Eventos Corporativos | Tips de Organización

La forma en que organices eventos corporativos es una forma de comunicar lo que piensas sobre el tema. Considerando esto, te preguntarás: ¿qué imagen queremos dar a nuestros clientes e invitados?

Muchas empresas no ven la real dimensión de los valores en juego en un evento corporativo. Un error muy común, por ejemplo, es designar a un empleado que no es experto en eventos para que se encargue de la organización.

Hoy analizaremos los tipos de eventos corporativos, explicaremos qué tener en cuenta para elegir el más adecuado y cómo realizarlo efectivamente.

Tipos de eventos corporativos

1. Presentaciones y Lanzamientos

Este tipo de eventos se realiza cuando la organización necesita publicitar un nuevo producto, un proyecto en curso o servicios a la sociedad.

Es el momento de presentar nuestra propuesta ante los medios, organizaciones, público en general y personalidades asistentes.

El objetivo es llamar la atención del mercado y los públicos interesados. Generar “ruido” entre los clientes, proveedores y los medios de comunicación.

Un evento de presentación puede incluir: artistas, actividades recreativas, música y baila, discursos, conferencias, etc. Cualquier estrategia que sirva para llamar la atención es una introducción llamativa para el producto.

2. Simposio

Se trata de la reunión de un grupo de especialistas en un tema. El simposio busca mantener actualizada a la comunidad sobre nuevas teorías, tecnologías y avances.

Durante el evento, diferentes expositores tocan temas particulares y dan su punto de vista sobre la materia en cuestión.

También suele haber momentos para interactuar, hacer preguntas y debatir.

3. Congresos

Los congresos son eventos estructurados. Su característica principal es que las reuniones se dan cada cierto tiempo, generalmente una vez al año. Se realizan en diferentes países o regiones vinculadas con la temática en cuestión.

Los participantes suelen pertenecer a un mismo campo académico o sector.

En los congresos, se tocan en profundidad distintos temas, avances y análisis sobre la temática.

4. Jornadas organizacionales

Una jornada organizacional se trata de un evento que suele durar un día. Generalmente, se desarrolla en el interior de la organización y sirve para fortalecer lazos entre los empleados, presentar una nueva modalidad de trabajo, capacitar sobre un tema específico, etc.

En las jornadas se llevan a cabo actividades lúdicas o profesionales. En ellas, prima el buen ambiente y el trabajo en equipo.

5. Conferencia

Las conferencias se organizan cuando una empresa, asociación, club o persona necesita dar su opinión sobre un tema de actualidad que le afecta en alguna medida.

Este tipo de eventos admite formatos distitnos y, en muchas ocasiones, se convoca a la prensa.

6. Convención

Las convenciones tienen estructuras similares a los congresos, pero a diferencia de estos, las convenciones no se vinculan con instituciones académicas.

Estos eventos suelen ser organizados por empresas o polos empresariales para socios y colaboradores. Todos los asistentes pertenecen a un mismo sector o compañía y contribuyen con sus conocimientos.

7. Workshop

Los workshops son eventos donde se aprende alguna actividad a través de la práctica. Son talleres interactivos entre quien imparte la materia y quienes participan. 

No suelen durar más de cuatro horas y pueden ser parte de otro tipo de evento. Por ejemplo, un Congreso Internacional de Fotografía puede tener Workshops a cargo de especialistas donde se exponen técnicas particulares.

Su organización tiene el objetivo de formar en cierta técnica o para dar a conocer productos y servicios.

8. Reunión

Las reuniones son eventos exclusivos de una organización y sus colaboradores. Suelen ser de índole privado, con duraciones cortas.

Durante una reunión empresarial se comparten experiencias o presentan nuevos proyectos de cualquier tipo. Se pueden realizar diferentes actividades, debates, votaciones, exposiciones, etc.

Las reuniones tienen variantes de periodicidad, ya que pueden surgir de emergencia o pueden estar programadas para ciertos días.

9. Foros

Estos eventos se enfocan en tratar un tema actual en debate. Son encuentros en los que todos los participantes aportan su opinión sobre un tema. 

Como a veces pueden tocarse temas con polémica, es necesario contar con un moderador para garantizar el buen funcionamiento del acto.

10. Seminarios

Los seminarios suelen limitarse a cuestiones académicas, técnicas y educativas. En el marco de una empresa, pueden utilizarse para actualizar a los miembros sobre una nueva tecnología, procedimiento o experiencia. Pueden durar un par de horas, días o una jornada.

Los seminarios dirigidos a un sector productivo tienen esa finalidad: lograr un mejor rendimiento de los empleados a través de su capacitación.

11. Eventos conmemorativos

Este tipo de eventos sirven para celebrar los hitos de la compañía.

La cena de fin de año, por ejemplo, es un evento tradicional, perfecto para cerrar un ciclo y motivar a la plantilla para los nuevos desafíos.

Principales retos al organizar un evento corporativo

• Establecer objetivos

Si sabemos con claridad qué mensaje busca transmitir la compañía con el evento, el primer paso está dado y todo indica que el evento será un éxito. Es fundamental que sepas condensar las necesidades y formular los objetivos con claridad.

• Elección de la fecha

Para elegir el día del evento, debes considerar cualquier otra festividad cercana, tanto local como regional. No querrás enviar las invitaciones para luego comprobar que la mitad de los asistentes cancelarán su asistencia.

Considera también los eventos del sector y los deportivos, lo recomendable también es evitar los períodos vacacionales. 

• Define el público objetivo

Piensa en tu target para elegir las formas de comunicarte y diseñar las actividades. Es importante que tengas claro que cada segmento tiene sus características.

• El presupuesto

El presupuesto asignado debe ser tu principal indicador. Para organizar eventos, encontrarás que no hay límites en los gastos, así que organiza tu evento sin perder de vista la relación costo-beneficio.

• El lugar adecuado

El espacio físico también tiene que ir acorde a todos los elementos que ya citamos. Debes basarte en elementos como: 

-El número de asistentes.

-Los servicios técnicos y audiovisuales.

 -Si el lugar cuenta con cocina propia o si tienes que contratar un catering.

-Espacios de parking.

– Accesos para personas con movilidad reducida.

¿Qué se necesita para organizar eventos corporativos?

A la hora de organizar un evento corporativo, son muchos los pequeños detalles a considerar y, cuando se descuida uno, el evento puede fracasar.

Es por esto que necesitarás tener orden y organización para considerar cada elemento con atención.

Ya han quedado atrás las agendas físicas, al igual que los problemas que podían acarrear. Con un Software de Gestión de Proyectos evitarás malentendidos, información traspapelada o proveedores olvidados.

Una solución digital como Asana, Trello o Basecamp te ayudará a:

• Organizar tareas con un tablero.
• Asignar responsables para cada actividad.
• Poner fechas de inicio y finalización esperada en un cronograma.
• Recibir notificaciones mientras las actividades del proyecto se van realizando.

En fin, un programa de gestión de proyectos será ideal para que ningún detalle pase desapercibido en tu evento.