Cómo administrar un negocio: las 5 claves para lograr el éxito

Durante los primeros años de un proyecto, saber cómo administrar un negocio es todo un desafío para quien decide asumir el rol de administrador. A menudo, si no cuentas con formación previa en esa disciplina, puede resultar un poco abrumador llevar adelante una empresa y lograr sobrevivir a los mortales primeros cinco años. 

Por eso, en este artículo te contamos las 5 claves de cómo administrar un negocio, consejos para mejorar tu proceso administrativo y por qué implementar un software ERP puede ayudarte en esta tarea.

Qué significa administrar un negocio

La administración de empresas se orienta a lograr la mayor efectividad en la gestión de una empresa o negocio. Stephen Robbins (1987), experto en gestión empresarial y en comportamiento organizacional, aporta una manera muy sencilla de ver la administración de una empresa. 

“Administrar un negocio significa realizar tareas de coordinación y supervisión de las actividades laborales de otras personas, de tal manera que se realicen de forma eficiente y eficaz”. Stephen Robbins

De esta manera, aprender sobre administración de negocios es una cuestión que debes tratar de agregar a tus muchas funciones si estás a cargo de una empresa pequeña.

Es cierto que la administración de negocios exitosa permite el crecimiento sostenible de la empresa, el aprovechamiento de los recursos y mejora los procesos. 

Administrar de manera incorrecta un negocio suele ser el primer motivo de fracaso para una empresa emergente. Ocurre que los pequeños proyectos empiezan bien, pero luego se estancan y terminan en la quiebra. De acuerdo con datos de Instituto Nacional de Estadística y Geografía de México (INEGI), más del 70% de empresas no llegan a cumplir los primeros 5 años de vida.

Emprender es un gran desafío. Desde el momento en que decides montar tu propio negocio, son incontables la cantidad de aspectos que debes considerar para tener éxito.

Pero no te asustes, no debes realizar un curso complejo o leer libros y libros de información. Aquí te explicaremos cómo poner en práctica este concepto de forma sencilla y concreta. 

Las 5 claves de la administración de un negocio

El proceso administrativo abarca 5 etapas básicas que buscan marcar el camino a seguir en una organización. Para ello, se deben definir correctamente los lineamientos que permitan agilizar las tareas, con la mayor eficacia. 

Este concepto fue originalmente propuesto por Henry Fayol, que publicó en 1916 su libro Administración industrial y general. Fayol es visto como el padre de la administración moderna. 

Este modelo, inspirado en el método científico, tenía como objetivo crear una herramienta con un alto grado de investigación y pensamiento sistematizado. Otros conceptos importantes del fayolismo son la división del trabajo, la unidad de mando, el espíritu de grupo, entre otros. 

A continuación, mencionamos y describimos las etapas del proceso administrativo empresarial.

Planificación

Esta etapa consiste en definir los objetivos que esperas alcanzar, estipulando las estrategias que se deben seguir para alcanzarlos. La planificación se realiza sobre la situación actual de la empresa, pero proyectando una visión al futuro. 

Definir un modelo de negocio que tenga en cuenta todos estos aspectos será una buena guía para tu proceso administrativo, pero también para otras áreas como marketing, finanzas, publicidad, producción, entre otras. 

Lo ideal es que registres esta planificación en un documento, donde incluyas las actividades, plazos y tiempos que debe cumplir cada área o persona de la compañía.

La planeación es fundamental para contar con un panorama general de lo que esperas lograr, como también un orden, seguimiento y verificación de las acciones. A su vez, puedes tener en consideración otros aspectos como políticas, procedimientos, flujos de trabajo, presupuestos y todo aquello que pueda afectar el desempeño de tu empresa. 

La pregunta básica de esta etapa es ¿qué se quiere alcanzar y cómo?

Organización

La organización se trata de decidir el qué, cómo, quiénes y cuándo de lo propuesto en la planificación. Qué recursos se necesitan, cómo se distribuirán, quiénes serán los encargados y cuándo se realizarán las tareas.

Puedes conformar de grupos de trabajo o asignar tareas individualizadas en función de las habilidades y capacidades de tu equipo.

Por lo tanto, cada área de trabajo debe dar cumplimiento con base en el plan trazado por la directiva. De esta manera, cada eslabón de la empresa podrá desempeñarse de forma sincronizada. Por supuesto, tu equipo debe contar con todas las herramientas correspondientes a la tarea asignada.

Una vez que tengas los procesos y flujos de trabajo definidos, puedes organizar funciones, niveles, mandos, entregas, equipos de trabajo. Esto siempre y cuando respondan a los objetivos.

En esta fase puedes preguntarte: ¿cómo se ejecutarán las tareas y quién hace qué?

Dirección

Esta es la etapa del mando, donde se ponen en juego la planificación y la organización. Liderar y motivar a tu equipo para lograr los objetivos será una gran forma de impulsar este proceso y mejorar los resultados. 

Si bien puede estar a cargo de un grupo directivo, la dirección en las empresas pequeñas requiere de un guía que lidere a todos los equipos de trabajo para cumplir con el plan. Esta persona debe apoyar al personal frente a cualquier necesidad y dar solución a las problemáticas que surjan en el camino.

Aquí puedes usar diferentes estilos de negociación en casos de conflictos internos o externos, seleccionando canales de comunicación efectivos. Por lo tanto, la dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando.

Para esta etapa la pregunta sería: ¿cómo lograr que el equipo alcance los objetivos de la mejor forma?

Coordinación

Es la organización de toda la información, buscando cohesión y unificación.

Si bien otros teóricos hablan de cuatro etapas en el proceso administrativo, Fayol considera oportuno colocar una fase que tenga que ver con la acción. Aquí, se organiza la información y se integra todo lo diseñado hasta el momento, buscando cohesión y unificación. 

En consecuencia, se debe contemplar el plan para ponerlo en marcha. En este punto también se consideran las estrategias generales y particulares. 

De esta forma, la pregunta que deberías hacerte en esta etapa es: ¿qué se hará, quién y cómo, como también, cuáles serán las estrategias para conseguirlo?

Control 

Esta última etapa consiste en evaluar la ejecución del plan establecido desde un análisis profundo. Es una de las etapas más importantes porque una recurrente revisión y análisis permite corregir los errores y mejorar el funcionamiento e impacto de los procesos. 

Aquí también puedes establecer indicadores de desempeño (KPI) que te permitan medir objetivamente el desempeño, ya sea individual o grupal. De esta manera, podrás comparar si los resultados obtenidos se alinean a lo que estableciste en la planificación. 

El control requiere de criterios que te permitan ir perfeccionando cada vez más el hacer organizacional. Por eso, es una etapa que se realiza constantemente, y aunque no lo hemos mencionado, puede desarrollarse de forma no lineal en el proceso, dependiendo de las necesidades de tu negocio.

Por lo tanto, la pregunta para esta fase es: ¿cómo se realizó y qué se puede mejorar?

Consejos para administrar mejor tu negocio

Como mencionamos al comienzo, cuando se trata de administrar una empresa pequeña hay que prestar atención a muchas cuestiones que tienen que ver con detalles del negocio.

Algunas maneras de ajustar el funcionamiento en el caso de una pequeña empresa son las referidas a las tareas del administrador que luego impactarán en las tareas del equipo de trabajo.

Aquí te dejamos algunos consejos para lograr una administración más eficiente:

• Aprovecha la agilidad para mejorar la eficiencia: La cultura de agilidad empresarial es gran pilar en los nuevos emprendimientos porque incorpora la flexibilidad, la adaptación y la creatividad para resolver problemas y dar soluciones. 
• Controla el inventario: tener a mano una planilla de Excel o una hoja de cálculo será un gran aliado para saber cuándo reponer, cómo diseñar las rutinas de compras, y siempre contar con productos para concretar ventas. 
• Elabora un estado de resultados: El estado de resultados es un reporte donde se evalúa el desempeño de tu empresa en un periodo de tiempo determinado. Te permite identificar cuáles gastos, ingresos y pérdidas para tomar decisiones.
• Registra tus ventas diarias: Te permitirá hacer proyecciones, identificar patrones y detectar problemas a tiempo. Aquí también te servirá contar con otras herramientas, como por ejemplo, una app de pedidos por WhatsApp. 
• Mantente actualizado sobre el mercado y tu competencia: ver las acciones de tu competencia será útil para tu estrategia y para implementar novedades sobre cómo administrar tu negocio.

Por qué implementar un software ERP para administrar un negocio

La tecnología puede ser una herramienta muy poderosa si sabes aplicarla a tu proceso administrativo. Contar con un software ERP puede ayudarte a integrar en un solo sistema

las operaciones de registro, almacenamiento e integración de datos generados por la empresa. 

Justamente, la definición de ERP se refiere a Enterprise Resource Planning. Estas siglas en inglés se refieren al concepto de sistema de planificación de recursos empresariales. Al ser un programa integrado por funcionalidades, puedes distribuir de una mejor manera los recursos, ahorrando costos y energía.

Poder sintetizar esos procesos en un solo software te permitirá ser más ordenado, identificar mejor tus necesidades y poder tomar decisiones de manera más precisa. Algunas funcionalidades básicas son ERP para finanzas, compras y ventas, gestión de inventario, logística y gestión de almacenes, gestión de personal, entre otras. 

Los software más destacados de este tipo son NetSuite ERP, Softland ERP Empresarial, Nodum Software, Bind ERP y QAD.

Conclusión

Aprender sobre cómo administrar un negocio determinará y proyectará su crecimiento. Recuerda que poder ejecutar las etapas del proceso administrativo es crucial para un funcionamiento más aceitado y una resolución de problemas efectiva.

Ahora que conoces las claves de ese proceso, estás listo para comenzar a cambiar el funcionamiento y mejorar significativamente el desempeño de tu empresa.