Reportes de productividad ¿Por qué son tan necesarios? Guía de diseño y ejemplos

Según el estudio de Gallup sobre el Estado de los Lugares de Trabajo indicó que la pérdida de productividad llega a costar hasta 8.1 billones de dólares al año. Las causas que influyen en la productividad pueden ser diversas, como el estrés, el excesivo uso de dispositivos electrónicos o incluso un mal ambiente laboral. Sin embargo, existe una técnica que ayuda a mejorar esta situación; los reportes de productividad. 

¿Qué es un reporte de productividad?

Los reportes de productividad son un documento que desglosa qué tan productivos fueron los empleados durante un margen de tiempo. Para ello evalúan qué tan cerca estuvieron de cumplir, en este período, las metas claramente definidas desde el comienzo. 

La productividad, en este caso, funciona como un indicador de qué tan eficientes están siendo los procesos y los colaboradores. Entendiendo a ésta como la relación entre la cantidad de recursos y tiempo implementados, y la cantidad de productos y/o servicios obtenidos. 

Para capturar estos datos, el reporte de productividad necesita detallar una serie de indicadores claves, que darán cuenta de los diversos valores que afectan en el resultado. De esta forma, la empresa puede obtener un panorama general sobre la administración de su negocio. Específicamente sobre los problemas, conflictos o posibles mejoras a implementarse. 

Principales beneficios de un reporte o informe de productividad

Aunque en un primer acercamiento a un reporte de productividad parezca que solo se trata de una herramienta para las empresas, lo cierto es que también es muy beneficioso para los empleados. Veamos por qué:

1 | Detecta problemas y encuentra soluciones

Los informes de productividad permiten detectar las áreas que necesitan un acompañamiento extra o mayor atención. Ya sea sobre un proceso productivo, un proyecto o un colaborador. 

También le ayuda al empleado, a identificar qué es lo que le impide estar a su máximo nivel productivo. Permitiéndole crear una estrategia en consonancia. 

2 | Permite establecer metas y objetivos

Uno de los principales problemas con la productividad es el establecimiento de metas imposibles de alcanzar. Es justamente, uno de los principales beneficios de los reportes de productividad. Estos permiten establecer objetivos siempre en base del comportamiento y situación real de la organización. 

3 | Aumenta el rendimiento de cada colaborador

Además de verificar qué procesos no se están dando según lo esperado, el reporte de productividad permite idear un nuevo cambio de estrategia. Ya que, muchas veces, el problema con el rendimiento se debe a cuestiones procedimentales. De esta forma, con un nuevo enfoque, la efectividad del empleado y de todo el equipo en general tiene un nuevo sentido. 

4 | Ofrece una visión general de la organización

Específicamente con una herramienta digital de reporte de productividad, se puede observar de forma panorámica el estado general de una organización. Desde el rendimiento de cada equipo, hasta la utilización de recursos. 

5 | Da una ventaja competitiva

Conocer las fallas internas, y trabajar en su mejora, permite ofrecer un mejor servicio. Aún más si consideramos a esta tarea como un comportamiento coyuntural y necesario dentro de la visión empresarial. 

A largo plazo, el medir la productividad de las actividades diarias ayuda a mejorar la toma de decisiones, lo que conlleva a una optimización de los procesos. A largo plazo, esta situación desembocará en una clara satisfacción del cliente.

¿Cómo hacer un formato de reporte de productividad?

Ahora qué sabemos qué es un reporte de productividad, y cuáles son sus beneficios, podemos empezar a trabajar en su formato o diseño. El primer paso es delimitar su estructura, la cual ha sido estandarizada de la siguiente forma:

Primera parte: Introducción

• Nombre de la organización
• Nombre del colaborador o equipo que se analiza. 
• Fecha en la que se realiza el informe
• Finalidad del informe de productividad. 
• Principales objetivos; ¿Qué se pretende conseguir? ¿Qué actividades se realizan?

Segunda parte: Planeamiento y recolección de datos

• Producto, actividad o proyecto: En este apartado se explica en qué se invierte el tiempo y lo que produce la organización. 
• Cantidades: Aquí se desglosa la cantidad de unidades que se producen, en caso de que sea un producto. Si se trata, en cambio, de un proyecto se describe la cantidad de objetivos conseguidos. A su vez, si el reporte de productividad es sobre un empleado se colocará la cantidad de horas y días de actividad. 
• Tiempo: Se especifica la cantidad de tiempo invertido en determinada actividad o proyecto. 
• Observación de los resultados: En este punto se necesita poner en análisis todos los puntos anteriores y decidir si los resultados fueron positivos o no. Para ello, te preguntarás ¿Se alcanzaron los objetivos, en el tiempo correcto?

Tercera parte: Conclusión

• Conclusión: En esta última parte del reporte de productividad, se recuperará brevemente toda la información anterior. Se incluirá un análisis comparativo de los resultados obtenidos y los esperados. 
• Estrategias de mejora: Luego de identificar las falencias, se crearán propuestas que ayuden a contrarrestar los conflictos presentes. 

Reporte de productividad: Ejemplos

En el primer ejemplo de reporte de productividad se puede ver un informe sobre un plazo de treinta días, sobre la productividad de los empleados. 

En el segundo ejemplo, podemos apreciar el rendimiento por proyecto en un plazo de treinta días.

Para el tercer ejemplo, se han combinado ambas opciones anteriores. Donde se aprecia el rendimiento por proyecto y empleado en 30 días. 

Conclusión

En este artículo, repasamos qué es un reporte de productividad y sus beneficios tanto para empleados como para gerentes. Se trata de una herramienta sencilla de usar y que permite predecir grandes fallos. Sin embargo, si no quieres perder más tiempo en esta tarea de monitorización puedes optar por un Software de Productividad. Como por ejemplo Temis, DeskTime o EFI, que podrás encontrarlos en nuestros listados de ComparaSoftware.