Elementos de la Administración de Proyectos

¿Te habías preguntado antes cuáles son los elementos de la administración de proyectos? 

Conocerlos hará la diferencia entre el éxito y un sueño que nunca se hizo realidad, así que mantente alerta y toma nota. 

Definiendo “elementos”

La misma palabra puede significar algo distinto para dos personas, así que primero vamos a asegurarnos de estar alineados. 

Los elementos de la administración de proyectos son un conjunto de factores y prácticas que no pueden faltar durante la puesta en marcha de una implementación para que todo salga bien. 

Es el equivalente a las piezas que el motor de un auto necesita para encender. 

En otras palabras, los elementos de la administración de proyectos constituyen un método para organizar y planificar el trabajo con eficiencia. 

Esto implica lograr metas de forma productiva, sin desperdicio de costos ni tiempo.

También significa control, orden y evaluación constante de resultados.

¿Cuáles son los elementos de la administración de proyectos?

Los elementos de la administración de proyectos están presentes a lo largo de todas las fases o etapas de la gestión, por ende, son importantes independientemente del tipo de proyecto a ejecutar. 

Su objetivo es siempre el mismo: definir las probabilidades de éxito o fracaso. 

El informe Best practices: The nine elements to success, publicado por el PMI, presenta los nueve elementos esenciales para triunfar en la gestión de proyectos: 

1.  Ciclo de vida definido e hitos. Es la especificación de mapas de ruta, fases, entregables, hitos clave y criterios de suficiencia.
   
   De este modo, se proporciona una mejor comprensión al equipo en cuanto a las expectativas de logro.  
   

2. Requisitos y alcance estables. Consiste en la definición de requisitos obligatorios, objetivos y alcance del proyecto.
   
   En este aspecto, es muy conveniente atender grupalmente a unas cuantas preguntas para asegurarnos de que hay claridad entre los miembros del equipo:
   
   – ¿Qué debe hacerse?
   – ¿Qué producto / servicio, sistema o resultado se producirá?
   – ¿Cuáles son los objetivos y beneficios?
   – Cuando se logre el resultado, ¿cuál será la medida de su éxito?
   – ¿Cuáles son los entregables?
   – ¿Qué manifestación física habrá del producto, sistema o resultado?
   – ¿Cuáles son los estándares de desempeño?
   – ¿Cómo se determina la validez, utilidad, corrección, integridad de los entregables?
   – ¿Qué restricciones afectan el rendimiento, el tiempo y el costo?
   – ¿Cuáles son los límites de costo, tiempo o rendimiento del producto en sí?
   – ¿Cuáles son los riesgos a tener en cuenta?
   – ¿Existen riesgos asociados con el proyecto o el producto?
   – ¿Cuál es el impacto de la magnitud, complejidad y tecnología del producto /  proyecto?
   
   
3. Organización, sistema y roles definidos. Así como todo barco necesita un capitán, en los proyectos tiene que haber alguien a cargo.
   
   Por lo general, las responsabilidades recaen sobre el gerente o administrador del proyecto, los gerentes funcionales y los miembros del equipo.
   
   Para que las responsabilidades sean bien identificadas y todos sepan lo que se espera de ellos, el sistema de comunicación y participación también debe ser efectivo.
   
   
4. Estándares de calidad. Aunque te esfuerces al máximo, siempre existirá el riesgo de que un proyecto no resulte según lo esperado.
   
5. Para reducir las probabilidades de revés, tiene que haber estándares de calidad bien definidos, esto incluye criterios de cumplimiento para cada fase del proceso de administración de proyectos.
   
   
6. Compromisos planificados. Todo plan ha de basarse en las capacidades reales de la organización y en los recursos disponibles.
   
   No hay sitio para las ilusiones y la improvisación.
   
   Compromisos planificados significa disponer de planes de acción más que de cronogramas, ya que los planes contemplan factores como:
   
   – Asignación de recursos
   – Dotación de personal
   – Presupuestos
   
   
7. Seguimiento y análisis de varianza. El sexto elemento de la administración de proyectos refiere una gestión basada en la excepción, de manera que puedan evadirse distracciones.
   
   El seguimiento supone la emisión de informes periódicos y reuniones para detectar problemas a tiempo. De este modo, se anticipan riesgos como los sobrecostos y las entregas tardías.
   
   
8.  Decisiones de acción correctiva. Las acciones correctivas evitan que el tren de tu proyecto se descarrile cuando hay variaciones en el plan.
   
   Sin un boceto de acción correctiva, no sabrás qué hacer en caso de emergencias.
   
   Los ejemplos más comunes de acciones correctivas son:
   
   – Las compensaciones
   – El aumento de costos
   – La disminución del alcance del proyecto
   – El restablecimiento de la línea base del rendimiento
   
   
9. Escalado y gestión de problemas. A veces, las buenas noticias hacen eco rápidamente mientras que las malas nuevas pasan desapercibidas…
   
   Hasta que una sola gota derrama el vaso.
   
   Cuando no existe un escalamiento efectivo, un problema pequeño puede convertirse en un maremoto.
   
   Si quieres evitar que algo así le pase a tu proyecto, incorpora un proceso formal de notificación y resolución de obstáculos, como puede ser una cláusula de disputa en un contrato.
   
   También es buena idea habilitar un canal de quejas para elevar los escollos antes de que sea muy tarde. 
   
   
10. Autorización de trabajo y control de cambios. Por último, el control de cambios nos ayuda a emitir decisiones importantes en el momento preciso.
    
    Las modificaciones tardías pueden hacernos perder mucho tiempo y recursos, así que un sistema de control y gestión de cambios hará que sea más fácil atajar los desafíos prontamente.
    

Tipos de elementos de la administración de proyectos

Hemos explicado cuáles son los elementos de la administración de proyectos, pero también es útil hablar de tipos de elementos. 

Así, podrás establecer fácilmente una relación entre los 9 elementos mencionados en el punto anterior y entender mejor la utilidad de cada uno. 

Con base en su naturaleza, algunos expertos prefieren clasificar los elementos de la administración de proyectos en 7 categorías: 

• Humanos: se relacionan con la negociación, la comunicación, la motivación, el liderazgo y el trabajo en equipo.
• Organizacionales: tienen que ver con la autoridad y la responsabilidad.
• Técnicos y metodológicos: como la modelación, el costeo y la programación.
• Culturales: son los valores, actitudes, creencias y tradiciones.
• De planeación: guardan relación con los objetivos, las metas y las estrategias pautadas.
• Informativos: se refieren al desempeño, el dinero y el tiempo.
• De control: son estándares, sensores, comparativos y acciones.

Conclusiones

Ahora sabes cuáles son los elementos de la administración de proyectos y su importancia en el ciclo de vida de una intervención. 

Siempre que planifiques un nuevo proyecto, revisa una por una las piezas que tu motor necesitará para funcionar bien. Es la mejor forma de escabullirse de los problemas.

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