Las Reglas del Kanban: 6 Principios Básicos

Implementar la metodología Kanban sin conocer las reglas del Kanban puede acabar con el proyecto volando por los aires.

Sin duda quieres sacarle todo el jugo a tus recursos, y el sistema Kanban te ayudará a hacerlo. Pero para obtener los rendimientos deseados, debes asegurarte de conocer todas las limitaciones y normativas.

Prepárate para saber cuántas reglas tiene Kanban y cómo influyen en la estandarización de un proyecto en este artículo.

Las reglas del Kanban

El concepto “reglas del Kanban” se refiere a las normas necesarias para que esta metodología de gestión de proyectos pueda implementarse correctamente. En total, existen 6 reglas imprescindibles:

1. No pasar a la siguiente etapa hasta cumplir con el objetivo. Un obstáculo que pasemos por alto en una etapa será más difícil de resolver en la siguiente. Pensemos en una cadena de producción automotriz, por ejemplo. Imagina tener un motor defectuoso, ya instalado… Eso representaría una inversión en materiales, equipo y mano de obra que no podrá recuperarse.
2. Solo se debe cumplir con lo necesario. Siguiendo con un ejemplo de cadena de producción automotriz, cuando se envíe una parte del carro terminada al siguiente proceso, es fundamental que se entregue lo que se pidió. Cada fase tiene sus limitaciones y posibilidades, por lo que se puede generar un gran problema y una interrupción en el flujo de trabajo si los involucrados hacen más o menos de lo solicitado. El objeto de esta regla es minimizar los inventarios, trabajar en orden y optimizar los recursos.
3. Organizar el proceso como un todo. Para lograr la máxima agilidad en las etapas, cada elemento debe estar preparado para actuar. Es necesario pensar en las tareas como independientes, por un lado, pero también como interdependientes de las siguientes. Por eso, hay que entrenar a los trabajadores, de tal manera que puedan producir en el momento necesario y en la cantidad precisa.
4. Confiar en el sistema. Muchas veces, se generan conflictos entre los integrantes del equipo. Esto sucede por problemas de comunicación en las tarjetas de pedidos, o porque se toman decisiones de forma unilateral. Recuerda que Kanban es la fuente de información para el aprovisionamiento, la producción, la entrega, etc., por lo que es importante confiar en los pedidos y las necesidades indicadas en las fases siguientes.
   De esta forma, cada integrante puede llevar a cabo su trabajo de forma equilibrada. Algunos problemas ocurren cuando se desestima esta regla: por ejemplo, especular sobre si el proceso siguiente necesitará material adicional la próxima vez. Por eso, es importante confiar en la información que provee el sistema Kanban.
5. Diseñar procesos estandarizados y racionalizados. Para poder aplicar el método Kanban efectivamente, es necesario que las fases del proyecto puedan gestionarse de forma individual. El proceso debe poder dividirse para responder a las demandas de forma inmediata. Al igual que un cuartel de bomberos, todo debe estar en su lugar: los trajes completos, el camión con gasolina y en perfecto estado, para responder a llamadas de emergencia de inmediato.
6. Tener herramientas efectivas y máquinas fiables. Tanto si nuestras máquinas se averían como si nuestro Software de Gestión de Proyectos no responde, tendremos problemas. Al trabajar con procesos ágiles (que, se espera, respondan a las demandas de los clientes lo más pronto posible y puedan plantar cara a cronogramas acotados), nuestras herramientas deben estar en perfecto estado. Debemos asegurarnos de tener los mejores insumos, tanto físicos como digitales.

Conclusiones

Respetar las reglas del Kanban va a aportar una buena base para gestionar con dinamismo tu proyecto sin malgastar recursos.

Por otra parte, están los Software de Kanban, que hacen muy sencillo el proceso incluso si eres nuevo trabajando con el sistema Kanban o no dominas a la perfección todas sus reglas.