Gestión de Cambios en un Proyecto: 6 tips para Mejorar

La gestión de cambios en un proyecto es una parte fundamental del mismo. De forma anticipada, debes poder prever su gestión estratégica, en la planificación misma de cualquier proyecto.

El cambio es la norma, la supervivencia de cualquier empresa requiere del cambio, por eso en este artículo conoceremos de qué se trata la práctica de gestión del cambio en un proyecto, y conoceremos las mejores prácticas para hacerlo.

¿Qué es la gestión del cambio en un proyecto?

Durante la ejecución de un proyecto, al monitorear las actividades y comparar el rumbo propuesto con el real, nos enfrentaremos con modificaciones en las actividades planificadas.

Y ante esta situación, que se considera parte de cualquier proyecto, es necesario definir quién, cómo y cuándo se aplicará el proceso para variar la forma en la que el proyecto se está desarrollando, con el fin de alcanzar el objetivo que se planteó al comenzar.

La gestión de cambios en un proyecto, es el manejo estratégico y controlado del proceso de cambio necesario para lograr ese objetivo general, dentro de ciertos parámetros de alcance, tiempo y costo.

La gestión del cambio no dice qué debe cambiarse, sino que define de antemano:

1. Las tácticas que se utilizarán cuando llegue el momento de realizar un cambio.
2. El equipo, funciones y recursos destinados a la gestión del cambio.
3. La coherencia e integración con todo el resto del proyecto.

Según el Project Management Institute de los Estados Unidos (PMI, por sus iniciales en inglés), esta gestión de cambios de un proyecto, de realizarse a través de 5 pasos:

• Definición del objetivo de cambio.
• Desarrollar una estrategia y planes para lograr ese objetivo.
• Crear de un grupo de gestión de cambio para ejecutar el cambio.
• Definir un proceso de control para monitorear y evaluar el progreso.
• Gestionar el proyecto.

Visto así, podríamos entender la gestión de cambios en un proyecto, como un proyecto dentro de nuestro proyecto.

La importancia de esta gestión es no perder de vista el objetivo final, del proyecto original, aquel por el cual estamos implementando el cambio, y que no era alcanzable si seguíamos por el rumbo que traíamos.

Quien esté a cargo de la gestión de cambios en un proyecto, deberá conocer en profundidad los objetivos generales del proyecto.

Importancia de la gestión de cambios en proyectos

Con toda seguridad, los cambios se producirán, durante la ejecución de un proyecto. Hay 2 orígenes principales de cambios, que deben considerarse en la gestión del cambio en proyectos.

1. Cambios internos: son aquellas actividades que están desviando al equipo, de su objetivo principal. No son necesariamente grandes errores en la ejecución. Por ejemplo, si un empleado no hace exactamente lo que debería en el tiempo indicado, quizás puede pasar desapercibido, paro a lo largo del desarrollo del proyecto, esos pequeños cambios llevarán a uno más grande, que obligará a un proceso de reestructuración importante.
2. Cambios externos/ambientales: son todos aquellos factores que no dependen de la empresa, como un cambio en la política de gobierno estatal o un evento climático o un nuevo competidor, que obligan a adaptar la ejecución del proyecto.

Ante la certeza de que estos eventos ocurrirán, debes preguntarte: ¿Nuestro equipo tendrá una respuesta instintiva/reactiva o una respuesta anticipativa/proactiva?

Si una empresa comprende la importancia de la gestión de cambios en proyectos, estará mejor capacitada para manejarlo.

Los beneficios de aplicar una gestión de cambios en un proyecto, son:

• Permite establecer un enfoque común del cambio para todos los involucrados en el proyecto.
• Reduce los riesgos asociados al cambio.
• Aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.
• Evita pérdidas improductivas en los momentos de “indecisión”.
• Permite dar respuestas rápidas.

¿Quién aprueba los cambios en un proyecto?

Durante la ejecución de un proceso de cambio en un proyecto, existen una serie de funciones que deben desempeñarse. Una función puede estar ocupada por más de una persona y los roles pueden superponerse.

Comprendiendo esto, dependerá de cómo cada empresa decida gestionar sus cambios, según el alcance, tiempo y presupuesto del proyecto.

Está claro que siempre existirá una influencia final de la cúpula empresarial, pero en empresas que delegan estas responsabilidades, quien aprueba los cambios en un proyecto suelen ser los directores de proyecto, los consultores o los miembros del equipo del proyecto.

Los roles que deben cumplirse, dentro de la gestión de cambios de un proyecto, son:

Impulsor: es quien tiene el poder de iniciar y legitimar el cambio para todos los objetivos afectados.

Supervisor: tiene proximidad con los agentes que deben aplicar el cambio y supervisa a los objetivos. Es el canal de conexión entre los eslabones finales del proceso, y quienes toman las decisiones.

Agentes de cambio: son quienes tienen la responsabilidad de ejecutar el cambio.

Consejos para mejorar la gestión de cambios en un proyecto

Para poder mejorar la gestión de cambios en un proyecto, es necesario, primero, conocer las principales causas por las que falla. Estas son las causas más recurrentes:

1. Directores de proyectos sin capacitación o sin experiencia.
2. Objetivos no establecidos, o mal formulados.
3. Liderazgo deficiente.
4. No identificar, documentar y monitorear adecuadamente.
5. Planificación deficiente, irreal o basada en datos poco confiables.
6. Estimación errada de los lapsos.
7. Incoherencia de los objetivos con la realidad cultural y ética de la empresa.
8. Desalineación entre el equipo del proyecto y la empresa.
9. Comunicación deficiente.

Para poder reducir estas fallas listadas, la gestión de cambios debe seguir los siguientes consejos:

1. Tener una comprensión clara de los roles y responsabilidades

Al definir las funciones que hemos listado anteriormente, a la hora de que llegue el cambio, cada uno sabrá lo que debe hacer, y no se perderá tiempo valioso en decisiones cruzadas y burocracia.

2. Liderazgo claro, definido y proactivo

El momento del cambio puede ser estresante para muchos niveles de la empresa, los líderes serán más necesarios que nunca en estas etapas. La capacidad de adaptación debe manifestarse de arriba hacia abajo.

3. Incluir estrategias de gestión del cambio de proyecto

Dentro de la planificación del proyecto, se deben presentar las interrogantes sobre los posibles cambios, la forma en que se gestionarán, el personal responsable, etc.

4. Comprender la cultura corporativa a la hora de aplicar la gestión de cambios de un proyecto

Las costumbres y prácticas usuales de cada empresa, deben tener peso a la hora de pensar los cambios propuestos. Muchos objetivos fallan, porque se parte de una base errada sobre la personalidad de la empresa.

5. Establecer un sistema de comunicaciones

A lo largo de los ciclos de vida del proyecto, se deben pensar estrategias de comunicación rápidas, claras y efectivas.

6. Contar con un asistente digital

Un software de gestión de proyectos, permitirá dar un marco organizativo a cada una de las etapas del proyecto, incluido al sistema de gestión de cambios. Así como permitirá monitorear y evaluar al personal y las etapas que se vayan desarrollando.

Un sistema como Monday o Basecamp o Wrike, puedes:

• Gestionar las actividades dentro de un calendario.
• Organizar y monitorear equipos de trabajo, con tareas y objetivos específicos.
• Mantener un flujo de comunicación, con alertas automáticas.
• Acceder a informes con métricas sobre la productividad.
• Realizar un seguimiento de la gestión de cambios del proyecto, desde un solo lugar.