Sistema de control de inventarios máximos y mínimos | Cómo calcularlos

Una de las partes más importantes de una empresa es saber administrar correctamente su inventario para mantener la operatividad y la rentabilidad del negocio. Con un buen sistema de control de inventarios máximos y mínimos, puedes asegurar que tu empresa esté siempre preparada para satisfacer la demanda del mercado de manera eficiente y rentable.

Según el estudio de McKinsey ‘Digital logistics: Technology race gathers momentum’ (Logística digital: la carrera tecnológica cobra impulso) las compañías logísticas están invirtiendo en tecnología para disminuir costos y elevar la productividad de sus depósitos y redes de transporte. 

Las tendencias en automatización y uso de IA, junto con el crecimiento del comercio electrónico y la competencia feroz por la satisfacción del cliente, juegan un rol clave en cómo las empresas deciden administrar sus inventarios. 

En este artículo te explicaremos qué es un sistema de control de inventarios máximo y mínimos, por qué es tan importante y cómo se calcula cada variable para que puedas fijar de manera eficiente tus niveles de stock. 

¿Qué entendemos por control de inventarios?

Un sistema de control de inventarios es el conjunto de mecanismos y procesos que permiten a una empresa administrar eficientemente el movimiento y almacenamiento de mercancías, así como el flujo de información y recursos asociados. 

Este sistema no solo te ayuda a saber cuántos productos tienes en existencia, sino también a clasificarlos adecuadamente y a mantener registros confiables. 

La importancia de contar con un sistema de control de inventarios radica en varios aspectos clave para cualquier empresa, especialmente aquellas donde la logística es esencial. Para ofrecer productos a tiempo y optimizar los costes de almacenamiento, es crucial gestionar adecuadamente los niveles de existencias. 

Aquí es donde entran en juego los conceptos de stock mínimo y stock máximo. Estos términos se refieren a las cantidades óptimas de productos que debes mantener en tu inventario para asegurar que siempre puedas satisfacer la demanda sin incurrir en costos innecesarios de almacenamiento.

Un control de inventarios eficiente también soluciona problemas comunes en los almacenes, como:

• Robo hormiga: Pérdidas por pequeños robos constantes que pueden acumularse y representar una pérdida significativa.
• Baja rotación de inventarios por fecha de caducidad: Productos que no se venden a tiempo y se vuelven obsoletos o caducan, generando pérdidas.
• Mala planificación de demanda: Exceso o escasez de productos debido a pronósticos inexactos.
• Falta de control de calidad: Productos defectuosos que no se identifican a tiempo y afectan la satisfacción del cliente.
• Desabasto o exceso de productos: Mantener niveles de inventario que no corresponden con la demanda real, generando costos adicionales o pérdida de ventas.

¿Qué es el stock de inventario mínimo y cómo calcularlo?

El stock de inventario mínimo por definición es la cantidad mínima de unidades de un producto que debes tener en tu inventario para evitar quedarte sin existencias y perder ventas. 

Este nivel de stock actúa como un colchón de seguridad que permite a tu empresa seguir operando sin interrupciones, incluso durante períodos de alta demanda o imprevistos en la cadena de suministro.

Calcular el inventario mínimo de manera efectiva requiere considerar varios factores clave. A continuación, te detallamos los que consideramos más importantes:

Previsión de la demanda

Uno de los elementos esenciales para determinar el stock mínimo es la previsión de la demanda. Utilizando herramientas de inteligencia de negocios (Business Intelligence), puedes analizar datos históricos de ventas para identificar patrones y tendencias. 

Este análisis te permite hacer previsiones confiables sobre el comportamiento de la demanda futura. Por ejemplo, si en meses anteriores vendiste un promedio de 20 a 27 unidades de un producto, sería imprudente mantener solo 15 unidades en stock. 

De esta forma, deberías ajustar tu inventario mínimo para satisfacer la demanda esperada y evitar la pérdida de ventas.

Tiempos de suministro

Otro factor crucial es el tiempo de suministro. Este se refiere al tiempo que tarda un proveedor en entregar un pedido desde el momento en que se realiza hasta que llega a tu almacén. 

Si tus proveedores necesitan varios días o semanas para completar una entrega, deberás ajustar tu punto de reabastecimiento para asegurarte de que nunca te quedes sin existencias. 

Por ejemplo, si el tiempo promedio de entrega de un proveedor es de dos semanas, deberías anticipar tus pedidos para que lleguen antes de que tu inventario alcance el nivel mínimo.

Normas del proveedor

Las normas del proveedor también juegan un papel importante. Estas incluyen las condiciones de pago, plazos de entrega, tamaños mínimos de pedido y cualquier otro requisito específico que pueda afectar el proceso de reabastecimiento. 

Por ejemplo, si un proveedor requiere que los pedidos se hagan en grandes cantidades o que se firmen contratos para pedidos personalizados, estos factores deben ser considerados al calcular tu stock mínimo para evitar demoras inesperadas.

Ejemplo práctico de cálculo de stock mínimo

Supongamos que administras una tienda de maletas y quieres calcular el stock mínimo de un modelo específico. Considera lo siguiente:

• Ventas históricas: En los últimos cuatro meses, vendiste 27, 22, 20 y 24 unidades, respectivamente. Esto te da un promedio de 23,25 unidades por mes.
• Tiempo de suministro: Tu proveedor tarda en promedio 15 días en entregar un pedido.
• Demanda diaria: Si el promedio mensual de ventas es 23,25 unidades, entonces la demanda diaria es aproximadamente 0,775 unidades (23,25 dividido por 30 días).

Con estos datos, puedes calcular el stock mínimo necesario para cubrir el tiempo de suministro:

Stock mínimo = Demanda diaria x tiempo de suministro

SM = 0.775 unidades x 15 días

Stock mínimo = 11.625 unidades

Para mayor seguridad, es recomendable redondear hacia arriba y considerar un margen adicional para imprevistos, lo que podría llevarte a establecer un stock mínimo de 13 unidades.

Por lo tanto, el control de existencias mínimas es una herramienta vital para cualquier empresa que busque mantener la continuidad de sus operaciones y satisfacer la demanda de sus clientes de manera eficiente.

 Al considerar la previsión de la demanda, los tiempos de suministro y las normas del proveedor, puedes calcular y ajustar tu stock mínimo para optimizar la gestión de inventarios y garantizar el éxito de tu negocio.

Stock de inventario máximo: definición e importancia

Por otra parte, el inventario máximo se refiere al volumen máximo de productos que puedes mantener en tu almacén sin incurrir en costos innecesarios o riesgos de deterioro. 

Aunque a primera vista podría parecer ideal tener siempre la máxima cantidad de inventario para asegurar la disponibilidad continua de productos, esto no es práctico ni rentable para la mayoría de las empresas. 

De hecho, mantener un inventario excesivo puede resultar en costos adicionales y potenciales pérdidas debido a varios factores:

• Costos de almacenamiento: Entre más productos almacenes, mayor será el espacio necesario y, por ende, los costos asociados a mantener dicho espacio. Esto incluye el alquiler o mantenimiento de almacenes más grandes, costos de energía y la necesidad de más personal para gestionar el inventario.
• Riesgo de deterioro y pérdidas: Los productos almacenados en exceso corren el riesgo de deteriorarse o dañarse, especialmente si el espacio de almacenamiento no es adecuado. Además, un almacenamiento sobrecargado puede provocar que los productos se apelotonen, incrementando el riesgo de roturas o pérdidas.
• Inmovilización de capital: Tener más inventario del necesario, inmoviliza recursos financieros que podrían utilizarse en otras áreas del negocio. Esto afecta negativamente el flujo de caja y puede limitar la capacidad de la empresa para responder a oportunidades o necesidades urgentes.

Importancia de fijar el inventario máximo

Por lo tanto, fijar un stock máximo de mercancías es esencial para mantener un equilibrio adecuado entre disponibilidad de productos y eficiencia operativa. Al establecer este límite, puedes optimizar varios aspectos clave del manejo de inventarios, como evitar la acumulación innecesaria de productos y optimizar el uso del espacio.

Además, al limitar la cantidad de inventario, puedes reducir los costos asociados al almacenamiento, incluyendo el mantenimiento del espacio, energía y personal necesario para la gestión del inventario.

De esta forma, es más fácil implementar un sistema de control de inventarios máximos y mínimos que permita gestionar la mercancía en función de su localización, caducidades y otras características importantes.

Ejemplo práctico de cálculo del stock máximo

Supongamos que administras una tienda de artículos electrónicos y quieres calcular el stock máximo de un modelo específico de tabletas. Considera los siguientes factores:

• Ventas históricas: En los últimos cuatro meses, vendiste un promedio de 50 unidades por mes.
• Capacidad de almacenamiento: Tu almacén puede almacenar cómodamente hasta 100 unidades de tabletas sin comprometer el espacio necesario para otros productos.
• Costos de almacenamiento: Cada unidad adicional por encima de las 100 unidades implica costos de almacenamiento adicionales debido a la necesidad de alquilar espacio extra.

Con estos datos, puedes calcular un stock máximo razonable considerando la demanda esperada y la capacidad de almacenamiento disponible. 

Si en meses anteriores vendiste entre 45 y 55 unidades, y tu almacén puede manejar hasta 100 unidades sin incurrir en costos adicionales, podrías establecer tu stock máximo en 80 unidades para asegurar un margen de seguridad sin sobrecargar tu almacén.

Factores a considerar en el manejo de inventarios máximos y mínimos

El buen uso de un sistema de control de inventarios máximos y mínimos es crucial para optimizar los recursos de tu empresa y garantizar la disponibilidad de productos sin incurrir en costos excesivos. 

A continuación, abordamos los principales factores que debes considerar al establecer estos límites:

Reaprovisionamiento

El punto de reaprovisionamiento es el momento en el cual debes realizar un nuevo pedido de productos para evitar quedarte sin existencias. Este punto varía según el tipo de producto y la demanda. 

Tradicionalmente, este proceso requería un control manual diario, pero hoy en día, las funciones de un software ERP (Enterprise Resource Planning) o las app de inventario pueden realizar esta tarea. Estas soluciones pueden notificarte cuando el nivel de inventario cae por debajo de un umbral predeterminado o incluso realizar pedidos automáticos.

Para determinar el punto de reaprovisionamiento, debes considerar:

• Tiempo de suministro: El tiempo que tarda un proveedor en entregar un pedido desde que se realiza hasta que llega a tu almacén.
• Consumo diario: La cantidad promedio de producto que se vende o utiliza diariamente.

Estacionalidad de la demanda

La estacionalidad de la demanda es un factor vital en el manejo de inventarios. La demanda de ciertos productos puede variar significativamente según la época del año. 

Por ejemplo, productos navideños o artículos de verano tienen picos de demanda en sus respectivas temporadas. Por ello, es esencial ajustar tus niveles de inventario mínimo y máximo en función de estas variaciones estacionales.

Evaluar y ajustar tus inventarios regularmente, tomando en cuenta los patrones de demanda estacional, te permitirá mantener un equilibrio entre tener suficientes productos para satisfacer la demanda y evitar el exceso de inventario fuera de temporada.

Frecuencia de evaluación

Es prudente evaluar los máximos y mínimos de inventarios con frecuencia, especialmente para productos de alta rotación. 

Calcular el índice de rotación de inventario te ayudará a determinar cuántas veces se debe reabastecer el almacén en un período determinado.

➤ Aprende más sobre los métodos de valuación de inventarios aquí.

Viabilidad económica

La viabilidad económica es otro aspecto crucial. Al ajustar tus niveles de inventario, debes asegurarte de que las decisiones sean financieramente viables. Considera los siguientes puntos:

• Costos de almacenamiento: Incluyen el alquiler, mantenimiento, energía y personal necesario para gestionar el inventario. Asegúrate de que el retorno de la inversión en estos costos sea justificado por el aumento en las ventas y beneficios.
• Crecimiento de ventas: Evalúa si el crecimiento en las ventas es sostenible o si se debe a factores estacionales que podrían no repetirse en otros períodos del año.
• Flujo de efectivo: Mantén un equilibrio entre la inversión en inventario y la liquidez financiera. Evita inmovilizar capital en productos que podrían no venderse rápidamente.

Estrategias de almacenamiento y ventas

Otra opción para optimizar el manejo de inventarios es combinar la compra de mercancías con la venta bajo demanda. 

Esto implica enviar la orden de entrega al proveedor para que él envíe el producto directamente al cliente, ahorrando espacio en tu almacén y reduciendo costos de almacenamiento. Esta estrategia es especialmente útil para productos de baja rotación o de alto costo.

Conclusión

El uso eficiente del sistema de control de inventarios máximos y mínimos es un proceso que requiere una evaluación constante, pero que gestionado de una manera óptima puede potenciar la operabilidad de tu empresa y expandir sus objetivos comerciales.

En este sentido, implementar un software de inventarios también puede ser un gran aliado en la gestión eficiente de los sistemas de control de inventarios máximos y mínimos. Sus funciones avanzadas y automatizadas no solo facilitan el control de las existencias, sino que también mejoran la precisión, reducen costos y optimizan la toma de decisiones. 

Finalmente, considerar factores como el reaprovisionamiento, la estacionalidad de la demanda, la frecuencia de evaluación y la viabilidad económica, te permitirá calcular de una manera más precisa los mínimos y máximos de tu inventario.