Factores claves que influyen en la toma de decisiones en una empresa

El complejo mercado donde se movilizan las organizaciones no permite el estancamiento. Las empresas tienen que esforzarse por mantenerse competitivas. Y este esfuerzo requiere de personas que tomen decisiones oportunas, acertadas y eficientes.  La toma de decisiones en una empresa puede cambiar para bien o para mal el destino de una compañía. Por eso, en este artículo te contamos cómo pueden ayudarte los sistemas de información (también conocidos como IT) en la consecución de tus objetivos. 

¿Qué es la toma de decisiones en una empresa?

La toma de decisiones en una empresa es el proceso que le permite al equipo decidir cuál de todas las diferentes opciones, es la ideal para la compañía.

El momento de tomar una decisión, es importante definir si ese camino va de la mano con:

• El objetivo de la compañía.
• Las necesidades de los clientes.

Ahora bien, además de tener en claro el proceso, es necesario responde a esta pregunta: Qué razones nos inclinan por una u otra opción?; y, por otra parte, ¿qué herramientas nos ayudarán a encontrar esas razones?

A continuación, trataremos de responder a estas preguntas, para que puedas seleccionar una alternativa y justificarla. tendrás todo lo necesario para tomar las mejores decisiones para tu negocio.

Factores que influyen en la toma de decisiones en una empresa

A la hora de tomar decisiones estratégicas intervienen muchos aspectos. Y estos factores tienen que ser tenidos en cuenta a lo largo de todo el proceso de diseño e implementación de una decisión.

¿Cuáles son los factores que influyen en la toma de decisiones de una empresa en el ámbito empresarial?

• El tiempo. Este es un recurso muy valorado por su escasez en las organizaciones. Normalmente, se tiene que optar por cambios drásticos para la compañía en cuestión de minutos. Y las fechas límites suelen ser más bien acotadas. 
• El riesgo. Toda decisión, provocada por un acontecimiento bueno o malo, entraña en sí mismo la noción de peligro e inestabilidad futuras. 
• Las consideraciones subjetivas del decisor. El ser humano social es complejo, y en cuanto a las decisiones pueden existir escalas de prioridades que quizás no tengan una correlación directa con los de la compañía. También influyen la actitud y los sistemas de emociones propiciados en la urgencia del momento. 
• La aptitud del decisor. Sabemos, aunque nos pese, que existen personas más capacitadas para otras para lidiar con la presión, la urgencia y las situaciones límites. 
• El costo de la información. Algunos creen que las altas cantidades de información aseguran que el proceso de toma de decisiones en una empresa será más exitoso. Esto no es tan lineal. Hay que evitar que el gasto en el procesamiento de datos, supere a las ganancias que se obtienen de su uso y aplicación. 

Como vimos, no todos los factores que influyen en la toma de decisiones en una empresa son fáciles de controlar. Pueden presentar muchas variables y afectar profundamente el proceso. Sin embargo, hay un factor que es más controlable y que incide profundamente en las demás variables: la información.

La información como cuarto recurso esencial

Según las teorías económicas tradicionales, existían tres factores claves para el desarrollo de una empresa. Hablamos del capital, la tierra y el trabajo. Sin embargo, con el desembarco de las nuevas tecnologías, la necesidad de tomar decisiones rápidas se hizo más urgente que nunca. Para esto, se requería de un cuarto elemento fundamental; la información. 

Se la considera un activo estratégico por la alta incidencia y las consecuencias que puede generar en el rumbo de una organización. Por eso, requiere un tratamiento y consideraciones muy específicas en cada etapa del proceso de organización de la información. Además, sin información, la toma de decisiones en una empresa se volvería una actividad sin sentido.

Sistemas de información para la toma de decisiones en una empresa

Actualmente, la cantidad de información disponible sobre un problema dentro de una organización puede ser enorme. La cantidad de datos para procesar le tomaría meses a un humano con horarios laborales normales. Entonces, ¿Cómo podríamos tomar decisiones operativas o estratégicas urgentes si solo recopilar información nos tomaría meses? 

Sin duda no somos los primeros en plantearnos este dilema. Por eso ya existe una solución que ahorra costos, tiempo y tiene bajo margen de error.  Así nacieron los sistemas de información para la toma de decisiones de una empresa. 

 Los sistemas de información en una empresa pueden ayudarte en:

• La integración de todas las áreas de una organización. El programa te mostrará la información de toda la compañía en un plano más general y complejo. 
• Disponibilidad de más y mejor información en tiempo real. Es imposible la toma de decisiones en una empresa, con información errónea y mal organizada. Este sistema te asegura la fiabilidad de los datos que manejas.
• Elimina las barreras de las distancias y transporte, usando un mismo equipo desde distintos puntos. Ya no hace falta ir hacia los archivos de la empresa, o esperar una carpeta de datos. Puedes conectarte desde cualquier punto y acceder remotamente a la información en segundos. 
• Mayor capacidad. Ya mencionamos que el caudal de información de una empresa puede resultar apabullante. Ningún sistema de archivado físico podría manejarla.
• Mayor seguridad. Estas herramientas generan backups y copias de seguridad de respaldo en caso de cualquier incidente. 
• Reducción de costos. Con la reutilización de los espacios de archivo, la digitalización de los archivos y la reducción de personal para procesar y ordenar los datos, los gastos disminuyen considerablemente.

¿Cuáles son los tipos de toma de decisiones?

Existen 7 diferentes tipos de toma de decisiones en las empresas. Se clasifican según el impacto que la decisión tendrá y los actores involucrados:

✔ Directivas

Las decisiones que se toman en los altos mandos de la empresa, son las directivas. Estas decisiones incluyen en el total de la organización, y por esta razón son cruciales para marcar el rumbo. Este tipo de decisiones están relacionadas con cambios o ajustes de planes y planteo de nuevos objetivos.

Un ejemplo puede ser decidir la apertura de una ronda de inversión, evaluar nuevos accionistas o decidir entre socios claves o elegir personal para la dirección de un área estratégica.

✔ Operativas

Aquí entran todas esas que guían el camino de los procesos que aparecen en el día a día de la empresa. Se caracterizan porque las toman todo tipo de colaboradores para permitir el correcto funcionamiento de su área.

Ejemplos: la contratación de un nuevo colaborador de nivel básico o la actualización del equipo tecnológico para un proyecto.

✔ Estratégicas

La decisiones estratégicas no son, necesariamente, efectuada por altos directivos, pero si requieren de mucha planificación, ya que definen los pasos a seguir a mediano y largo plazo en la compañía. Suelen involucrar a muchas personas.

Un ejemplo podría ser la creación de los objetivos y resultados clave en el equipo de marketing.

✔ Decisiones Tácticas

La toma de decisiones tácticas, a diferencia de las estratégicas, tienen poco margen de tiempo para definirse. Son decisiones urgentes que surgen a partir de imprevistos en el proyecto.

Un ejemplo podría ser el ajuste sobre la marcha de una estrategia de plaza de marketing que no dio los resultados esperados; o modificar una pieza con fallas en un producto.

✔ De peso o riesgo

La toma de decisiones en una empresa son de peso, cuando todos los actores quedan afectados por ella, a nivel macro. Suele estar vinculadas a situaciones sorpresivas o adversas, y que podrían tener graves consecuencias en la compañía.

Un ejemplo es cuando se desata una guerra y los proveedores de insumos no consiguen enviarlos y aumentan su precio excesivamente.

✔ Toma de decisiones Grupales e individuales

Cuando dos o más personas deben ponerse de acuerdo para tomar una decisión, se trata de una decisión grupal. Por otro lado, las deciciones que pueden ser resueltas por una sola persona, son las individuales.

Una toma de decisión grupal es cuando se debe votar por un nuevo logo y características de un nuevo producto. Una decisión individual es cuando un vendedor decide realizar un descuento al cliente.

✔ Toma de decisiones Mixtas

Estas decisiones son complejas, ya que no entran dentro de una sola categoría. Son combinaciones de cualquiera de los tipos de toma de decisiones que ya mencionamos.

Un ejemplo es la votación para resolver un problema con un cliente que no quiere cumplir con su parte del trato.

Software para la toma de decisiones en una empresa

Aunque algunas empresas hayan decidido acudir a la transformación digital, todavía existen otra que prefieren seguir métodos más tradicionales.

Sin embargo, estos entrañan algunos problemas. El principal es la falla humana. Llegar a procesar gran cantidad de datos sin duda puede generar cansancio mental. Lo que lleva a cometer un error en el procesamiento.

Además, las herramientas digitales pueden realizar las tareas de registro y procesamiento mucho más rápido que un humano.

Software como FreshService, Efecte ITSM o proactivanet ayudan enormemente a aliviar la carga de trabajo humano. Permitiendo que los miembros del equipo exploren actividades y habilidades que potencien su rendimiento y aprendizaje.

Conclusión 

La toma de decisiones en una empresa es la herramienta más efectiva a la hora de mantener vigente y actualizada a una organización en el panorama empresarial. Sin embargo, su procesamiento puede ser una tarea compleja y ardua. Por eso, existen diferentes opciones de software de ITSM que pueden ayudarte con este proceso.

En este artículo vimos qué factores influyen en la toma de decisiones de una empresa y qué tipo de decisiones existen. También te recomendamos algunos software para la toma de decisiones en una empresa que pueden servirte para comenzar tu migración digital.