Program Manager: Responsabilidades e Importancia

Los objetivos importantes necesitan de una estructura acorde, con un líder que pueda gestionar cada uno de los proyectos necesarios para lograr la meta. Esa persona es el Program Manager.

El estratega detrás de la concreción de una meta organizacional es el Director de Programas. Muchas veces, esta función es efectuada por el mismo director de la empresa, ya que su visión corporativa debe ser muy amplia.

Veamos las funciones y características que cumple un Program Manager, así como sus diferencias con el Project Manager.

¿Qué es un Program Manager?

El  Program Manager o Director de programa es la persona responsable de gestionar proyectos diversos que se relacionan entre sí, pues persiguen una meta general en común.

El Program Manager tiene un rol superior en la organización. Es, realmente, un estratega que tiene una visión general y a largo plazo del destino de la empresa.

Además, administra varios equipos, que realizan proyectos dentro del programa acordado, y genera vínculos con otros proyectos y organizaciones relacionadas para expandir oportunidades.

Por ejemplo, con el programa Artemis, la NASA llevaría a la primera mujer y al próximo hombre a la Luna en 2024. Este programa incluye decenas de micro-proyectos puntuales, con recursos y tiempos específicos, que permitirán la concreción de la meta.

Diferencias entre Program Manager y Project Manager

Una forma simple de entender las diferencias entre el director de un programa o Program Manager y el Director del proyecto o Project Manager, es observar la diferencia entre un Programa y un Proyecto:

• Un proyecto es una sucesión de actividades con un principio y un fin, y con objetivos específicos limitados por: el tiempo, los recursos y los resultados esperados.
• Un programa es una instancia superior que agrupa proyectos y los relaciona.

Es decir, mientras que los proyectos son estructuras que se plantean de forma temporal, con restricciones de costes, fechas y recursos, los programas tienen límites más amplios y agrupan proyectos.

Cada proyecto establece objetivos necesarios para cumplir con el objetivo general del programa. En el ejemplo de Artemis, con el objetivo de llevar a la luna a la primera astronauta mujer, se requiere concretar primero varios proyectos:

• Capacitar a los astronautas
• Construir el sistema de lanzamiento
• Construir la cápsula para la misión lunar, etc.

La primera etapa del Programa Artemis consta de 3 proyectos diferentes, cada uno será un paso más en la carrera.

El siguiente cuadro presenta detalladamente las principales diferencias:

Program Manager	Project Manager
Gestiona diversos proyectos	Gestiona un solo proyecto
Posee un rango superior al Project Manager	Responde al Program Manager
Sus tiempos responden a metas a largo plazo	Responde a un cronograma limitado
Maneja recursos de forma ilimitada	Funciones limitadas por el tiempo, coste y recursos
Tiene capacidad para generar vínculos con otros proyectos y organizaciones	Su capacidad se limita a los objetivos del proyecto

Funciones de un Program Manager

El Program Manager posee funciones estratégicas, si bien cada organización tendrá Directores de Programa con más o menos capacidades.

En general, sus responsabilidades son:

• Planificar y definir la lista de proyectos que se necesitarán para poder alcanzar el objetivo general del programa.
• Analizar y evaluar cada proyecto y su relación para tomar decisiones estratégicas dentro de programa. Por ejemplo, si un proyecto fracasa o se demora, ¿cómo afectará esto al Programa y qué decisiones deben tomarse?
• Gestionar la implementación de los proyectos, definir equipos y delegar de manera apropiada.
• Evaluar los alcances y resultados luego de la finalización de cada proyecto individual.
• El Program Manager analiza los beneficios a largo plazo de todo el programa.
• Vincular el programa con otras organizaciones, generar conexiones estratégicas con otros programas y proyectos.
• Evaluar, conocer y definir las herramientas de trabajo. El Program Manager no debe desvincularse de las prácticas y herramientas con las que los equipos cuentan, entre ellos, los Software de Gestión de Proyectos.

Conclusiones

Los Programas se organizan en estructuras complejas. Es realmente mucha la información a gestionar y, para poder hacerlo de forma exitosa, es necesario contar con herramientas digitales adecuadas.

Un buen Program Manager debe estar al tanto de las soluciones de software que existen para gestionar equipos oportunamente. En ComparaSoftware, un Director de Programa puede acceder a comparativas de los software que mejor se adaptan a los objetivos propuestos.

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