Costes de Mantenimiento: Tipos y Métodos de Cálculo

Los costes de mantenimiento y reparación resumen el dinero total destinado a procurar que un activo siga funcionando como debería.

En una empresa (e incluso en el día a día hogareño), siempre existe este tipo de costes sin importar que el bien en cuestión sea una casa, un coche, una máquina o un electrodoméstico.

De hecho, puede que no lo hayas pensado antes, pero cuando decides comprar una moto o un microondas estás accediendo a costes de mantenimiento que, tarde o temprano, tendrás que cubrir.

Para mantener la capacidad productiva, debes conocer qué son, cuáles son sus tipos y cómo calcular los costes de mantenimiento. En este artículo desarrollaremos estos temas.

Por lo general, la información necesaria para determinar los costes se almacena en un software de mantenimiento profesional de la empresa, que hace más fácil acceder a datos confiables y actualizados. Un claro ejemplo de una herramienta para la gestión de mantenimiento es el software Fracttal One.

Es una de las herramientas más elegidas, por su capacidad para:

• Controlar toda la información de tareas y procesos.
• Organizar el catálogo y las ubicaciones de activos.
• Gestionar el inventario.
• Administrar y controlar a los proveedores de servicios.
• Planificar el mantenimiento, dividiendo y asignando las tareas planificadas

Costes Directos de Mantenimiento vs. Gastos de Capital  

Los costes directos de mantenimiento y reparación se refieren a los gastos en los que tendrás que incurrir eventualmente para realizar tareas de mantenimiento preventivo o mantenimiento correctivo, como:

• Reparar una máquina impresora.
• Resolver una falla eléctrica.
• Reemplazar un bombillo en mal estado.
• Invertir en horas de trabajo para hacer chequeos periódicos.

En cambio, los gastos de capital tienen que ver con reparaciones, sustitución de componentes o actualizaciones que buscan extender la vida útil de un activo, por ejemplo:

• Reemplazar un techo.
• Pintar la fachada de tu oficina.

La diferencia es que los costes directos de mantenimiento se dirigen a la conservación de los equipos para que sigan funcionando bien, mientras que los gastos de capital pretenden que sea operativo durante más tiempo.

El análisis de costes directos se hace dividiendo los gastos entre el coste del mantenimiento correctivo y los costes del mantenimiento preventivo. Por regla general, al invertir más en mantenimiento preventivo, disminuyen los gastos de mantenimiento correctivo.

Costes indirectos  

Los costes indirectos de mantenimiento, son aquellos que se generan como consecuencia de fallas y roturas en los equipos. Se trata de un coste variable, que no puede determinarse con la misma exactitud que los costes fijos o directos.

Los ejemplos de estos costes de mantenimiento van más allá de la reparación de los activos, también pueden incluir:

• Costes y/o multas por incumplimiento con los clientes y contratos.
• Costes financieros.
• Gasto en el personal: horas extra para cumplir con el proceso productivo.
• Formación de cuellos de botella
• Deterioro del producto y mala calidad en su confección.

Un plan de mantenimiento efectivo, evitará los costes indirectos. Nuevamente, contar con un software profesional como Fracttal One, ayudará a facilitar el mantenimiento, tanto de los equipos de la cadena productiva, como los vehículos, maquinaria e instalaciones.

Tipos de Costes de Mantenimiento  

Saber cómo funciona la estimación de costes de mantenimiento es muy importante para hacer un uso controlado de las finanzas y tomar decisiones de compra inteligentes. Cuando se evalúa el ciclo de vida de un activo, se deben revisar las proyecciones a corto, mediano y largo plazo, de lo que pueden llegar a costar sus mantenimientos.

Dentro de la gestión de mantenimiento empresarial, se sabe que los gastos de mantenimiento y reparación son inevitables (al menos que un negocio esté dispuesto a reemplazar maquinaria neuróticamente en lugar de repararla).

La única medida que los administradores y encargados del departamento de mantenimiento pueden tomar es hacer un cálculo de costes de mantenimiento preciso para adelantarse a los hechos.

Los números dependerán del tipo de mantenimiento que deba hacerse al equipo. Principalmente, pueden distinguirse cuatro categorías de costes de mantenimiento:

• Costes de Reparación: se trata de gastos que derivan de fallas técnicas o averías para las cuales se requiere de la participación de un técnico. Puede ser necesario el reemplazo de componentes.
• Costes de Adaptación: Las adaptaciones introducen cambios a equipos, sistemas informáticos o instalaciones con el fin de percibir beneficios derivados o darle un uso distinto a un espacio para atender a las necesidades actuales de la empresa. Un ejemplo sería convertir un salón en desuso en un comedor para trabajadores.
• Costes de Restauración: El objetivo es hacer que objetos o bienes deteriorados retomen su condición normalmente eficiente. Un buen ejemplo es la reconstrucción de una propiedad abandonada para dejarla como nueva o la adquisición de una máquina de segunda mano que la empresa planea restaurar.
• Costes de mejora: Los costes de mejora son similares a los costes de reparación, salvo que la meta es hacer que un activo funcione mejor que antes.

Cálculo de Costes de Mantenimiento  

Hay dos enfoques populares para la estimación de gastos de mantenimiento:

1. El cálculo aproximado
2. El cálculo específico o anual

Echemos un vistazo al mecanismo de acción de ambos métodos para la determinación de costes de mantenimiento y reparación.

Estimación Aproximada de Costes de Mantenimiento  

Este enfoque toma en cuenta el historial de los servicios de mantenimiento realizados a un equipo en el pasado. Para ello, se consultan las órdenes de trabajo, las check list de mantenimiento, la frecuencia de recambio de piezas y otros indicadores similares.

La estimación aproximada de costes de mantenimiento:

• Usa la información disponible para calcular los posibles costes futuros que la empresa deberá cubrir.
• Arroja proyecciones futuras basadas en el pasado.

Considera el estado actual del inventario de equipos para determinar qué porcentaje de los activos en mal estado pueden volver a funcionar, y cuántos puedes rehabilitar.

Estimación Específica o Anual de Costes de Mantenimiento

El segundo método usado para calcular costes de mantenimiento consiste en una estimación específica o anual, lo que implica un proceso más complejo, pero también más exacto.

La principal diferencia es que hace falta un especialista en mantenimiento que pueda entregarle a la empresa estimaciones precisas.

Además, el encargado debe tener conocimientos de mantenimiento predictivo, estandarización de equipos y proyección de repuestos, pues lo que se busca es anticiparse a las averías.

Este modelo de estimación distingue entre dos tipos de presupuesto:

• Uno para el trabajo planificado (en el ejemplo de abajo verás los factores que se toman en cuenta para esta presupuestación).
• Y otro para contingencias

Los presupuestos de contingencia asignan fondos para trabajos de mantenimiento no planificados, como emergencias o averías repentinas que no se pueden predecir.

Costos de Mantenimiento: Ejemplos

1. Gastos Directos de Mantenimiento vs. Gastos de Capital

Supongamos que el computador del gerente de tu empresa se avería.

En un principio, solo es necesario reemplazar la tarjeta gráfica (aquí se destinarán los costes de mantenimiento), pero decides invertir también en la expansión de la memoria RAM aprovechando la visita al taller (gastos de capital) para que tu gerente pueda elevar su productividad.

2. Ejemplo de gastos de mantenimiento: Estimación de Costes

Una empresa ensambladora necesita emitir un documento formal con una estimación de costes de mantenimiento para justificar sus gastos y distribuir la presupuestación anual.

Como carecen de un Software de Mantenimiento para simplificar la tarea, contratan a un especialista en contabilidad y proyección de mantenimiento industrial.

El experto elabora un presupuesto para trabajo planificado tomando en cuenta:

• Piezas de repuesto que se requieren con regularidad, determinadas a partir de la experiencia previa y cualquier planificación actual de trabajos de reparación.
• Piezas de repuesto que se necesitan de acuerdo con los cronogramas y horarios de mantenimiento preventivo planificado (PPM).
• Materiales de mantenimiento que se requieran con regularidad, determinados por la experiencia previa y cualquier trabajo de reparación planificado.
• Materiales de mantenimiento que se requieran de acuerdo con los programas y horarios de PPM.
• Contratos de servicio.
• Calibración de equipos.
• Sustitución de herramientas al final de su vida útil.
• Material de oficina.
• Cualquier requisito de mantenimiento producto de las compras planificadas de nuevo equipo.
• Otros aspectos administrativos.

Conclusiones

Ya conoces los pasos para crear una fórmula para calcular los costes de mantenimiento, así como los tipos de costes y sus características.

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Una de las opciones más populares es la de Fracttal One, que puede manejarse de forma 100% móvil y está presente en más de 35 países del mundo

Con un programa informático especializado, calcular los costes de mantenimiento en tu empresa será mucho más sencillo y asequible. Además, podrás medir y controlar el desempeño de tu equipo de mantenimiento mientras evalúas el rendimiento de tus activos.