Carga de Trabajo | ¿Qué es y cómo Organizarla?

El equilibrio es importante, tanto en la vida personal como en el día a día profesional, es por eso que la carga de trabajo debe ser gestionada con el fin de preservar el buen rendimiento y la satisfacción general.

Hoy conocerás cómo gestionar la distribución de tareas para poder aprovechar toda la experiencia y talento de tus empleados, pero sin volverlos locos.

¿Qué es la carga de trabajo?

La carga de trabajo es el volumen de actividades o funciones que se le pueden asignar a una persona durante la jornada laboral. Sin correr el riesgo de que los pendientes superen sus competencias profesionales.

Manejar una carga de trabajo equilibrada no solo nos puede servir como líderes de quipo, para reportar mejores resultados, también es beneficioso para los empleados y otros miembros de la organización porque pone límites a la hora de asignar responsabilidades.

Cuando la carga laboral es muy alta, se corren diferentes riesgos que pueden entorpecer el flujo de trabajo y salirle muy caro a las empresas. En cambio, una repartición balanceada del trabajo:

• Motiva
• Evita conflictos internos
• Reduce el cansancio
• Ayuda en la gestión del estrés
• Hace más fácil y realista la medición del rendimiento y la productividad
• Permite a la gerencia saber qué tan productivo es realmente un trabajador

La carga de trabajo se compone de unidades de trabajo (es decir, cualquier tipo de actividad, objetivo o meta incluida en el proyecto a realizar).

Para saber cuántas unidades de trabajo tienen que asignarse a cada persona, se toma en cuenta las horas que el personal tiene disponibles, las actividades a realizar y el tiempo estimado para las tareas.

El Project Manager debe estar al tanto de las cargas asignadas a cada miembro, para lo cual se apoya en un Software de Gestión de Proyectos. Las herramientas de administración de proyectos permiten llevar un registro automático de funciones, repartir actividades equilibradamente, y mucho más.

Tipos de carga de trabajo

La carga de trabajo hace referencia al desgaste ocurrido en el empleado debido a la puesta en práctica de sus habilidades para alcanzar los objetivos propuestos para su puesto. Los dos tipos de carga de trabajo suelen coexistir, sin embargo, es preciso saber diferenciarlos:

• Carga de trabajo física: Este tipo hace referencia al esfuerzo físico que un empleado debe ejecutar en sus tareas. Si bien pensamos automáticamente en un obrero, también incluye esta categoría a las personas que pasan mucho tiempo en una mala postura. O también, los casos de aquellas personas donde la ergonomía de su sitio laboral no es el adecuado.
• Carga de trabajo mental: Se caracteriza por la implementación de tareas que requieren más esfuerzo mental que físico. Suelen manifestarse cuando el volumen y la complejidad de las tareas sobrepasa las aptitudes del empleado. O no tiene el tiempo suficiente para ejecutarlas.

Factores de riesgo asociados a la carga laboral

Muchas empresas tienen en cuenta la carga laboral para diseñar un plan de prevención de riesgos. De esta forma, pueden evitar problemas que repercutan en la salud física o emocional de los empleados.

Los factores de riesgos que se corren cuando la distribución del trabajo no es la mejor son:

• Problemas físicos por esfuerzos posturales.
• Disminución de la capacidad de atención.
• Sentimientos de frustración y fracaso al no conseguir los resultados deseados a pesar del esfuerzo invertido.
• Incapacidad para concentrarse en el trabajo y para relajarse. 
• Enfermedades psicosomáticas: fatiga visual, dolores de cabeza y musculares, mareos, etc.
• Síndrome de Burnout (patología laboral que se genera como respuesta al estrés en el organismo, e incluye fatiga crónica, ineficacia y negación).

¿Cómo gestionar la carga del trabajo?

Los directivos tienen que lograr una administración equitativa e igualitaria de las tareas entre todos los miembros del equipo. Se espera, además, una distribución de carga de trabajo eficaz y de los recursos para optimizar los resultados.

Entonces, ¿Cómo gestionar la carga del trabajo en el equipo? Con estos pasos podrás optimizar tus procesos para alcanzar tus objetivos solidamente.

1. Planifica la carga de trabajo: Primero debes hacer una estimación de los recursos con los que se cuenta para realizar el proyecto. Luego, debes calcular cuántas personas de tu equipo están disponibles para ejecutar esta tarea. Por último, considera cuál es el tiempo promedio que tomará esta actividad.
2. Revisa cómo está funcionando tu administración de tareas regularmente.
3. Identifica si hay personal con exceso de tareas: Para ello puedes ver quién parece «atascado en un objetivo».
4. Define las tareas prioritarias, y las tareas urgentes del día.

Ejemplo de carga de trabajo en una empresa

Para entender este concepto vayamos a un ejemplo claro.

En el primer ejemplo, de creación de contenidos, podemos ver cómo supera la carga de trabajo del colaborador con relación a la del supervisor. Si bien ambos poseen el mismo objetivo, al jefe de sección le toma mucho menos tiempo realizar cada actividad. Por lo que una solución adecuada sería que el supervisor colabore en las tareas de redacción o se le sume otras tareas.

Pero también vemos que debido a este volumen de trabajo del redactor, es necesario que existan dos personas en el puesto de redacción. Ya que una sola persona podría verse desbordada por la cantidad de trabajo.

En el segundo caso, las cargas de trabajo están equilibradas. Ya que se contrata a una persona para realizar tareas de diseño por hora.

En cambio, en el caso de Publicidad, se requieren de dos puestos de trabajo. Sin embargo, el volumen total del trabajo no llega a completar la carga de trabajo por empleado para un día. Por lo que se puede deducir que estos dedican más tiempo a otras tareas o que poseen muy poca carga de trabajo.

Herramientas para repartir la carga de trabajo en una empresa

El éxito de la efectividad laboral dependerá de administrar mejor los proyectos, considerando siempre el ambiente laboral y la carga de trabajo en la empresa.

Para organizar mejor la carga laboral, lo mejor es utilizar un software que te permita visualizar el trabajo de tu equipo y el plan a seguir.

Que todos estén en la misma página es el primer paso; necesitas, además, tener una comunicación fluida para alertar cuando el trabajo cambie y las fechas de entrega se modifiquen.

Herramienta para repartir la carga de trabajo: Asana

Con herramientas como Asana puedes organizar un tablero con las tareas que tu proyecto requiere y asignar un encargado. Los responsables de la tarea recibirán notificaciones útiles, como recordatorios cuando la fecha de entrega de la tarea se acerque o cuando la tarea sea modificada.

De esta forma, puedes visualizar fácilmente si una misma persona tiene asignado demasiado trabajo, y corregir a tiempo posibles sobrecargas.

Será fácil también identificar los llamados “cuellos de botella”. Esto es cuando mucho trabajo se acumula en una parte del ciclo productivo. Entonces, será claro saber dónde hay demasiado trabajo por hacer y qué miembro del equipo necesita oxigenación.

Herramienta para repartir la carga de trabajo: Wrike

Wrike posee una función integrada de vista de carga de trabajo. Permite poder ver con exactitud la cantidad de trabajo que tiene asignado cada participante y en que momento.

Es una herramienta interactiva, que otorga la flexibilidad, permite poder visualizar las personas que están sobrecargadas de trabajo, y así reasignar tareas a usuarios que estén más disponibles de poder realizar. Con solo usar un drag andr drop se hacen estos ajustes de cargas de trabajo.

Herramienta para repartir la carga de trabajo: Trello

Otra herramienta muy popular para organizar equipos de trabajo es Trello, una solución basada en Kanban que facilita mucho la asignación de tareas y el seguimiento del flujo de trabajo.

Este software, como muchos otros, ofrece herramientas de automatización de tareas para sumar fluidez al proceso y hacer más en menos tiempo. Solo tendrás que activar Trello Butler.

Por suerte, ya quedó atrás la idea de que el trabajador es solo un activo más de la empresa. Hoy, las compañías saben que la producción tiene un límite, y es el bienestar.

En ComparaSoftware encontrarás un listado de los software más competitivos del mercado para mejorar el flujo de trabajo en tu empresa, y hacer que los empleados se motiven aún más.