Qué es un to do list, las claves para elaborarlo

El to do list es una herramienta que puede aplicarse a cualquier escala. Esta lista de pendientes, sirve tanto para un proyecto empresarial, como para comenzar un arreglo de pintura en toda la casa.

En este artículo conocerás qué es un to do list, para qué sirve y cuál es la mejor forma de elaborarlo, para no perder en el intento.

Qué es un to do list

Una to do list no es más que una lista de pendientes, es decir, una enumeración de tareas a cumplir en cierto periodo de tiempo, con prioridades y cronogramas tentativos.

Existen diferentes niveles de complejidad para armar estas listas, y según el alcance del proyecto, deberán cumplir o no con ciertos estándares. No será lo mismo una to do list para las tareas del hogar, que para un proyecto empresarial de expansión de sucursales.

No obstante su complejidad, existen ciertos criterios para elaborar estas listas de pendientes, de forma que sean efectivas y plausibles de conseguir. Muchas veces se proponen tareas demasiado ambiciosas, o muy largas para cumplir.

No son pocos quienes se siente frustrados cuando observan que su to do list no desciende. Para evitar esto, será imprescindible actuar con orden, disciplina y con una planificación adecuada.

El listado de pendientes o el compendio de “cosas por hacer” , es una herramienta de productividad muy típica, pero puede ser un arma de doble filo si se elabora mal.  

Para qué sirve el to do list

Ya sabes qué es el to do list, ahora conoce para qué sirve.

El ‘to do list’ es un paso en la planificación y gestión de proyectos. Debe servir como piedra fundamental para mirar hacia adelante, y concretar un cronograma. Los principales objetivos para elaborar la lista de pendientes son:

• Dimensionar la cantidad de tareas que tienes por delante.
• Organizar las cosas por hacer, ordenándolas por su prioridad, para evitar que se pasen las más urgentes.
• Definir un cronograma real, y redefinir los objetivos, si es que te encuentras con una lista inabarcable, y proyectas que no podrás concretar todo.

En una empresa, el to do list servirá para organizar al equipo, poner metas lógicas, y evaluar el progreso del día a día del proyecto.

Estos objetivos y propósitos de la lista de pendientes, no serán alcanzables si no se contemplan las variables que suelen hacer que el proyecto fracase.

Estos son algunos errores comunes a la hora de elaborar el to do list:

• Tener demasiadas cosas: una lista de pendientes muy extensa, frustrará al equipo y pondrá en riesgo todo el proyecto. Las tareas deben ser alcanzables y ajustables a un cronograma real.  
• Variabilidad del tiempo: las tareas deben contemplarse conociendo aproximadamente cuánto tiempo llevará realizarlas, si es algo que la persona que gestiona la lista desconoce, deberá consultar con el experto en esa actividad para ajustar el cronograma.
• Prioridad de los pendientes: muchas veces no se realiza una organización correcta del orden de prioridades. Una tarea urgente que no es completada a tiempo, puede comprometer el resto de actividades del proyecto.
• Falta de contexto de las listas: desconocer la realidad del proceso, y de las tareas a realizar, puede hacer que las actividades se acumulen porque se calculó mal el tiempo necesario para completarlas.

Cómo hacer el to do list

Hoy existe una serie de software de gestión de proyectos, que son herramientas que permiten gestionar listas de pendientes de forma virtual. Muchas de ellas utilizan tableros del tipo Kanban, como Monday, Wrike o Trello, pero además de estas funciones, permiten llevar cronogramas actualizados y que se acomodan automáticamente a la lista de pendientes.

Si te preguntas cómo hacer el to do list encontrarás que con una solución como la mencionada, será mucho más sencillo. Además podrás asignar responsables para las diferentes tareas y realizar un monitoreo y seguimiento sobre el proceso.

Dicho esto, veremos algunos consejos para elaborar la lista de pendientes.

• Considera tener una columna para revisar las tareas completadas, esto servirá para la motivación del equipo, y permitirá seguir adelante.
• Coloca las tareas más importantes en la parte superior.
• Al priorizar las tareas, planifica el orden en que se harán, de modo que pueda decir qué necesita su atención inmediata y qué puede dejar para más tarde.
• No atiborres la lista sin conocer antes la duración aproximada para esa tarea.
• Considera acompañar el to do list con una gráfica Gantt u otra herramienta que permita medir el tiempo de desarrollo del proyecto.
• Si encuentras un embudo o un estancamiento en el proceso, considera reformular la elección de tareas.

Estas son solo algunas de las consideraciones más importantes para tu lista de pendientes. Ya conoces para qué sirve el to do list, ahora es tiempo de aplicarlo, para conocer sus pros y contras.

REFERENCIAS:

Nivel, Alto, and Alto Nivel. 2012. «Claves Para Elaborar Una ‘To Do List’ Efectiva | Alto Nivel». Alto Nivel. Claves para elaborar una efectiva | Alto Nivel .