¿Qué es PMO y PMO ágil? | Guía de introducción a los conceptos

La metodología ágil tiene un lugar muy especial en nuestro blog, debido a los grandes beneficios que representa en los distintos ámbitos donde se aplican. Por eso, hoy vamos a hablar de la implementación de la metodología ágil en las PMO o oficinas de gestión de proyectos. 

Pero antes, conviene empezar preguntándonos ¿Qué es PMO? ¿Y por qué sus beneficios son tan importantes para la administración de un proyecto?

PMO: ¿Qué es?

¿Qué es PMO? El PMO es el departamento o grupo de trabajo que se encarga, como su nombre lo indica, de gestionar la ejecución de los proyectos de una empresa. Existe una figura importante dentro de este departamento, y es el PMO Manager.

Un PMO Manager es el encargado de dirigir la unidad, velando por la buena aplicación de la estrategia de la empresa en sus proyectos y su exitosa ejecución, apegada siempre a los estándares de la organización.

PMO: Significado

¿Qué significa PMO? PMO significa Portfolio Management Office en inglés. En español se traduce como oficina de gestión de proyectos y forman parte del departamento de proyectos. 

Beneficios de una PMO o Oficina de Gestión de Proyectos

Las oficinas de gestión de proyectos reducen los costos

Las PMO trabajan directamente con el talento de una empresa. Y su gestión colaborará a evitar el exceso de contrataciones y subcontrataciones al organizar minuciosamente los proyectos y sus recursos disponibles. 

Aumento de la productividad con la implementación de PMO

Las oficinas de gestión de proyectos implementan marcos de trabajo más optimizados, y KPI que facilitan la observación del seguimiento del proceso. Así el talento humano del equipo no tendrá que distraerse con tareas gerenciales, y podrá realizar las tareas pertinentes a la consecución del proyecto.

Baja de la tasa de proyectos fallidos

Identificar proyectos condenados al fracaso desde el planteamiento del mismo es una de las principales tareas de la PMO. Esto reduce la mala utilización de esfuerzos, recursos, y capital humano. Concentrar los esfuerzos en programas que sí funcionarán mientras se ajustan los detalles que pueden causar errores, aumenta el rendimiento de la empresa. 

Mejora la alineación con los objetivos

Normalmente, los pequeños grupos de gestión de proyectos corrigen el curso de los mismos en pequeños aspectos sin tener en cuenta la visión de la empresa. Las PMO funcionan como una brújula que corrige estos desvíos. 

Aumento de la satisfacción de clientes

Como en un efecto cascada, al aumentar los casos de éxitos de proyectos bien alineados a los objetivos y con una corrección de errores tempranas, las empresas se vuelven más eficaces. Cuando esto ocurre se evitan los retrasos en entregas o errores que conlleven devoluciones y el malestar de los clientes. 

Tipos de PMO

Existen diferentes tipos de PMO, con una estructura jerárquica específica dentro de la empresa y que desempeñan ciertos roles diferenciadores, según corresponda.

• Project Management Office: Es el primer nivel de PMO. Se encarga de brindar apoyo a los equipos de trabajo destinados a cada proyecto. Su función es puramente de consulta.
• Program Management Office: Corresponde al nivel dos de PMO. Cumple con las funciones del nivel uno y, además, establece las bases del proceso: estándares, metodología PMO de proyectos, y reparte responsabilidades. Puede asignar o cambiar a los gerentes de proyectos y cumple un papel de mediador entre las comunicaciones de los directores de proyectos.
• Portfolio Management Office: Nivel tres de PMO, es decir, departamento de mayor jerarquía. Por supuesto, cumple con las funciones de los niveles uno y dos, y posee autonomía para controlar cualquier aspecto del proyecto.

Un error común ocurre en empresas que ponen en marcha, al mismo tiempo, varios proyectos ambiciosos y tienden a crear más de un departamento PMO.

Esto, aunque puede aligerar la carga, contribuye a sesgar la metodología de ejecución.

Sectorizar las labores de una empresa, sin duda, es una estrategia efectiva para optimizar su funcionamiento, pero todo debe estar en marcha bajo las directrices del mismo PMO Manager, encargado de velar por su correcto desenvolvimiento.

Project Portfolio Management: Funciones

Sin importar la variante, las funciones de este departamento giran en torno a brindar los siguientes beneficios a la empresa:

• Ejercer un rol de soporte administrativo a cada proyecto basado en metodologías, formatos o políticas de acción estudiadas cuidadosamente.
• Brindar asesoría y capacitación y fungir como mentor de los diferentes directores o gerentes de proyectos.
• Apoyar directamente el proyecto, optimizando el uso de herramientas y personal.
• Servir como central de comunicación entre los gerentes de proyectos o entre gerentes y patrocinadores (si los hubiese).
• Mantener actualizada ––y optimizar con frecuencia–– la metodología de ejecución de proyectos.

Consejos para implementar PMO en tu empresa

Ya sea que implementes una PMO estándar o alineada a las metodologías ágiles, se recomienda tener presente una visión general del panorama antes de empezar. 

1 | Compara los costos de inversión con el volumen de proyectos de tu empresa

Ten en cuenta que implementar una PMO requiere de una gran inversión inicial en infraestructura y contratación de personal a tiempo completo. Los resultados a largo plazo respaldarán esta decisión pero, sin embargo, no todas las empresas pueden asumir este costo sin que afecte su desarrollo económico.

2 | Analiza si tus administradores le dedican demasiado tiempo a la planificación de proyectos

Otro aspecto a evaluar es si realmente los profesionales especializados le dedican un tiempo desproporcionado a la administración del proyecto. Impidiendo así cumplir con sus tareas asignadas y los plazos establecidos. 

3 | Considera los resultados de actualizar las herramientas actuales

Si tu equipo de proyectos es pequeño, incluir una Oficina de gestión de Proyectos puede perjudicar su productividad al tener que cumplir con actividades extras. Si tu objetivo particular es aumentar la productividad, considera actualizar las herramientas que utiliza tu equipo. Esta acción por sí sola puede desencadenar el resultado que esperabas. 

PMO Ágil: Enfoque en la metodología ágil

Lejos de resultar una unión incompatible e infructífera de metodologías, la PMO ágil puede representar múltiples beneficios al ofrecer una visión mucho más integral y compleja del proyecto.

Inclusive permitiría abordar a mayor escala el concepto de proyecto, creando situaciones de equipos de equipos que mejoren la comunicación en gran medida. Aumentando exponencialmente la productividad y la eficiencia de la organización al completo.  

¿Cómo implementar una PMO Ágil? 4 pasos básicos

Fase I de implementación de una PMO ágil: Diagnóstico

El primer paso es identificar los objetivos de la organización y cómo contribuirá a ellos la implementación de una PMO ágil. Para ello se realizarán entrevistas a los actores claves para relevar información documental. 

A continuación, se realizará un diagnóstico de la situación en la dirección de proyectos actual. Después se elaborará una propuesta de mejora que solucione estos conflictos. Así, en conjunto con los actores principales, se empezará a trabajar en el diseño conceptual de la PMO ágil.

Con el diseño de PMO ágil ya terminado y habiendo reunido la información correspondiente, se evaluarán los distintos caminos que la dirección de esta podría tomar para resolver las áreas problemáticas. 

Fase II de implementación de una PMO ágil: Planificación

En esta fase se realizará una jerarquización de las tareas de cambio más importantes. De esta forma, se establecerán los objetivos de tiempo y se implementarán acciones de esfuerzo moderado pero de alto impacto. 

A continuación se detallará el plan de implementación teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos, capital humano y tiempo. Se deberá implementar, además, un sistema de comunicación que notifique al equipo esta migración de metodologías.

Fase III de implementación de una PMO ágil: Ejecución

En la tercera fase de la implementación de una PMO ágil se desarrollará una metodología de aplicación, que deje estipulado todos los puntos importantes de este departamento. Como los recursos, los procedimientos, canales de comunicación y demás aspectos. Al mismo tiempo se establecerán los indicadores de rendimiento que retroalimentarán de información a todo el departamento. 

También se evaluará la opción de implementar una herramienta para automatizar estos procesos, como puede ser el uso de un Software de Gestión Ágil. 

Fase IV de implementación de una PMO ágil: Implantación

Una vez finalizada la planificación, se implantará la PMO ágil dentro de los procesos de la organización. Sin embargo, se prestará especial atención a los cambios y mejoras que se puedan incluir durante la misma. 

Conclusión 

En este artículo revisamos los conceptos de oficina de gestión de proyectos, y la implementación de una PMO ágil. Si necesitas ayuda en este proceso puedes revisar los software ágiles de Jira, Trello y Wrike.