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Gestión de Proyectos

PMO o Portfolio Management Office: Definición y Funciones

Una empresa es un sistema donde todas sus partes se encuentran en sintonía y trabajando para un fin común: el crecimiento. Para optimizar el trabajo, las grandes empresas dividen su organización en departamentos, donde la columna vertebral es la Oficina de Gestión de Portafolio o PMO.

PMO significa Portfolio Management Office y, como unidad, facilita la gestión de proyectos en una organización. Sin embargo, existen diferentes tipos de PMO, como se explicará a continuación.

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El 77% de las empresas con proyectos de alto rendimiento usa un software de gestión para el logro de objetivos.

¿Qué es un PMO?

El PMO es el departamento o grupo de trabajo que se encarga, como su nombre lo indica, de gestionar la ejecución de los proyectos de una empresa. Existe una figura importante dentro de este departamento, y es el PMO Manager.

Un PMO Manager es el encargado de dirigir la unidad, velando por la buena aplicación de la estrategia de la empresa en sus proyectos y su exitosa ejecución, apegada siempre a los estándares de la organización.

Funciones

Sin importar la variante, las funciones de este departamento giran en torno a brindar los siguientes beneficios a la empresa:

  • Ejercer un rol de soporte administrativo a cada proyecto basado en metodologías, formatos o políticas de acción estudiadas cuidadosamente.
  • Brindar asesoría y capacitación y fungir como mentor de los diferentes directores o gerentes de proyectos.
  • Apoyar directamente el proyecto, optimizando el uso de herramientas y personal.
  • Servir como central de comunicación entre los gerentes de proyectos o entre gerentes y patrocinadores (si los hubiese).
  • Mantener actualizada ––y optimizar con frecuencia–– la metodología de ejecución de proyectos.

Tipos y características

Existen diferentes tipos de PMO, con una estructura jerárquica específica dentro de la empresa y que desempeñan ciertos roles diferenciadores, según corresponda.

  • Project Management Office: Es el primer nivel de PMO. Se encarga de brindar apoyo a los equipos de trabajo destinados a cada proyecto. Su función es puramente de consulta.
  • Program Management Office: Corresponde al nivel dos de PMO. Cumple con las funciones del nivel uno y, además, establece las bases del proceso: estándares, metodología PMO de proyectos, y reparte responsabilidades. Puede asignar o cambiar a los gerentes de proyectos y cumple un papel de mediador entre las comunicaciones de los directores de proyectos.
  • Portfolio Management Office: Nivel tres de PMO, es decir, departamento de mayor jerarquía. Por supuesto, cumple con las funciones de los niveles uno y dos, y posee autonomía para controlar cualquier aspecto del proyecto.

Un error común ocurre en empresas que ponen en marcha, al mismo tiempo, varios proyectos ambiciosos y tienden a crear más de un departamento PMO.

Esto, aunque puede aligerar la carga, contribuye a sesgar la metodología de ejecución.

Sectorizar las labores de una empresa, sin duda, es una estrategia efectiva para optimizar su funcionamiento, pero todo debe estar en marcha bajo las directrices del mismo PMO Manager, encargado de velar por su correcto desenvolvimiento.

Por Angel Patino

Ángel Patiño es Licenciado en Educación, Magíster en Lingüística y redactor freelancer. Le apasiona escribir sobre Software de Gestión de Mantenimiento.

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