Cuadro de proyectos, definición y ejemplo práctico

El cuadro de proyecto es una herramienta fundamental para condensar todos los aspectos del proceso de gestión, y poder sintetizar lo que sucedió en el proyecto.

EN este artículo conocerás qué es un cuadro de proyecto, por qué es importante y un ejemplo para comprenderlo en profundidad.

Su ejecución culminará con un documento imprescindible para evaluar el proyecto y repensar estrategias a futuro.

Qué es un cuadro de proyecto

El cuadro de proyectos o, en algunos casos, el cuadro de mando, se trata de una herramienta para visualizar el proyecto, de forma que pueda conocerse rápidamente:

• Cada objetivo general y específico.
• Las acciones concretas a realizar para alcanzar ese objetivo.
• Los indicadores de rendimiento KPIs utilizados para medir la ejecución.
• Los resultados esperados y aquellos que se lograron.

Este documento gráfico es ideal para poder evaluar la performance total de la ejecución y gestión del proyecto. Es información vital para la empresa y conformará el historial del área para futuros proyectos que puedan tener vinculación al ejecutado.

El cuadro de proyecto permite cotejar y evaluar los principales datos del grado de ejecución del proyecto.

Cada objetivo específico va asociado a una acción, que se vinculó con un resultado esperado y una serie de indicadores para medir la concreción de ese determinado objetivo.

Para responder en pocas palabras la pregunta: qué es un cuadro de proyecto, se puede resumir como un resumen sintético y ordenado, que permite conocer con facilidad y rapidez la ejecución y gestión del proyecto.

Cuál es la importancia del cuadro de mando de proyectos

El cuadro de mando o el cuadro de proyecto, es una herramienta excelente para la gestión de proyectos en la empresa.

• Permite visualizar de forma concreta los principales aspectos del proyecto, y cómo resultaron en la práctica.
• Ayuda a realizar una evaluación global de los objetivos alcanzados y los aspectos que requieren ser modificados para futuros proyectos.
• Permite vincular en un solo documento, todos los aspectos iniciales, esperados, con la realidad concretada al finalizar el proceso.
• Es una herramienta fácilmente comunicable y comprensible para los diferentes mandos de la empresa y las personas vinculadas con el proyecto.

Para comprender cabalmente cuál es la importancia del cuadro de mando de proyectos, veremos un ejemplo concreto de su aplicación.

Ejemplo del cuadro de proyectos

Antes de graficar el proyecto, es importante tener definidos los parámetros correctos, que debieron ser desarrollados en las diferentes etapas del proyecto.

Para elaborar el cuadro de mando es necesario conocer:

• Losobjetivos generales y específicos del proyecto.
• Las acciones vinculadas a conseguir cada uno de los objetivos.
• Designar los hitos de control específicos para cada tipo de proyecto, y los resultados esperados
• Conocer y definir las herramientas y KPIs de control del desarrollo.

Consideremos el proyecto de ejecución de un Software de seguimiento de flota logística.

El objetivo general del proyecto es diseñar e implementar un software que permita realizar un seguimiento por GPS de una flota de camiones.

Acción (área)	Objetivo específico	Resultado Esperado	Resultado alcanzado	Indicadores (KPI)
Sistemas	Crear un prototipo de software	Lograr implantarlo en un camión de pruebas	Se ejecutó correctamente	Desempeño en el cumplimiento de tareas.
Sistemas	Implementar el software en toda la flota	Lograr tener el 100% de la flota en seguimiento	Se ejecutó un 90% en el plazo del cronograma	Tasa de implementación
RRHH	Educar al 100% de los conductores sobre el uso del software	Lograr que todo el personal de conducción sepa activar el sistema en una semana.	El 98% de los conductores activó correctamente el sistema.	Cantidad de sistemas activados en una semana.

Herramientas para elaborar un Cuadro de proyecto

Hoy existen una serie de software de gestión de proyectos, que son herramientas que permiten gestionar correctamente todo el proceso condensado en el cuadro de proyecto. Estas herramientas inteligentes elaborarán de forma automática el cuadro, según los parámetros indexados y los resultados alcanzados.

También te permitirán  simplificar el análisis de indicadores KPI en una empresa y realizar el seguimiento necesario para recabar la información que requiere el cuadro.

Ya conoces qué es el cuadro de proyecto o cuadro de mando de proyecto. Para poder elaborarlo mejor, puedes profundizar en herramientas como Monday, Wrike o Trello, que son soluciones populares y robustas para realizar un seguimiento, gestión y ejecución de cualquier tipo de proyectos.