¿Que es el Scrum board, o tablero Scrum? Los 5 mejores ejemplos de cómo se usa

Scrum Board es el asistente gráfico que necesitarás en tu proyecto ágil. No importa la escala o industria en donde estés desarrollando esta metodología, un tablero de este tipo, será la mejor forma de transcurrir una iteración articulada y eficiente.

En otros artículos hemos ahondado en la metodología Scrum, por lo que si necesitas refrescar esos conceptos, será mejor que explores el blog, para comenzar con tu Scrum Board con las ideas claras.

En este artículo conocerás cómo construir un tablero con Trello, Excel o con las facilidades de un Software de gestión de proyectos. También verás un ejemplo de Scrum Board, listo para ejecutar un Sprint.

¿Qué es el Scrum Board o tablero Scrum?

El Tablero Scrum (o Scrum Board) es un método y un apoyo visual, que sirve de base para la organización de un proyecto gestionado con la metodología ágil Scrum.

Se trata de un apoyo constante que debe estar accesible constantemente para el equipo que está trabajando en la iteración (Sprint).

Debe ser a la vez accesible y sencillo de entender por todos los miembros del equipo. También sirve para mantener un régimen y poder entregar a tiempo las tareas.

En primer término, si nos preguntamos qué es el Scrum Board, rápidamente podríamos contestar que se trata de un tablero del tipo Kanban, que se divide en columnas verticales, y cada una representa una fase del proyecto: tareas por hacer, haciendo y terminadas.

Pero un ejemplo de tablero scrum, te hará notar que es bastante más complejo, ya que integra en el mismo gráfico, elementos exclusivos de la metodología Scrum.

Lo primero que debes comprender es que es indispensable para mantener a todo el grupo en la misma página:

-Fomenta el trabajo en equipo, ayudando a la efectividad.

-Facilita la comunicación.

-Organiza la carga de trabajo.

-Ayuda a los miembros a planificar múltiples iteraciones.

-Permite monitorear el desarrollo de las historias de usuario, durante el trabajo.

Fundamentalmente, ayudará con el concepto fundamental de las metodologías ágiles: flexibilidad y adaptación a los cambios constantes.

Las 4 partes de un tablero Scrum

1. Iteraciones o sprint. Un tablero Scrum debe poder dividirse en períodos de tiempo predeterminados para completar conjuntos de tareas. A estos períodos de tiempo se les llama Iteración o Sprint. Cada iteración está conformada por columnas con las tareas a realizar, las tareas en progreso y las tareas finalizadas. Un proyecto tiene diferentes iteraciones o sprint; a su vez, cada sprint tiene una lista de objetivos o Backlogs. En otras palabras, cada sprint se corresponde con una fase y objetivo específico del proyecto.
2. Lista de Objetivos, Product Backlog y Sprint Backlog. El objetivo final de Scrum es el desarrollo de un producto. A este resultado final se lo conoce como Product Backlog, es decir, el objetivo general del proyecto. El tablero debe incluir una lista con todos las actividades necesarias para llegar al resultado final. A cada uno de los objetivos a cumplir para llegar al general, se los conoce como Sprint Backlog.
3. Gráfico Burndown. Dentro del tablero, debe haber una sección para visualizar la gráfica de cada sprint, llamada Gráfico Burndown (Burndown Chart, en inglés). Allí podrás ver los avances de cada tarea en el tiempo, y monitorear si el proceso del sprint coincide con lo esperado o necesitas hacer ajustes.
4. Planificador de reuniones. Se recomienda hacer al menos una reunión diaria para evaluar las acciones del día. Por eso, debes incluir en tu Scrum Board una sección para notificar las fechas de seguimiento, así todo el equipo se presenta y expone sus avances y desafíos.

¿Cómo hacer un tablero de Scrum?

El tablero se debe construir entre todos los integrantes del equipo del proyecto de forma colaborativa. Los pasos son:

1. Elección del formato. El primer paso es definir el formato de la herramienta. Se puede elaborar un tablero físico, para tenerlo siempre presente, pero a menos que seas un amante de lo vintage, no te recomendamos ir por ese camino. Hoy existen herramientas digitales, aplicaciones y software que te permiten diseñar Scrum Boards en cuestión de minutos y, en muchos casos, de forma gratuita.
2. Definición de los objetivos o Backlogs. La estructura básica de un tablero Scrum incluye al menos, tres columnas principales: tareas a realizar, tareas en progreso y tareas finalizadas. Estas tres columnas representan un sprint o fase del proyecto, y deben especificar una fecha límite de cumplimiento. La definición de objetivos en el tablero se expresa en tareas o actividades a realizar, es decir que los pondremos en la primera columna y asignaremos una fecha límite; a medida que vayamos completando tareas, podremos desplazarnos a las columnas siguientes.
3. Asignación de responsables. Con base en los roles de Scrum, el tercer paso será designar a cada tarea un responsable. Todos los Software para Scrum ofrecen esta función e incluso permiten dar seguimiento al historial de trabajo, tanto del equipo como individualmente.

Tablero Scrum: Ejemplo

En este ejemplo conocerás cómo se debe constituir un tablero Scrum Board.

Además de las columnas básicas tipo Kanban: To Do(por hacer) , Doing (haciendo) y Done (terminado); un tablero para Scrum puede incorporar:

• El título y la información general del proyecto.
• El Sprint Backlog: la lista de tareas o historias de usuario que se pretende terminar durante ese Sprint.
• Un espacio para colocar ‘Impedimentos’ o trabas específicas de ese Sprint.
• Una columna fila para incorporar tareas imprevistas.
• Los KPI/ métricas ágiles del proyecto, como puede ser el Product Backlog Burndown Chart.
• Un cronograma o calendario general del Sprint particular o, si ya se ha definido, un plazo para los entregables generales, basados en el Product Backlog.

Un Scrum Board, puede ser más complejo, según la cantidad de datos que quieras indexar en la visualización. Un tablero realizado a mano, incluyendo todos los elementos que mencionamos, quedaría como el que se ve a continuación:

IMAGEN

Pero para evitar esta aglomeración e información, que no es fácil de visualizar, es una mejor decisión optar por un Software Scrum. Veamos 5 ejemplos de tableros Scrum, de software populares y eficientes.

Scrum Board, ejemplo con Monday

Monday, permite crear flujos de trabajo Scrum, basados en u tablero tipo Kanban, con la posibilidad de agregar historias de usuarios personalizadas, definir un cronograma, realizar un seguimiento del tiempo, y recibir notificaciones automatizadas, que te permitirán tener una comunicación más fluida con todos los miembros del equipo.

En el tablero, pueden crearse fácilmente las tareas pendientes del Sprint, las dependencias, la lista de backlog y la planificación en el tiempo.

La interfaz de este software ofrece múltiples vistas desde las cuales puede crear gráficos de evolución.

Wrike para Scrum Board

Nuestro segundo software que permite gestionar tablero Scrum es Wrike. Su interfaz sencilla permite tener una visualización del proyecto, ya sea en formato Kanban o Gantt.

Permite gestionar un Sprint con una serie de plantillas Agile prediseñadas, y también incluye listas de tareas, subtareas, horarios, flujos de trabajo compartidos, archivos y colaboración en tiempo real.

Jira Software para tableros Scrum

El tercer ejemplo de software Scrum Board, es la herramienta Jira. Es un software muy popular, condición que la ha valido la integración con otras herramientas.

Jira incluye tableros Scrum y Kanban personalizables, con filtros para las tareas aplicadas al Sprint, flujos de trabajo personalizables e informes visuales (burndown, flujo acumulativo, velocidad, etc.).

Scrum Board con Excel

Si tu equipo cree que aún no está listo para utilizar un software profesional, puede optar por diseñar una plantilla de Excel adecuada, aunque el proceso será más arduo.

Excel no proporciona muchas posibilidades para gestionar las historias de usuario, el Sprint, etc, pero es fácil imaginar muchas formas en que podría usarse , con filas para historias individuales, columnas para el estado de las historias, incluso en otro artículo conocimos cómo diseñar un burndown chart en Excel.

De esta forma, el tablero Scrum Excel, deberá ser construido manualmente, o descargando alguna plantilla.

Según las necesidades del equipo, podrás diseñar diferentes herramientas Scrum en Excel.

Tablero Scrum en Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que puede ser muy útil para aplicar en proyectos ágiles. Su estructura fundamental es en Kanban, por lo que será cuestión de integrar otras herramientas o plugins para poder incorporar listas y gráficas de métricas ágiles.

Los pasos iniciales son sencillos:

• Debes crearte una cuenta y un tablero Trello.
• Crea tarjetas que correspondan a tareas del backlog, para ese Sprint. Recuerda que lo Sprints son cortos, no deberías tardar más de una semana en completar la tarea.
• Puedes crear diferentes columnas según sea necesario, sin olvidar las 3 básicas:  “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho”.
• Puedes crear una columna para colocar ‘Impedimentos’ o trabas específicas de ese Sprint.
• El software ofrece etiquetas, para asignar las tareas con un responsable específico, o vincular la tarjeta con un área particular de la empresa.
• Puedes incorporar un cronograma, indexando en Trello un power up de calendario, donde podrás activar recordatorios y notificaciones para que no se te olvide. Puedes usar el Power-Up Calendario para revisar todo.

Recuerda que Trello ofrece muchas integraciones para poder enriquecer tu tablero. Es el caso del  Contador de Tarjetas Trello, que cuenta el número de tarjetas en cada lista y el número total de tarjetas en el tablero. Esto será especialmente útil para un trabajo en Scrum.

Existen también, integraciones o power up para agregar puntos de historia en las tarjetas.

Conclusión

Todas las herramientas para diseñar un scrum board que hemos listado, tendrán diferentes prestaciones según el presupuesto que estés dispuesto a invertir. Las herramientas más completas, sin duda que harán el trabajo más sencillo y eficaz.

Son decenas las opciones disponibles en el mercado, por lo que si ya has comprendido que es el Scrum board, pero necesitas profundizar en las diferentes herramientas, puedes visitar la plataforma de ComparaSoftware, donde tendrás la posibilidad de comparar y elegir las mejores herramientas de software Scrum para tus necesidades.