5 Metodologías para la Gestión de Proyectos

Metodologías para la gestión de proyectos.

Suena aburrido, pero puede cambiarte la vida para bien.

Empecemos por lo básico: la gestión de proyectos requiere considerar una serie de fases o etapas.

Gracias a ellas, el producto final será lo que realmente esperas y no un conejo sacado de un sombrero. 

Por supuesto, conquistar cada etapa amerita una planificación, y planificar y supervisar un proyecto suele ser difícil. 

Afortunadamente, existen herramientas diseñadas para simplificar el proceso y ayudar a las empresas a obtener buenos resultados sin tanta complicación.

Es en este punto cuando te conviene saber qué son y para qué sirven las metodologías de gestión de proyectos. 

Metodología de gestión de proyectos convencional

Si el propósito es explorar cuáles son los tipos de metodología de un proyecto, primero hay que hablar de los modelos tradicionales. 

Sus principales representantes son PMBok (Guide to the Project Management Body of Knowledge) y PRINCE-2 (Projects in Controlled Environments- PRINCE).

La primera es estadounidense y, la segunda, británica.

¿Qué es PMBok?

PMBok es un conglomerado de prácticas, las mejores del mercado. 

Han sido reunidas en un manual en permanente evolución durante décadas, lo que es muy bueno, ya que ha permitido introducir correcciones y mejoras. 

Aunque es una de las metodologías de gestión de proyectos más usadas, uno de los aspectos que se le reprocha a PMBOK es que no ha logrado sortear por completo su visión “a gran escala”.

En otras palabras, se adapta mejor a los macro-proyectos que a los pequeños.

PMBOK se enfoca en la predicción. Sirve para proyectar y anticiparse a cada posible escenario en el desarrollo de un emprendimiento. 

Así, esta metodología ayuda a los gerentes y administradores a gestionar riesgos efectivamente.

Características de PMBOK

• Se trabaja con grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo, Control y Cierre.
• Los procesos de Planificación y Ejecución a veces son reiterativos, es decir que se repiten una y otra vez hasta que el Monitoreo y Control emite un juicio favorable.
• Contempla una gestión completa de todas las áreas involucradas en el desarrollo de un proyecto: integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados (o beneficiarios).

¿Qué es PRINCE-2?

En el caso de PRINCE-2, lo importante es predecir los riesgos. 

Este método permite estar varios pasos por delante de acontecimientos futuros y brinda una imagen clara de cómo funcionan e interactúan cada tarea, rol y función en la anatomía de un proyecto. 

En ambos casos se utilizan estructuras jerárquicas, de modo que cualquier cambio que surge en el camino, pequeño o grande, acarrea un nuevo proceso de análisis y planificación.

Ambas metodologías, aunque ampliamente utilizadas hoy en el mundo empresarial, de gran alcance y con años de actualización (PMBOK más que PRINCE-2) ejemplifican una perspectiva conservadora de la administración de proyectos. 

Su uso no satisface por completo a los clientes, mucho menos a las empresas, especialmente por cuestiones de tiempo.

Características de PRINCE-2

• Propone siete etapas implícitas en el desarrollo de un proyecto: Puesta en Marcha, Inicio, Dirección, Control de Fase, Gestión de la Entrega de Productos, Gestión de los Límites de Fase y Cierre.
• PRINCE-2 también propone temas específicos que deben ser obligatoriamente abordados para contribuir al éxito del proyecto, a saber: Caso de Negocio o Elaboración de Propuesta Viable, Organización del flujo de trabajo, Definición de Criterios de Calidad, Planes, Riesgos, Cambios y Progreso.
• En cuanto a las técnicas que introduce PRINCE-2, las principales son: Planificación Basada en el Producto y Revisiones de Calidad.

Metodologías modernas: una mirada más actual

Ahora que conoces los tipos de metodología de un proyecto convencionales, necesitas saber en qué difieren de los métodos de uso moderno. 

Metodología Ágil

Ágil o Agile tiene un enfoque dirigido a proyectos de menor alcance cuyas etapas deberían ejecutarse con mayor facilidad. 

En los proyectos de metodología Ágil, los clientes esperan obtener resultados mediante un embudo de fácil digestión y recorrido.

De modo que, si tienes en mente una implementación que no califica como macro-proyecto y sabes que los usuarios esperan satisfacer necesidades sin tener que complicarse la vida, Ágil es la mejor opción. 

Metodología Scrum

A la par de Ágil, Scrum es una de las metodologías para la gestión de proyectos más famosas en la actualidad.

Su marco de referencia es muy amigable y se basa en el trabajo en equipo. 

A pesar de la clara distribución de roles y sus respectivas funciones, Scrum se apoya en reuniones de seguimiento periódicas para evaluar y optimizar el desempeño de cada miembro del equipo.

Con la guía de un miembro, el “scrum master”, se hacen rondas de preguntas y respuestas que se traducen en nuevas tareas y objetivos (o el mejoramiento de los ya existentes). 

Metodología Lean

Por último, el modelo de gestión Lean Manufacturing, generalmente llamado Lean, propone resultados en mejores condiciones financieras tanto para el cliente como para los fabricantes.

Es una apuesta atractiva para las PYMES, puesto que reduce al mínimo la inversión de tiempo, los procedimientos y los defectos. 

Se apoya en la premisa de trabajar con la creatividad del equipo como principal recurso.

Metodologías convencionales: ventajas y desventajas

Ventajas

• Al ser modelos tradicionales, son predecibles y hay mucho material teórico disponible para su implementación
• Son metodologías estructuradas y muy competitivas para la gestión de macro-proyectos
• Siguen una secuencia lógica que va de menor a mayor complejidad. Esto es útil cuando el proyecto involucra la fabricación de productos complejos
• Los objetos y pasos que deben seguirse para obtener el resultado deseado son muy claros en las metodologías convencionales, lo que evita la confusión
• No hace falta contar con demasiados recursos ni equipos especializados; la estructura sugerida facilita aprovechar al máximo las herramientas disponibles gracias a que hay un orden explícito
• Se limita la exposición a riesgos, pues se predicen con bastante rigurosidad

Desventajas

• Las metodologías de gestión de proyectos tradicionales son muy rígidas en cuanto al camino que debe seguirse para alcanzar los objetivos
• No se adaptan bien a proyectos flexibles o de corta duración
• Los tiempos de trabajo son mucho más prolongados
• La planificación puede resultar costosa
• Al limitarse tan estrictamente la exposición a riesgos, es posible que también se dejen ir oportunidades
• Los costos de reestructuración son elevados
• No admiten cambios sobre la marcha

Metodologías actuales: ventajas y desventajas

Ventajas

• Agile, Scrum y Lean son metodologías flexibles con gran potencial de adaptación al cambio
• Generan soluciones rápidas a problemas comunes que amenazan la concreción de un proyecto
• Hacen más fácil observar el objetivo final desde el principio y, así, no se pierde el camino
• Los costos no son altos
• Dan cabida a cambios en los objetivos
• El resultado deseado se alcanza con mayor rapidez

Desventajas

• Solo funcionan cuando el cliente sabe lo que quiere lograr
• El margen de incertidumbre es impredecible y puede convertirse en un factor de riesgo
• Al trabajar con base en el producto final, a menudo es necesario optimizar el proceso durante la ejecución
• Los costos del proyecto en su totalidad son fluctuantes y dependen del tratamiento que se dé a los problemas o cambios
• La ausencia de objetivos rígidos da pie a cambios bastante bruscos en la concepción del producto final
• En proyectos muy pequeños, puede ser difícil tener éxito

Eligiendo la metodología de un proyecto: ejemplos

Saber qué son y para qué sirven las metodologías de gestión de proyectos fue el primer paso.

Elegir la indicada es lo que definirá el éxito o fracaso de la implementación. 

Veamos algunos ejemplos de cómo se adapta cada método a escenarios distintos. 

1. Compañía farmacéutica: Metodología PMBok

Una compañía farmacéutica que trabaja en el desarrollo de una vacuna sin duda representa lo que un macro-proyecto significa.

No pueden saltarse pasos y los prototipos iniciales deben ser probados a cabalidad sin que pueda agilizarse el proceso en el intermedio. 

Además, es probable que la fase de evaluación clínica de los prototipos se extienda o deba realizarse una y otra vez hasta lograr resultados positivos.

2. Centro de estudios universitarios: Metodología PRINCE-2

Una universidad que ha tenido problemas para ejecutar efectivamente proyectos en los últimos años puede verse beneficiada de la Metodología PRINCE-2. 

Supongamos que este centro de estudios siempre planificaba implementaciones que debían realizarse a mediano y largo plazo, pero llegado el momento, nunca había recursos disponibles.

Tampoco había una dirección clara, así que el proyecto terminaba siendo una improvisación y, el producto final, algo imprevisto. 

Adoptando el método PRINCE-2, la universidad decide capacitar al personal en el arte de planificar, racionalizar y aprovechar recursos.

Finalmente, los trabajadores comienzan a ser capaces de redactar propuestas comerciales para establecer alianzas y, así, logran implementar proyectos complejos en poco tiempo. 

3. Empresa de eventos: Metodología Ágil

La gestión ágil permite a los equipos trabajar paralelamente en escalones distintos de la estructura de un proyecto.

Esto permite supervisar todas las tareas que se realizan al mismo tiempo y corregir deficiencias. 

Una empresa de eventos que trabaja en la organización de una boda puede utilizar la metodología ágil para cubrir todos los requerimientos de logística que implica la realización del evento.

Así, se omiten las limitaciones de un flujo de trabajo excluyente. 

4. Compañía de software: Metodología Scrum

Una compañía de desarrollo de software puede gestionar la implementación de un producto dividiendo el proceso en micro-fases de 30 días y organizando reuniones de seguimiento mensuales.

5. Compañía de teléfonos celulares: Metodología Lean

La metodología Lean exige herramientas que garanticen altos estándares de flexibilidad, resultados de calidad y la menor inversión de tiempo y capital posible. 

Un buen ejemplo de lo útil que puede ser la Metodología Lean es la experiencia de Motorola a fines de la década de 1980, cuando la empresa modificó la detección de defectos por cada mil oportunidades a defectos por cada millón de oportunidades.

El cambio condujo a más de $16 mil millones de dólares en ahorros para la compañía, gracias a que pudo mejorarse la precisión y conformidad con los requisitos de calidad. 

Conclusiones

A la par de las metodologías para la gestión de proyectos, ya sean estrictas en su formato o híbridas, deben elegirse herramientas que sean congruentes con su enfoque.

Vale decir que los software de gestión de proyectos resultan ser una excelente opción, porque se adaptan a cualquier metodología.

Siempre son aliados efectivos en la consecución de cada etapa, especialmente en materia de supervisión de los procesos.