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Gestión de Proyectos

Cómo las grandes empresas hacen gestión de proyectos: 7 ejemplos

Si estás aquí es porque tienes una idea en mente y quieres hacerla realidad. 

Has llegado al lugar correcto, te contaremos –con ejemplos reales– cómo conducir una gestión de proyectos a la altura de las grandes empresas.

Consejo: Haz que alcanzar metas en equipo sea más fácil usando un Software de Gestión de Proyectos.

Gestión de proyectos: ejemplos de éxito

Grandes empresas han tenido que replantear la forma en que administraban sus proyectos.

Estás a punto de saber cómo algunas de las compañías más importantes del mundo solucionaron desafíos intimidantes a la hora de consumar sus planes y sobrevivir en el mercado.

Estos ejemplos te servirán para orientar tus ideas. ¡Toma nota!

CENGAGE

La compañía de contenido educativo CENGAGE necesitaba manejar sus proyectos y recursos de una manera más efectiva. Las hojas de cálculo creaban demasiada complejidad en los informes.

Encontraron que era fundamental actualizar las herramientas para gestionar sus proyectos. Se decidieron por un software que les permitía organizar tareas en formato Gantt, llamado Plan View.

El sistema Gantt permite organizar quehaceres individuales con una fecha de inicio y finalización. 

El verdadero poder de este tipo de herramienta está en la visualización de los plazos de entrega, ya que cada tarea corresponde a una barra horizontal de color en el calendario.

Las barras más largas significan mayor duración.

La solución elegida le permitió a CENGAGE priorizar e impulsar proyectos e identificar más fácilmente qué equipos funcionaban mejor.

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UNICEF

UNICEF es una organización no lucrativa con más de 70 años de existencia. Realizan proyectos de desarrollo y esfuerzo humanitario en decenas de países al rededor del mundo.

En la ONG trabajan cientos de personas, a menuda provenientes de lugares distintos, por lo que sin duda necesitan excelentes herramientas de planificación y comunicación. 

Para vincular una red tan basta, decidieron recurrir a Trello.

Crearon un nuevo espacio de trabajo virtual para hacer más fácil y eficiente la productividad entre personas de nueve zonas horarias distintas.

Trello es una de las aplicaciones más populares del mercado. Es ideal para trabajos en equipo y colaborativos.

Asimismo, es un ejemplo popular de gestión basada en Kanban, ya que a cada proyecto se le asigna un tablero y, a su vez, cada tablero tiene listas de tareas.

Su interfaz y curva de aprendizaje es muy sencilla. Puedes iniciar una cuenta solo con tu correo de Google. 

La asignación de miembros a cada tarea y proyecto también es muy simple.

Con el plan gratuito, tienes un límite de 10 MB por archivo compartido y puedes crear infinidad de tableros. Además, hay una app para dispositivos móviles disponible.

OLO

La empresa OLO ofrece un servicio de delivery de comida a través de una app, y su uso ha crecido rápidamente. 

Como el 50% de sus empleados trabaja de forma remota, surgió el problema de mantener unido y retener al personal.  

Para fortalecer la unión y el compromiso en la fuerza laboral, OLO diseñó una experiencia de integración completa con más de 100 pasos a seguir.

Para materializarla, eligieron utilizar Asana, un software que permite colaborar como equipo remoto y hacer que las personas sean responsables de sus tareas.

Asana es ideal para trabajos en equipo. Su fluidez lo diferencia del resto. De ese modo, OLO evita que sus colaboradores se salten pasos en la incorporación y flujo de trabajo del personal.

El ecosistema de Asana es muy similar a Trello, en cuanto a su forma de trabajo en tablero, pero también puedes visualizar la lista de pendientes en formato Checklist y Gantt, lo que da más versatilidad.

Asana tiene un nivel de personalización superior a Trello, permite, por ejemplo, configurar plantillas pre establecidas para organizar proyectos.

Su plan gratuito ofrece muchas funciones, pero tiene un límite de hasta 5 usuarios en proyectos colaborativos (mientras que Trello es ilimitado). Su siguiente plan ya salta a 15 dólares.

Muchos usuarios están pasando de Trello a  Asana, porque tiene opciones de visualización y de experiencia más agradables e intuitivas. 

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The People Piece

TPP se dedica a asesorar a otras empresas en cuanto al uso de programas personalizados de comunicación, liderazgo, gestión eficaz, cohesión de equipos y cultura organizacional.

Su problema era la utilización de herramientas múltiples para gestionar proyectos, como Word y Excel, pero también la suite de Google.

Perdían tiempo localizando archivos y era difícil saber quién estaba haciendo qué y cuándo. Esto causó ineficiencia, frustración y muchos errores.

Para solucionarlo, TPP se decidió por Click Up, una herramienta que toma como modelo a Asana y simplifica el proceso.

Se trabaja por espacios Kanban y permite visualizar todo en tiempo real, pero también integra tableros y formatos checklist

Su diferencial es la cantidad de espacio de almacenamiento que ofrece el plan gratuito, te da 100 MB y, además, puedes añadir usuarios ilimitados.

The People Piece logró llevar un mejor control de su gente y procesos, y simpleza en su flujo de trabajo. Al mismo tiempo, centralizó operaciones esenciales en un solo lugar.

Duolingo

Duolingo es una app de aprendizaje gratuito de idiomas. Tiene más de 120 millones de usuarios en 194 países.  

Con esta app, disponible para android, puedes aprender más de 30 lenguas –incluso está la opción de dar tus primeros pasos en Alto Valyrio, el idioma de Juego de Tronos, y Klingon, para fanáticos de Star Trek–.

La empresa necesitaba gestionar proyectos multifuncionales con equipos de ingenieros, diseñadores, comercializadores y vendedores.

A la vez, cada miembro debía poder trabajar en forma individual.

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La solución llegó de la mano de Notion, una herramienta diseñada tanto para proyectos individuales como colectivos.

Según las necesidades del equipo, los módulos serán distintos y habrá un menú de plantillas para una mejor organización.

En este sentido, encontrarás que la visualización de proyectos en Notion es totalmente personalizable.

En el caso de Duolingo, lograron configurar la plataforma para que cada miembro tenga claro la priorización de las tareas.

Cada integrante tiene su propia página, como una especie de tablón, donde puede añadir notas, subtareas, investigación, gráficos, documentos, etc.

Notion tiene muchas funciones para uso individual, por lo que podrás llevar una agenda personal a la par de proyectos colaborativos.

El software tiene un formato de módulos que puedes interconectar. En su plan gratuito tiene 5 MB de almacenamiento y puedes vincularlo con diferentes apps. 

IndyBar

IndyBar es una asociación estadounidense con más de 100 años pensada para construir una red de contactos vinculados a la actividad legal.

Su mayor problema era la desorganización de la información. Decidieron resolverlo usando BaseCamp, un software de administración de proyectos y trabajos colaborativos.

La plataforma cuenta con tableros de mensajes, programaciones, listas de tareas pendientes, chat grupal y almacenamiento de archivos.

Implementando la herramienta, IndyBar logró ajustar plazos y hacer cambios beneficiosos en la distribución del trabajo (las personas con menos tareas pendientes pueden ayudar a otro miembro del equipo).

Basecamp se ha convertido en una solución muy popular, y un gran número de empresas lo utilizan.

Ofrece un plan gratuito personal y limitado a tres proyectos, pero históricamente destaca su plan de $99 dólares mensuales, muy completo para satisfacer las necesidades de equipos grandes.

ejemplos de administración de proyectos

SCANIA

En este ejemplo de gestión de proyectos, el gigante automotriz Scania tenía un desafío: la administración comercial central dependía demasiado del papel y las pizarras.

Los gerentes no tenían una manera fácil de coordinar actividades. 

Entonces, la compañía se embarcó en un período de prueba de tres años para explorar Microsoft Project Online.

Eligieron esta herramienta como base para generar un portal de gestión de proyectos interno más funcional.

Scania tiene casi 500 gerentes de proyectos solo en Europa. Necesitaban una plataforma que pudiese integrarlos a todos.

Como toda solución de Microsoft, una virtud destacable es que se pueden incorporar todos los productos de la suite fácilmente.

De modo que, gracias a la integración con Power BI –que ofrece análisis avanzados e informes muy precisos–, pudieron triplicar la efectividad en sus proyectos.

Microsoft Project funciona con diagramas Gantt para la gestión de fechas, costos y otros aspectos relacionados con la ejecución de tareas.

Además, el software permite medir el progreso en tiempo real y establecer comparaciones con la planificación inicial.

Project no tiene planes gratuitos. Las opciones de precio varían si eliges una herramienta basada en la nube, o Premise.

Conclusiones

Un buen estratega estudia los casos de éxito de otras empresas para conocer cómo llegaron a cumplir sus objetivos.

Una investigación inicial profunda te ayudará a disminuir riesgos.

Todas las empresas que revisamos acudieron a herramientas digitales para administrar mejor sus recursos y tener un mejor control de su tiempo, costos y alcance.

La planificación es siempre necesaria, debes considerar múltiples factores, pero saber cómo las grandes compañías superaron desafíos puede evitar que tengas que pasar por lo mismo.

¿Alguno de estos ejemplos de gestión de proyectos te resultó útil? Ya no tienes excusas para aplazar tus ideas, hay herramientas de gestión que puedes probar y comparar de forma gratuita.

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