Indicadores de la Productividad: El Termómetro de una Empresa

Todo el esfuerzo y el tiempo que aplicamos en nuestras organizaciones no serviría de nada si no pudiéramos evaluar el resultado de estas acciones. Los indicadores de la productividad nos ayudarán en esta tarea.

Para conocer la situación real y hacer un diagnóstico de la productividad que tiene nuestra organización, necesitamos instrumentos que arrojen información acertada.

Hasta los líderes más experimentados tienen dificultades para medir correctamente la productividad de una organización. Por eso, es importante conocer los tipos de indicadores que existen y las herramientas que nos permiten recolectar y analizar información, como los Software de Gestión de Proyectos.

¿Qué son los indicadores de la productividad?

Los indicadores de la productividad son cada uno de los instrumentos que aplicamos en nuestra organización para poder medir la efectividad.

Si bien existen indicadores generales, cada empresa deberá conocer cuáles son las fases críticas de sus procesos para que los indicadores elegidos puedan aplicarse correctamente.

Todos los indicadores están basados en una sencilla fórmula que relaciona dos variables: un beneficio y un coste, pero dependerá de cada empresa definirlos.

• El beneficio: se trata de la producción alcanzada, “las salidas” o el resultado final del proceso.
• El coste: se trata de un recurso consumido o lo que la organización invierte, ya sea en materiales, salarios, tiempo, etc.

Cada empresa debe diagnosticar sus costes fundamentales (materia prima, personal, coste del suelo, etc.) y sus mayores beneficios (calidad, marca, precio). Conociendo esto, podrán ejecutar indicadores globales e independientes para cada fase o sector productivo.

Estos indicadores pueden ser de dos tipos: cuantitativos y cualitativos.

• Hablamos de indicadores cuantitativos cuando medimos, por ejemplo, el índice de productividad de materiales: se puede calcular cuánto material se compra y cuánto sale de venta, qué cantidad de ese material queda almacenado, cuánto se desperdicia, el coste de su almacenamiento, etc.
• Por otro lado, si buscamos conocer nuestro rendimiento en cuanto a la calidad de determinado producto, estamos hablando de indicadores cualitativos.

Si analizamos una planta de fabricación de automóviles, aplicaríamos indicadores cuantitativos para conocer la cantidad de autos fabricados en cierto periodo, e indicadores cualitativos para determinar la calidad de pintura, la solidez del chasis y el rendimiento del motor.

¿Para qué sirven los indicadores de productividad y medición?

Los indicadores son termómetros que nos permiten conocer el estado real en el que se encuentra nuestra empresa. Medir correctamente la productividad de una organización solo puede lograrse a través de estos instrumentos, y con la información resultante podremos tomar decisiones estratégicas.

¿Invertimos demasiado tiempo en una fase poco productiva? ¿Necesitamos reforzar las inversiones en una etapa crítica?

Son solo un par de las muchas interrogantes que podemos develar con los indicadores de la productividad.

La información que podamos recabar, si es que aplicamos los indicadores en los sectores críticos, será fundamental para tomar decisiones respecto a la estrategia.

Los indicadores deben estar correctamente formulados y justificados. No todos son instrumentos que nos aportarán la información relevante, pero si el diagnóstico de procesos críticos fue efectivo, los indicadores servirán, principalmente, para mejorar la productividad de una empresa.

Este es su objetivo final, aunque hay otros beneficios:

• Recopilar información del negocio.
• Analizar datos cuantificables.
• Sacar conclusiones sobre el rendimiento.
•  Reducir gastos.
• Aumentar inversiones en sectores estratégicos.
• Tomar decisiones a corto y largo plazo.

Indicadores de la productividad: ejemplos

Ya hemos dicho que los indicadores de medición de la productividad deben definirse según cada empresa, pero algunas categorías básicas de indicadores nos servirán como ejemplo para conocer qué tipos se aplican de forma general:

1. Indicadores de eficacia

Estos instrumentos son utilizados para conocer si los objetivos propuestos para la empresa están siendo o no alcanzados. Pueden basarse en variables de tiempo, cantidad de elementos o recursos, etc.

Solo miden la concreción de la meta, no la calidad del trabajo.

Estos indicadores suelen no incluir valores intermedios, es decir que lo ideal es ubicarse entre dos estados posibles: sí o no.

Además, estos indicadores nos permiten evaluar si se están formulando objetivos alcanzables o si hay que analizar su factibilidad. Los objetivos son el primer paso para poder formular y aplicar indicadores de la productividad.

2. Indicadores de calidad del trabajo

Los indicadores de calidad nos darán información sobre la forma en que se llegó al objetivo. En este caso, las variables pueden encontrar diferentes calificaciones, es decir, no se trata de un sí o no, sino de cómo se ha logrado el objetivo.

Si el objetivo ha sido alcanzado de forma holgada, con resultados sobresalientes en la calidad y contribuyendo a alcanzar otros objetivos relacionados, podremos otorgarle una calificación máxima y pasaremos a pensar si podemos invertir más en los sectores determinantes.

En cambio, si las metas se lograron sobre los límites máximos, sin destacar nada, a pesar de haber obtenido un “sí” en el indicador de eficacia su calificación será más baja.

Los indicadores de calidad dependerán de las exigencias de cada compañía, algunas tienen límites amplios para aceptar márgenes mínimos, mientras se cumpla con el número de unidades. Dependerá del sector del mercado que se haya seleccionado para competir.

3. Indicadores de eficiencia

El instrumento de productividad para medir eficiencia no solo nos dice si el objetivo se cumple, sino que indica cuánto nos costó llegar a él.

Si se han empleado los recursos indispensables para alcanzar el objetivo, evidentemente nuestra eficiencia es buena y, por lo tanto, podemos analizar una inversión en este sector para aumentar la productividad.

En cambio, si se emplean más recursos de los necesarios, el costo sobrepasa lo esperado o se han malgastado los elementos, la eficiencia será calificada como mala, aunque hayamos alcanzado el objetivo.

En este sector, deberemos analizar qué es lo que está fallando para corregir la eficiencia. Igualmente, cuando invertimos en personal, esfuerzos, capacitación y tiempo, debemos controlar la eficiencia para conocer si es necesario hacer un recorte, perfeccionar los procesos o directamente eliminarlos.

4. Indicadores de rentabilidad

La rentabilidad es uno de los indicadores que ninguna empresa debe desestimar. La rentabilidad es, a fin de cuentas, lo que nos permitirá proyectar la empresa a futuro, conseguir inversiones y crecer.

El beneficio se calcula a partir del porcentaje de rentabilidad, excluyendo del valor los gastos fijos y variables.

Si no somos rentables, la proyección a futuro no será muy optimista.

5. Indicadores de competitividad

Si se trata de conocer nuestros índices de productividad respecto a la competencia y al mercado en general, deberemos buscar indicadores de competitividad. Estos son esenciales para conocer la porción del mercado que tenemos y a la que podemos aspirar.

Podremos saber, además, qué tan bien estamos haciendo las cosas respecto a nuestra competencia, y de encontrar resultados negativos, tendremos un desafío para nuestros próximos proyectos.

6. Indicadores de gestión de tiempo

Con estos instrumentos, nuestro objetivo será saber qué parte del tiempo invertido se ha dedicado realmente a trabajar en actividades productivas.

Este indicador es clave para conocer:

• Cuánto tiempo productivo tenemos del total invertido.
• Las actividades que consumen más tiempo del que deberían.
• Los sectores que comparativamente son menos productivos, y los que mejor rendimiento tienen.

Indicadores de la productividad: ¿cómo aplicarlos?

Para poder medir indicadores de la productividad, necesitarás trabajar con KPIS, que son instrumentos genéricos para realizar cualquier tipo de medición, ya sea con fines de aumentar o no la productividad. También es importante que conozcas los factores que influyen en la productividad de una empresa.

Puedes encontrar estos indicadores en Software de Gestión de Proyectos, además de cuadros de mando y otras herramientas digitales.

Una excelente opción es el software Oracle Primavera, que permite proyectar estadísticas muy precisas con base en indicadores de la productividad.