Metodología prince2: qué es y cómo aplicarla

La metodología prince2 es una de las más utilizadas en el mundo, se trata de un marco general, flexible y confiable, que muchas empresas utilizan como la técnica por defecto.

En este artículo haremos un repaso general por todas sus características principales, para que puedas evaluar si es el marco adecuado para tus proyectos.

Que es la metodología prince2

La metodología prince2 es una técnica de gestión de proyectos flexible, como PMBok, adaptable y centrada en el control. Es una de las más utilizadas en el mundo, justamente porque no se limita a un solo tipo de proyectos. Puede adaptarse según las necesidades de cada empresa, cambiando el nivel de supervisión y planificación para amoldarse al tamaño del proyecto, la cantidad de personas implicadas en él, etc.

Otra de las formas en la que se conoce a esta técnica es ‘Proyectos en Entornos Controlados’, por su traducción del inglés,  PRojects IN Controlled Environments (PRINCE). Esto se refiere a que prince2 busca ejecutar objetivos variables y con gran incertidumbre, pero con reglas claras y controlables.

Esta metodología es una forma estándar de gestionar proyectos, se utiliza en muchas organizaciones internacionales como la ONU y el Banco Mundial, y en grandes aéreas del sector privado. Es un verdadero lugar seguro para una amplia gama de proyectos.

Si lo comparamos con metodologías de gestión del tipo ágiles, el método prince2 es más estructurado y con mayor control de los riesgos. Privilegia el estudio y los pasos seguros, a la velocidad y la prueba-error. No es iterativo, sino que se vale de fases concretas, condensadas en 7 principios básicos que veremos a continuación.

Como se aplica la metodología prince2

No tendrás una idea completa sobre qué es la metodología prince2, hasta que veas cómo se aplica. Antes de ver el proceso, comprenderás mejor su filosofía con sus 7 principios básicos:

Justificación comercial

Cada nueva idea de proyecto debe tener una razón de ser comercial, un objetivo cuantificable, identificado, y aprobado.

Aprender de la experiencia

El aprendizaje se realiza durante la ejecución dl proyecto, y se toman en cuenta antes de pasar a la siguiente etapa. También esta metodología hace hincapié en el aprendizaje histórico de la empresa, es decir, en los balances de proyectos anteriores.

Roles y Responsabilidades

La metodología prince2, se basa en definir con claridad los roles y responsabilidades del proyecto, antes de comenzar.

Gestión por Fases

Cada etapa debe ser controlada, de forma individual y relacionada con el todo. El control es fase a fase.

Gestión por excepción

Si los roles y responsabilidades fueron bien definidos, el organigrama del proyecto tendrá claridad a la hora de delegar la autoridad suficiente de un nivel de gestión al siguiente. Los miembros del equipo deben conocer hasta dónde es su responsabilidad, y cuándo deben consultar a su superior.

Orientación a productos

Las tareas del proyecto se definirán en función de los requerimientos del producto, es decir que las tareas no están predefinidas, sino que se ajustarán a las necesidades de las entregas.

Adaptación

La gestión y el control, así como la elección de las herramientas, responsabilidades y equipo, se adaptará al tamaño, complejidad o alcance, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto.

Fases de la metodología prince2

A la hora de comenzar un proyecto con esta técnica de gestión, el proceso general es el siguiente.

Fase previa

Todo comienza con un pre proyecto donde se resume brevemente el objetivo y la justificación comercial. Este estudio previo se evalúa y, si se considera que la empresa es capaz de asumirlo, se desarrolla un proyecto más detallado, con la definición de los recursos necesarios para ejecutarlo.

Dirección del proyecto

El encargado de aprobar los recursos para cada proyecto, evalúa el mismo, para ejecutar otra ronda aprobaciones o denegaciones.

Luego se decide qué hay que hacer para organizar y ejecutar cada proyecto aprobado, y qué/cómo se va a delegar al gestor de proyectos.

Inicio del proyecto

Comienza la planificación real, con base en estos puntos: tiempo, coste, calidad, alcance, riesgo y ventajas. Al tener listo el documento, debe aprobarse y se lanza el trabajo.

Control de una fase

Se divide el proyecto entre las personas responsables de cada actividad, y se supervisa el progreso, siempre manteniendo un flujo comunicativo efectivo entre las partes.

Gestión de la entrega de productos

La metodología prince2 contempla la entrega de productos según el cronograma y el tipo de proyecto del que se trata. Según las expectativas de calidad, el Project manager deberá evaluar las entregas, dentro de la estructura preestablecida de prince2.

Según el control que se realice, se aprueba o bien se solicitan revisiones o cambios.

Gestión de los límites de las fases

El control en cada fase es determinante. De no cumplirse los objetivos propuestos en cada etapa, los gerentes pueden decidir si continuar con la fase siguiente o abandonar el proyecto por completo.

Cierre del proyecto

El cierre dentro de Prince2, no es el momento final de todo el proceso. Esta metodología cuenta con una filosofía de mejora constante a nivel empresarial. Es por esta razón que durante el cierre se fijan las lecciones aprendidas, y se documentan los resultados e informes, pensando en mejorar en futuros proyectos.

Todas las fases del proceso, podrán ejecutarse mejor con la aplicación de un Software de gestión de proyectos.

Hoy es inimaginable gestionar un proyecto serio sin la ayuda de un asistente digital, herramientas profesionales como Monday, Wrike oTrello ayudará a mantener un flujo de comunicación y gestión eficiente, actualizado y que garantice el normal desarrollo del día a día del proyecto, tanto con la ayuda de herramientas de comunicación y notificaciones, como con gráficas de desarrollo, cronogramas interactivos y asignaciones claras.

Ventajas y desventajas de la metodología prince2

Ya conoces de forma general cómo se aplica la metodología prince2, ahora evalúa sus ventajas y desventajas.

Ventajas de prince2

Flexibilidad: Todo el marco es tan flexible que se puede incorporar a cualquier tipo de proyecto.

Popularidad: son muchas las empresas que usa y conocen el método, por lo que existe una gran cantidad de teoría y reconocimiento.

Es ideal para momentos inestables: al contemplar la gestión de riesgos y la constante justificación empresarial, los gerentes lo eligen en momentos difíciles.

Es un método confiable y estable: se trata de una técnica ideal para equipos que recién inician en trabajos por proyecto. Los gerentes lo consideran un sistema seguro. Además pude combinarse con otras metodologías, como la ágil.

Desventajas de prince2

Es lento: como se trata de un marco estructurado que piensa en los riesgos, no es ideal para entregas rápidas. Requiere una amplia acumulación de documentos y da pasos lentos.

Puede no ser efectivo en ciertos proyectos: como se trata de un marco general, algunos proyectos específicos quizás encuentren que algunos pasos son innecesarios, o deban acudir a metodologías particulares.

Su flexibilidad es relativa: para proyectos donde el cambio constante debe ser rápido y continuo, no es el mejor método, ya que requiere antes acumular documentos para justificar el cambio.