Gestión de Proyectos: Ejemplos de Grandes Empresas

Grandes empresas han tenido que replantear su metodología de gestión de proyectos cuando las cosas no salieron según lo planeado.

Estás a punto de saber cómo algunas de las compañías más importantes del mundo solucionaron desafíos intimidantes a la hora de lograr sus planes y sobrevivir en el mercado.

Estos ejemplos te servirán para orientar tus ideas. ¡Toma nota!

Gestión de proyectos: ejemplos de éxito

CENGAGE

La compañía de contenido educativo CENGAGE necesitaba manejar sus proyectos y recursos de una manera más efectiva. Las hojas de cálculo creaban demasiada complejidad en los informes.

Encontraron que era fundamental actualizar las herramientas para gestionar sus proyectos. Se decidieron por un software que les permitía organizar tareas en formato Gantt.

El sistema Gantt permite organizar pendientes individuales con una fecha de inicio y finalización. El verdadero poder de este tipo de herramienta está en la visualización de los plazos de entrega, ya que cada tarea corresponde a una barra horizontal de color en el calendario.

Las barras más largas significan mayor duración.

La solución elegida le permitió a CENGAGE priorizar e impulsar proyectos e identificar más fácilmente qué equipos funcionaban mejor.

UNICEF

UNICEF es una organización no lucrativa con más de 70 años de existencia. Realizan proyectos de desarrollo y esfuerzo humanitario en decenas de países al rededor del mundo.

En la ONG trabajan cientos de personas, a menudo provenientes de lugares distintos, por lo que necesitaban una herramienta de planificación y comunicación para equipos.

Con su implementación, crearon un nuevo espacio de trabajo virtual para hacer más fácil y eficiente la productividad entre personas de zonas horarias distintas.

La asignación de miembros a cada tarea y proyecto también es muy simple con una herramienta especializada, así como el intercambio de archivos y la configuración de notificaciones.

OLO

La empresa OLO ofrece un servicio de delivery de comida a través de una app, y su uso ha crecido rápidamente. Como el 50% de sus empleados trabaja de forma remota, surgió el problema de mantener unido y retener al personal.  

Para fortalecer la unión y el compromiso en la fuerza laboral, OLO diseñó una experiencia de integración completa con más de 100 pasos a seguir.

Para materializarla, eligieron un software que permite colaborar como equipo remoto y hacer que las personas sean responsables de sus tareas. De ese modo, OLO evita que sus colaboradores se salten pasos en la incorporación y flujo de trabajo del personal.

The People Piece

The People Piece se dedica a asesorar a otras empresas en cuanto al uso de programas personalizados de comunicación, liderazgo, gestión eficaz, cohesión de equipos y cultura organizacional.

Su problema era la utilización de herramientas múltiples para gestionar proyectos, como Word y Excel, pero también la suite de Google.

Perdían tiempo localizando archivos y era difícil saber quién estaba haciendo qué y cuándo. Esto causó ineficiencia, frustración y muchos errores.

Para solucionarlo, The People Piece decidió adoptar una herramienta que simplifica el proceso de planificación de tareas. Se trabaja por espacios kanban y se puede visualizar todo en tiempo real, pero también integra tableros y formatos checklist. 

De este modo, The People Piece logró llevar un mejor control de su gente y procesos, y simpleza en el flujo de trabajo. Al mismo tiempo, centralizó operaciones esenciales en un solo lugar.

Duolingo

Duolingo es una app de aprendizaje gratuito de idiomas. Tiene más de 120 millones de usuarios en 194 países.  

Con esta app, disponible para android, puedes aprender más de 30 lenguas. Incluso está la opción de dar tus primeros pasos en Alto Valyrio, el idioma de Juego de Tronos, y Klingon, para fanáticos de Star Trek.

La empresa necesitaba gestionar proyectos multifuncionales con equipos de ingenieros, diseñadores, comercializadores y vendedores. A la vez, cada miembro debía poder trabajar en forma individual.

La solución llegó de la mano de una herramienta diseñada tanto para proyectos individuales como colectivos. Según las necesidades del equipo, los módulos son distintos y hay un menú de plantillas para una mejor organización.

IndyBar

IndyBar es una asociación estadounidense con más de 100 años pensada para construir una red de contactos vinculados a la actividad legal.

Su mayor problema era la desorganización de la información. Decidieron resolverlo usando un software de administración de proyectos y trabajos colaborativos.

Usando una plataforma que cuenta con tableros de mensajes, programaciones, listas de tareas pendientes, chat grupal y almacenamiento de archivos.

Implementando la herramienta, IndyBar logró ajustar plazos y hacer cambios beneficiosos en la distribución del trabajo (las personas con menos tareas pendientes pueden ayudar a otro miembro del equipo).

SCANIA

En este ejemplo de gestión de proyectos, el gigante automotriz Scania tenía un desafío: la administración comercial central dependía demasiado del papel y las pizarras.

Los gerentes no tenían una manera fácil de coordinar actividades. Entonces, la compañía se embarcó en un período de prueba para explorar una herramienta de gestión de proyectos que sirviera como base para generar un portal de gestión interno más funcional.

Scania tiene casi 500 gerentes de proyectos solo en Europa. Necesitaban una plataforma que pudiese integrarlos a todos, así que, tomando esta decisión, consiguieron triplicar la eficiencia.

Además, un software de gestión permite medir el progreso en tiempo real y establecer comparaciones con la planificación inicial para determinar si los planes dispuestos se están cumpliendo.