Software de Mantenimiento: ¿qué utilidad tiene una herramienta de este tipo para las empresas en la actualidad?

Software de Mantenimiento… Cuando se hace el trabajo de forma tradicional, perder una orden puede convertirse en una situación engorrosa. ¿Qué decir de llevar al día el historial de mantenimiento de algún equipo? Son horas y horas de trabajo. No es para menos.

Asumir las riendas del control y el seguimiento de las operaciones de mantenimiento puede llegar a ser un reto para cualquier empresa, sin importar el sector en el que se desempeñe. Y es que todas las organizaciones exigen una gestión cabal de herramientas, equipos, vehículos, maquinarias e instalaciones, para poder desarrollar las operaciones sin tropiezos.

Afortunadamente, el sector de la tecnología siempre tiene respuestas que ofrecer para agilizar tareas cotidianas y a largo plazo. Específicamente, en el caso de la gestión de mantenimiento se puede hacer uso de un software de CMMS (Computerized Maintenance Management Software-System).

Esta herramienta informática también se conoce como Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado o Software de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO).

Todos esos términos se refieren a un sistema diseñado para que las organizaciones puedan simplificar la tarea de mantenimiento, a la par que ofrece datos de esta misma gestión.

Ahora bien, ¿es verdaderamente útil un software de mantenimiento para las empresas? ¿Qué tipos de software de mantenimiento se pueden conseguir en el mercado? ¿Qué ventajas ofrece un programa de mantenimiento? Estas preguntas son respondidas en el siguiente artículo.

Software de mantenimiento: CMMS, GMAO O GMAC… ¿A que responden todas estas denominaciones?

Una vez que las empresas se convencieron de que debían hacer del mantenimiento de sus bienes y equipos un arte, este comenzó a hacerse de forma ardua. Para ese entonces se trataba de forma manual, lo que significa muchas horas de trabajo.

Con el avance de la tecnología y el uso de la computadora, surge la Hoja de Cálculo como una manera de llevar la información más clara y organizadamente. No obstante, el trabajo no dejaba de significar mucho esfuerzo. De esa manera, se llevaban asuntos como las órdenes de trabajo retrasadas, costos de mantenimiento, auditorias, inventario y análisis del ciclo de vida de los activos, etc.

Indudablemente, la llegada de los programas informáticos especializados a esta área marcó un antes y un después. Especialmente, el software de mantenimiento se convirtió en una solución para atender esos procesos manuales que retrasaron la gestión del negocio y disminuían la productividad del equipo.

Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado automatiza las tareas referidas al mantenimiento. Esto abarca asuntos relacionados con la administración y los informes. Todo esto se hace de una manera rápida y sencilla. Lo mejor de todo es la reducción del tiempo y los recursos que antes se invertían en estas labores.

En la medida en la que el software y el uso de dispositivos móviles se han combinado, estas herramientas no solo se usan desde computadores de escritorio. Ahora, también son compatibles con tabletas, teléfonos inteligentes, entre otros.

Software de mantenimiento: una herramienta con múltiples funciones y un propósito definido

Como su nombre lo indica, un programa de mantenimiento garantiza el buen estado de los activos de la empresa. Sin embargo, ¿cómo funciona exactamente? Primeramente, estas herramientas cumplen con la labor básica de centralizar la información sobre los activos. Por ejemplo, permiten saber dónde se encuentran, qué requieren, a cargo de quién están y cuando son utilizados.

Particularmente, un software como este hace posible que informaciones que resultan fundamentales para el manejo cabal de mantenimiento puedan ser accesibles y auditables.

Puntualmente, ¿qué datos maneja un programa de mantenimiento? Puede gestionar:

  • Bases de datos de productos.
  • Repuestos y otros artículos para reparaciones.
  • Presupuestos de arreglos.
  • Notificaciones.
  • Órdenes de trabajo.
  • Contratos de mantenimiento.
  • Facturas.

Una de las particularidades de este tipo de software es la posibilidad de prever inconvenientes. Un programa de mantenimiento ayuda a supervisar el comportamiento y la condición de los activos. A la par, es capaz de enviar avisos que sirven de alerta. Esto ayuda a realizar sustituciones que eviten fallas y reparaciones en los momentos menos convenientes.

Asimismo, el software de mantenimiento ayuda a organizar las órdenes de trabajo. De este modo, se pueden crear, editar y monitorear las mismas. Además, con este software se puede controlar el inventario. Y es que puede saberse la cantidad de piezas de repuesto, materiales y otras herramientas con las que se cuenta o no y que son necesarias para las labores del área.

Como si fuera poco lo antes señalado, un software de mantenimiento es capaz de ayudar a manejar más eficientemente el trabajo del personal del área. Así, se puede controlar el desempeño y disponibilidad de los técnicos para asignarles labores.

Tipos de software de mantenimiento: diferentes enfoques de una misma solución

Los software de mantenimiento pueden abarcar funciones diseñadas para atender distintos enfoques. Y es que el mantenimiento puede ser preventivo, predictivo o correctivo. Así, algunas herramientas de esta categoría pueden estar especializadas en un solo enfoque o brindar respuestas para los tres. No obstante, ¿de qué se trata cada uno?

Software de mantenimiento preventivo

Se encargan de labores dirigidas a gestionar el mantenimiento de máquinas y piezas del edificio, fábrica, cliente o nave, con miras a evitar cualquier inconveniente. Entre ellas:

  • Controlar las revisiones del plan de gestión de mantenimiento con respecto a cada máquina o pieza.
  • Registrar las herramientas requeridas, así como normas de higiene y seguridad, en el caso de cada operación.
  • Generar órdenes de trabajo a realizar, partiendo del plan de gestión de mantenimiento introducido para cada modelo de máquina.
  • Permitir la entrega de órdenes de trabajo impresas y a través de dispositivos PDA (Personal Digital Assistant o Ayudante personal digital), como plannig mensuales o anuales.
  • Balance e histórico luego de cada operación preventiva, que incluye los partes de mano de obra y acopios de material de almacén.
  • Planificación de tareas de mantenimiento por operarios y equipos.

Software de mantenimiento correctivo

Hacen posible programar el mantenimiento enfocado en cubrir las necesidades de la empresa dentro del marco correctivo. Así, permite:

  • Seguir los avisos de mantenimiento correctivo.
  • Controlar de partes, de almacén, averías y reparaciones típicas de cada modelo de máquina.
  • Realizar listas sobre avisos entre fechas, por secciones, por máquinas, etc.
  • Adaptar y personalizar formatos de los listados de la empresa.
  • Supervisar avisos, total de horas invertidas, materiales, operarios y observaciones de la reparación.
  • Emitir históricos de todas las operaciones correctivas y preventivas de las máquinas.

Software de mantenimiento predictivo

Pronosticar el punto futuro de falla de un componente de una máquina, de tal forma que dicho componente pueda reemplazarse, partiendo de un plan, justo antes de que falle. Por lo tanto, se ocupa de:

  • Disminuir las tareas de mantenimiento.
  • Aumentar la disponibilidad de los equipos.
  • Mejorar la seguridad.
  • Disminuir los costos asociados del mantenimiento.

Beneficios del software de mantenimiento

Hacer uso de un software de mantenimiento trae consigo una amplia lista de ventajas. A continuación, algunos de sus beneficios:

  • Disminuir el tiempo de inactividad del equipo al garantizar menos reparaciones.
  • Incrementar la productividad del personal técnico.
  • Rastrear y administrar herramientas o equipos de una manera fácil.
  • Disminuir los costes de mantenimiento.
  • Mejora la gestión de órdenes de trabajo.
  • Incrementar la vida útil del equipo.
  • Manejar de forma más efectiva flujos y órdenes de trabajo, así como los históricos.
  • Cumplir a cabalidad con los estándares de cumplimiento y seguridad.
  • Contar con informes en tiempo real.
  • Mejorar la tomar decisiones gracias a la información precisa y acertada que se obtiene del software.
  • Reducir fallas y errores gracias las notificaciones y alertas automáticas.
  • Garantizar la trazabilidad de la data en la medida en que registran de manera electrónica, automática y sobre la marcha.
  • Facilitar las auditorías al contar con información en tiempo real.
  • Aumentar la seguridad al lograr una visión 360 debido a un mejor seguimiento e inspecciones más eficientes.
  • Lograr un uso eficaz de los recursos financieros.
  • Controlar mejor las operaciones en proceso, finalizadas o atrasadas.
  • Optimizar el monitoreo y planificación de las actividades relacionadas con la gestión de mantenimiento.
  • Promover un trabajo más colaborativo y dinámico.

¿Cómo elegir el mejor software de mantenimiento?

No existe un programa informático que sea perfecto. Pero si existe aquel que se acerca más a los requerimientos de la empresa y los recursos de los que dispone para hacer una adquisición de este tipo. No obstante, si lo que se quiere es ser precavido se pueden considerar aspectos como los siguientes:

  • Obtener la mayor cantidad de información posible sobre la herramienta.
  • Saber con precisión para qué se utilizará.
  • Consultar al equipo humano que utilizará la herramienta acerca de sus necesidades y expectativas.
  • Revisar muy bien el producto preseleccionado.
  • Contar con información fidedigna acerca del proveedor.
  • Conocer la opinión de los usuarios de la herramienta.
  • Verificar la durabilidad del software y las posibilidades de actualización.
  • Comprobar que el proveedor se involucrará con el proceso de implantación.
  • Determinar qué tanta y qué tiempo de formación requerirá el personal para poder utilizar la herramienta.
  • Determinar si el software es compatible con los equipos y otras herramientas informáticas en uso.

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