Gestión de equipos de trabajo: todo lo que necesitas saber

Hablar de gestión de equipos de trabajo es entender que, en una empresa, cada empleado tiene habilidades particulares, así que la forma que tiene cada profesional de concebir procesos y acontecimientos es individual.

No obstante, hay momentos en los que es necesario la conformación de un equipo para la administración de proyectos, por lo que es preciso que los involucrados actúen en función de las normas que establece la compañía, en pro de garantizar un ambiente laboral respetuoso y confortable, un aspecto fundamental en la gestión de equipo de trabajo eficaz.

En tal sentido, en la gestión de equipos y en la planificación de un proyecto es necesario el trabajo en conjunto.

Esta labor conlleva una serie de desafíos, de los que hablaremos a continuación, y que es importante conocer para la organización y gestión del equipo de trabajo en un proyecto.

Desafíos en la gestión de equipos de trabajo

Al momento de conformar el equipo del proyecto, pueden surgir desafíos tanto para el líder o responsable como para quienes tiene a su cargo.

• Líderes sin empatía y sin disposición para ayudar

Si el líder es distante, no generará un ambiente laboral confortable y será visto por las demás personas del equipo de trabajo como alguien inaccesible, poco empático.

Por tanto, el líder ha de ser el primero que debe ponerse siempre en el lugar de quienes están bajo su responsabilidad, comprender las situaciones por las que puedan estar atravesando (incluso las personas) y saber que el aporte que cada empleado hace es importante.

De hecho, un estudio de Catalyst (2021), realizado con 900 empleados, reveló que los líderes empáticos logran equipos de trabajo más comprometidos y de mayor rendimiento, lo que se traduce en un mejor clima laboral y mejores resultados para la empresa.

• El líder que no incentiva con el ejemplo

Ningún líder debe exigir lo que no da. Junto con los aspectos mencionados en el desafío anterior, es fundamental que, en la gestión de equipo de trabajo, el líder sea el primero en cumplir con sus responsabilidades, tanto para motivar el compromiso de quienes están a su cargo como para poder corregir sus propias fallas.

• Saber gestionar profesionales calificados

La adecuada gestión de un equipo de trabajo altamente calificado exige que quien esté a cargo cuente con las aptitudes necesarias para guiar a cada miembro y lograr el éxito en los objetivos planteados.

Este es uno de los desafíos más grandes para un líder, por lo que debe actuar con cautela en la toma de decisiones y mantener una visión a largo plazo.

• Garantizar una buena comunicación

No puede haber una buena gestión de equipos de trabajo si la comunicación es deficiente.

Según un informe del Project Management Institute (PMI), el 80% de los proyectos con comunicación efectiva alcanzan sus objetivos, frente a solo el 52% de aquellos con comunicación deficiente. En este sentido, el logro de los objetivos dependerá en gran medida de que el líder tenga una comunicación fluida con su equipo y de que las relaciones entre todos los miembros sean cordiales.

• Motivar a cada miembro del equipo y evitar la constante rotación

Cada empleado, como profesional, debe tener los conocimientos y aptitudes necesarias para realizar su trabajo eficientemente.Sin embargo, para reforzar esas aptitudes es necesario que la empresa lo motive, que se reconozcan sus cualidades como profesional y como persona.

A la vez, los líderes de equipo deben conocer cómo digitalizar los procesos empresariales para agilizar el trabajo.

Por ejemplo, una encuesta de Gallup encontró que los equipos con trabajadores altamente comprometidos son un 21% más productivos y presentan una rotación de personal significativamente menor en comparación con aquellos con bajo compromiso.

Asimismo, los líderes de equipo deben conocer cómo digitalizar los procesos empresariales para agilizar el trabajo, una competencia cada vez más valorada en la gestión de equipo de trabajo moderna.

• Tener claros los objetivos

Todo el equipo debe tener claro el objetivo que se debe alcanzar, porque solo de esa manera cada uno trabajará en función de ese propósito.

• Procurar la claridad en el desempeño de las funciones

Un equipo recién formado se preguntará qué esperan los supervisores de ellos. Esto produce incertidumbre por y, en consecuencia, ansiedad.

Por ello, es importante aclarar a todos cuál será su rol, qué tareas de forma individual y grupal deberán llevar a cabo.

• Delegar tareas

Por más capacitado que esté un líder, un profesional necesita de la colaboración de otros para llevar a cabo sus funciones. Así que, aunque el líder desee hacerlo todo por su cuenta, es necesario que pueda demostrar que confía en las capacidades de los demás y que entienda que no puede estar a cargo de cada tarea.

¿Cómo debe ser la organización de equipos en un proyecto?

Lo primero que se debe tener claro es el objetivo que el equipo necesita alcanzar para la organización y, en función de eso, se estima la cantidad de personas que conformará el equipo y los límites que este tendrá.

Luego, se definen los roles que tendrá cada miembro y, con base en el perfil requerido, se selecciona a los profesionales más calificados.

Por supuesto, elegir el líder es fundamental, por lo que hay que analizar cada cualidad de los candidatos y escoger al más indicado.

Para la organización del equipo de trabajo, se han de tener claras las dinámicas que harán posible las relaciones necesarias en los procesos de información y en la posterior evaluación de las tareas.

Técnicas para la gestión de equipos de trabajo

• Determinar los objetivos.
• Garantizar los canales de comunicación entre todo el equipo.
• Respetar profesional y personalmente a cada empleado.
• Saber resolver conflictos.
• Priorizar actividades y tareas.

Para la gestión de equipos de trabajo, tal y como hemos visto, es importante lograr que el trabajo se haga de manera mancomunada.

En tal sentido, mantener motivado a cada empleado y hacerles ver cuál es el propósito por conseguir, y la importancia que tiene en el proyecto, es esencial para administrar al equipo del proyecto y concretar las metas que la empresa se ha propuesto en el tiempo establecido.

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