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Carga de Trabajo | ¿Qué es y cómo Organizarla?

El equilibrio es importante, tanto en la vida personal como en el día a día profesional, es por eso que la carga de trabajo debe ser gestionada con el fin de preservar el buen rendimiento y la satisfacción general.

Hoy conocerás cómo gestionar la distribución de tareas para poder aprovechar toda la experiencia y talento de tus empleados, pero sin volverlos locos.

¿Baja Productividad?

El 77% de las empresas con proyectos de alto rendimiento usa un software de gestión para el logro de objetivos.

¿Qué es la carga de trabajo o carga laboral?

La carga de trabajo es el volumen de actividades o funciones que se le pueden asignar a una persona sin correr el riesgo de que los pendientes superen sus competencias profesionales.

Manejar una carga de trabajo equilibrada no solo nos puede servir como líderes de quipo, para reportar mejores resultados, también es beneficioso para los empleados y otros miembros de la organización porque pone límites a la hora de asignar responsabilidades.

Cuando la carga laboral es muy alta, se corren diferentes riesgos que pueden entorpecer el flujo de trabajo y salirle muy caro a las empresas. En cambio, una repartición balanceada del trabajo:

  • Motiva
  • Evita conflictos internos
  • Reduce el cansancio
  • Ayuda en la gestión del estrés
  • Hace más fácil y realista la medición del rendimiento y la productividad
  • Permite a la gerencia saber qué tan productivo es realmente un trabajador

La carga de trabajo se compone de unidades de trabajo (es decir, cualquier tipo de actividad, objetivo o meta incluida en el proyecto a realizar).

Para saber cuántas unidades de trabajo tienen que asignarse a cada persona, se toma en cuenta las horas que el personal tiene disponibles, las actividades a realizar y el tiempo estimado para las tareas.

El Project Managerdebe estar al tanto de las cargas asignadas a cada miembro, para lo cual se apoya en un Software de Gestión de Proyectos. Las herramientas de administración de proyectos permiten llevar un registro automático de funciones, repartir actividades equilibradamente, y mucho más.

Factores de riesgo asociados a la carga laboral

Muchas empresas tienen en cuenta la carga laboral para diseñar un plan de prevención de riesgos. De esta forma, pueden evitar problemas que repercutan en la salud física o emocional de los empleados.

Los riesgos que se corren cuando la distribución del trabajo no es la mejor son:

  • Problemas físicos por esfuerzos posturales.
  • Disminución de la capacidad de atención.
  • Sentimientos de frustración y fracaso al no conseguir los resultados deseados a pesar del esfuerzo invertido.
  • Incapacidad para concentrarse en el trabajo y para relajarse. 
  • Enfermedades psicosomáticas: fatiga visual, dolores de cabeza y musculares, mareos, etc.
  • Síndrome de Burnout (patología laboral que se genera como respuesta al estrés en el organismo, e incluye fatiga crónica, ineficacia y negación).

Herramientas para repartir la carga de trabajo en una empresa

El éxito de la efectividad laboral dependerá de administrar mejor los proyectos, considerando siempre el ambiente laboral y la carga de trabajo.

Para organizar mejor la carga laboral, lo mejor es utilizar un software que te permita visualizar el trabajo de tu equipo y el plan a seguir.

Que todos estén en la misma página es el primer paso; necesitas, además, tener una comunicación fluida para alertar cuando el trabajo cambie y las fechas de entrega se modifiquen.

Con herramientas como Asana puedes organizar un tablero con las tareas que tu proyecto requiere y asignar un encargado. Los responsables de la tarea recibirán notificaciones útiles, como recordatorios cuando la fecha de entrega de la tarea se acerque o cuando la tarea sea modificada.

asana

De esta forma, puedes visualizar fácilmente si una misma persona tiene asignado demasiado trabajo, y corregir a tiempo posibles sobrecargas.

Será fácil también identificar los llamados “cuellos de botella”. Esto es cuando mucho trabajo se acumula en una parte del ciclo productivo. Entonces, será claro saber dónde hay demasiado trabajo por hacer y qué miembro del equipo necesita oxigenación.

Otra herramienta muy popular para organizar equipos de trabajo es Trello, una solución basada en Kanban que facilita mucho la asignación de tareas y el seguimiento del flujo de trabajo.

trello

Este software, como muchos otros, ofrece herramientas de automatización de tareas para sumar fluidez al proceso y hacer más en menos tiempo. Solo tendrás que activar Trello Butler.

Por suerte, ya quedó atrás la idea de que el trabajador es solo un activo más de la empresa. Hoy, las compañías saben que la producción tiene un límite, y es el bienestar.

En ComparaSoftware encontrarás un listado de los software más competitivos del mercado para mejorar el flujo de trabajo en tu empresa, y hacer que los empleados se motiven aún más.

Por Gabriel Mancuzo

Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

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