Equipos Virtuales: 8 Estrategias de gestión que debes conocer

La pandemia nos llevó a implementar una nueva forma de trabajar: los equipos virtuales. En este formato, las actividades laborales y de coordinación de grupos se realizan de manera no presencial y mediada a través de tecnología. Pero, en un punto, el trabajo virtual generó muchas dudas.

Los beneficios eran muy atrayentes; bajos costos de recursos en logística, mayor tiempo de gestión de la vida familiar, entre otros. Sin embargo, el compromiso y la capacidad de innovar disminuyeron en casi un 90%, según un estudio de Deloitte. 

¿Eso significa que esta modalidad no es viable? En lo absoluto, con algunas estrategias claves puedes sacarle el máximo provecho a esta herramienta. A continuación te mostramos algunos.

1 | Definir los roles de equipo y el objetivo del equipo virtual

Los nuevos formatos y dinámicas en los equipos virtuales implican una reorganización de los roles. La presencialidad marcaba unas tradiciones que posiblemente varíen cuando nos traslademos al trabajo virtual. Por eso, como líder, es importante identificar estas zonas de cambios y ejecutar los ajustes pertinentes. Las modificaciones suelen ser más frecuentes en estos entornos digitales. Trata de ser más flexible y dinámico ante ellos. 

2 | Nuevo formato, nuevos hábitos del equipo virtual

El ser humano sobrevive a base de hábitos. Es sabido que la dinámica y las tradiciones que se asientan en los primeros 30 días de un equipo virtual, se volverán una ley incómoda de modificar con el tiempo. Este es un excelente momento para instaurar nuevos hábitos. 

Desde el liderazgo en equipo, incorpore conductas beneficiosas como las reuniones virtuales periódicas. Pero busque un equilibrio saludable. No todas las reuniones tienen que ser sobre supervisión y rendimiento. Implemente encuentros más amenos y espontáneos, también. De esta forma, elevará el ánimo en su equipo.

3 | Monitorear la capacidad y el progreso de tu equipo virtual

Llevar el liderazgo en equipos virtuales puede ser una gran responsabilidad. Es que la lista de prioridades se vuelve más compleja. Tareas que antes eran prioritarias, ahora pueden no serlo en el ámbito digital.  Y es su labor mantener actualizado a su equipo al respecto. 

Existen muchas opciones tecnológicas que pueden ayudarlo a gestionar los tiempos y plazos de entrega, como por ejemplo los métodos kanban o cualquier software de productividad. 

4 | Ver a la tecnología como aliada del trabajo virtual

Llevar adelante el liderazgo y la conducción de equipos virtuales es imposible sin la tecnología adecuada. Existen muchísimas herramientas que habilitarán a su grupo a trabajar en equipo de una manera mucho más cómoda y sencilla. 

Además, fomentará el pensamiento divergente y creativo. Y en cuanto a procesos productivos, puede representar una importante mejora en los tiempos. Solo es cuestión de buscar cuál se adaptará mejor a su equipo virtual y sus necesidades. Para empezar puedes revisar la plataforma de Temis, o Microsoft Teams.  

5 | Mantener visibles a los líderes 

En este nuevo entorno de trabajo virtual, pueden cambiar los roles dentro un equipo virtual. Aquellos que tenían mucha productividad en la presencialidad pueden no tenerla en la virtualidad. Por eso, es fundamental que desde el liderazgo en equipo se detecten estas situaciones, y se trabaje en ellas. . 

Con la tecnología adecuada, te será más fácil encontrar el problema. Así podrás hablar con el miembro del equipo y escuchar sus necesidades.

6 | Comunicar de forma estratégica

Los cambios pueden llevarnos a la parálisis al no saber cómo actuar. Sin embargo, en lo referente a la comunicación dentro de los equipos virtuales, esa no es una opción. No existe la comunicación en exceso. Comunique cada decisión a tomar, o las tareas cotidianas en las que están trabajando. 

Prueba con delegar mensajes en otros miembros del equipo. O, inclusive, puedes adoptar nuevas vías de comunicación. No te comprometas con el correo electrónico. Existen muchas otras plataformas de mensajería que pueden aportar dinamismo y creatividad a la comunicación con su equipo, como FishBowl App.  O también puedes optar por videoconferencias. La colaboración entre el equipo también debe promoverse.

7 | Promover el autoliderazgo del equipo virtual

La virtualidad es un obstáculo si busca estar presente en cada tarea de su equipo. No puede estar en todos lados, ya que no existe un espacio físico que lo una a su equipo. Sin embargo, esto no es necesariamente algo malo. 

Esto puede promover la autonomía y la toma de decisiones individuales, aunque posiblemente existan muchos errores y fracasos que quizás no ocurrirían si tuvieses mayor vigilancia. Pero lo cierto, es que esta instancia puede habilitar una nueva confianza en el equipo. Esto les dará más margen de acción para innovar y probar cosas nuevas. El software de IdeaNote es ideal para este caso. 

8 | Asegurar el bienestar general de tu equipo virtual

Lo digital puede llevar a una desaparición de los límites en los equipos virtuales. Incorpora hábitos saludables y fomenta la toma decisiones individuales para que no se produzcan solapamientos de distintas áreas de la vida cotidiana con la vida laboral. Priorice la salud mental de cada miembro y del grupo en general. Puedes aplicar estrategias como reuniones, o encuestas CAPI que midan el ánimo general del grupo.  

Conclusión

Los cambios tecnológicos casi siempre llegan para quedarse. Es que los beneficios y las comodidades son indiscutibles. El ejemplo de los equipos virtuales es claro. Como todo nuevo hábito, precisa de algunos ajustes necesarios para funcionar al máximo.