborar el presupuesto de mantenimiento porque permite conocer los últimos planes y pronósticos realizados. Así, se sabrá qué estrategias mantener y cuáles no hay que repetir.

Las consecuencias de un presupuesto impreciso son:

• Incoherencia entre los planes y expectativas de la empresa, y la situación real de cada activo.
• Restará credibilidad al departamento de mantenimiento frente al departamento de finanzas, y todo el equipo de trabajo podría verse perjudicado.
• Reflejaría falta de conocimiento y una gestión de mantenimiento deficiente.

¿Cómo se elabora un presupuesto de mantenimiento?

El departamento de mantenimiento debe saber cuál será el alcance de un presupuesto a la hora de elaborarlo. Los encargados también deberán saber:

• Cuántos activos tiene la empresa.
• El estado de cada activo.
• Cuáles son los factores de riesgo.
• El tipo de mantenimiento que debe realizarse (predictivo, preventivo o correctivo).
• El tipo de sistema de ventilación: calefacción o ventilación.

No hay que olvidar que, para la creación de un presupuesto, se dispone de un porcentaje que oscila entre el 20% y 50% del presupuesto operativo anual de la empresa.

Ciclo de un presupuesto de mantenimiento

El ciclo de un presupuesto de mantenimiento consta de los siguientes pasos:

1. Consultar el plan de mantenimiento para saber cuáles son los tipos de tareas a ejecutar.
2. Priorizar el mantenimiento en función de cada activo.
3. Conocer las fechas en las que los contratos de mantenimiento alcanzaron su vencimiento.
4. Solicitar una cotización a los prestadores de servicios de mantenimiento (empresa o técnicos).
5. Estimar un estado de presupuesto.
6. Comparar el presupuesto que recién se creó con el presupuesto del año fiscal.
7. Informar a la junta directiva acerca del nuevo presupuesto y su alcance.
8. Determinar el número de ocasiones y el tipo de mantenimiento. Mientras más eficiente sea el mantenimiento, los activos funcionarán más adecuadamente.  

Conclusiones

Es incuestionable la importancia que tiene presupuesto de mantenimiento de una empresa.

El departamento de mantenimiento tiene la responsabilidad de crear un presupuesto eficiente y, para ello, deberá conocer los aspectos detallados en este artículo:

• Activos y la condición de cada uno.
• El historial de costos .
• El presupuesto anual de la empresa para tareas de mantenimiento.
• El presupuesto fiscal.
• El tipo de mantenimiento que debe realizarse.

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