Ejemplo de iniciación del proyecto, definición y cómo desarrollarlo

La fase de iniciación del proyecto es sin duda una de las fases más importantes, su correcta ejecución será determinante para facilitar el camino a recorrer.

La ansiedad y la falta de tiempo, así como el empuje y la energía inicial, son elementos que deben gestionarse con inteligencia, para no estrellarse antes de iniciar el vuelo.

Por esta razón, hoy conoceremos qué es la iniciación de un proyecto y lo aplicaremos a un ejemplo en concreto sobre cómo iniciar un proyecto.

Qué es la iniciación de un proyecto

La iniciación del proyecto es el momento en que la idea pasa a la práctica, se trata del momento inicial donde se trazará el camino y los objetivos del proyecto.

En la iniciación del proyecto una palabra define prácticamente todo lo que sucede: información. La información es fundamental a la hora de comenzar, sea cual sea la metodología o proceso elegido.

La información basada en documentos y datos aportados por fuentes como investigaciones, historial, clientes y partes interesadas, será determinante para definir:

• El alcance.
• Los tiempos.
• Objetivos.
• Equipo.
• El costo del proyecto.

Esta es la preparación básica del proyecto, la adquisición de conocimiento. Siempre que estos sean datos objetivos, fiables y contrastados.

En pocas palabras, al preguntarnos qué es la iniciación de un proyecto, debes pensar en una serie de acciones para definir las primeras incógnitas, con base en la documentación.

Las preguntas a resolver definirán el propósito del proyecto, el cronograma y los tiempos, las metodologías que mejor se adapten a los propósitos, definir las partes interesadas en el proyecto e  identificar los riesgos más importantes.

Ejemplo de cómo iniciar un proyecto

Tomemos como ejemplo de cómo iniciar un proyecto, a una heladería que quiere incorporar un nuevo sabor, basado en las frutas de estación estival. El primer paso será determinar la viabilidad del proyecto y ajustarlo al la realidad de la empresa.

El gerente del proyecto comenzará su investigación y recopilación de datos y documentos, en conjunto con el maestro heladero y los jefes de sucursal.

Dentro de las preguntas iniciales, se encuentran se documenta información sobre cuáles son las frutas más abundantes y económicas que se encuentran durante la época estival. Por lo tanto el gerente buscará información al respecto.

También se acudirá a los archivos de la empresa para conocer si algún proyecto similar se ha realizado anteriormente. El gerente del proyecto tendrá reuniones informativas con el jefe de la planta de producción, recursos humanos y con la sección de proveedores.

Una vez que cuente con documentación relevante, definirá los objetivos, el alcance y la metodología adecuada para llevar adelante en nuevo sabor. Se define que será ejecutado a través de un método en espiral, donde el sabor nuevo se irá escalando, una vez obtenido, en una sucursal pequeña y luego irá enviándose a más sucursales, previa evaluación y corrección de ingredientes, según sea necesario.

Luego será momento de definir un cronograma alcanzable y de elegir al equipo de trabajo según sus habilidades y los roles necesarios.

Luego se definirán las herramientas y canales de comunicación. En este sentido, un software de Gestión de Proyectos como es Monday, Wrike o Trello, ayudará a mantener un flujo de comunicación y gestión eficiente, actualizado y que garantice el normal desarrollo del día a día del proyecto, tanto con la ayuda de herramientas de comunicación y notificaciones, como con gráficas de desarrollo, cronogramas interactivos y asignaciones claras.

Parte del proceso de iniciación del proyecto, también incluirá reuniones con los clientes y proveedores, y una profunda gestión de los riesgos asociados al desarrollo.

Una vez determinada la estructura organizativa del proyecto, se expone y se da inicio, para pasar a las etapas siguientes.

Conclusiones

Durante todo el proceso, será vital contar con la ayuda de un Software de gestión de proyectos, donde se irá midiendo y corrigiendo todo lo necesario para adaptarse a los objetivos propuestos. Estas soluciones permitirán medir y evaluar al equipo, y la gestión general del proceso, con KPIs, diagramas y flujos automatizados basados en inteligencia artificial.

Ya conoces qué es la iniciación de un proyecto, en nuestro blog encontrarás diferentes artículos para continuar con las siguientes etapas y elementos necesarios durante todo el proceso de gestión, así como las herramientas adecuadas a cada necesidad.