BPM: ¿Qué es Business Process Management?
Cuando usamos el concepto BPM nos referimos a Business Process Management, que en español significa Gestión de Procesos de Negocio y es, en pocas palabras, una disciplina que compete a la administración de empresas.
Una estrategia BPM se basa en tres elementos:
- Personas
- Procesos
- Tecnologías
Estableciendo una relación sincrónica entre ellos, BPM ayuda a las empresas a desarrollar mejores estrategias de negocios.
Ahora bien, aunque esta es la definición técnica del concepto, hoy se usa mucho el acrónimo BPM en el contexto de los Software de Gestión de Proyectos diseñados para mejorar la gestión de procesos, así que es posible que cuando escuches hablar de BPM se esté haciendo alusión a una herramienta profesional de Business Process Management.
Diferencias entre BPM, BPMM y BPMN
Es fácil confundir BPM, BPMM y BPMN cuando solo hay una sigla de diferencia. Sin embargo, la diferencia va mucho más allá:
- BPM, como vimos antes, significa Business Process Management y describe todas las actividades que implica la evaluación y análisis de los procesos ejecutados por una empresa, con el fin de establecer si son útiles o no y cómo pueden mejorarse. También veremos mucho las siglas BPM cuando se habla de software especializados en gestión de procesos, sobre todo los que emplean una interfaz basada en agile.
- BPMM equivale a Business Process Maturity Model, y se considera un modelo estándar de BPM que se utiliza para evaluar la madurez de una empresa.
- BPMN significa Business Process Modelling Notation, y viene a ser una representación gráfica y estandarizada de los procesos de negocio de una organización, sean simples o complejos, a corto, mediano o largo plazo.
También suele usarse mucho el concepto BPR (Business Process Redesign), que hace referencia a las medidas de renovación que una compañía decir implementar para mejorar su retorno de inversión (ROI), reducir costos y ofrecer un mejor servicio al cliente
Para evitar confusiones, piensa en BPM como el conjunto de conocimientos y teorías que hacen posible el BPR. En el entretiempo, el BPMM y el BPMN sirven como recursos para hacer las cosas más sencillas a las empresas.
Características de un software para Business Process Management
Si estás considerando iniciar una estrategia de Business Process Management, vas a necesitar un software especial que integre módulos y funciones para la gestión de flujos de trabajo, el análisis de resultados y la optimización de procesos.
Las mejores herramientas BPM ofrecen:
- Herramientas de colaboración en tiempo real.
- Almacenamiento y gestión de contenidos (archivos, documentos, recursos audiovisuales, etc.).
- Opciones para la automatización de procesos.
- Gestión avanzada de proyectos, con funciones pensadas para la modificación de requerimientos sobre la marcha.
- Notificaciones de cambio de status en el flujo de trabajo.
- Integración con sistemas complementarios, como los ERP y sistemas CRM.
- Analíticas de rendimiento (KPIS) y emisión de reportes personalizados.
- Visualización de workflow, etc.
¿Quiénes necesitan una herramienta para BPM?
A ninguna empresa le sentaría mal tomar la decisión de optimizar sus procesos, pero sí es cierto que hay algunas señales de humo que indican la necesidad urgente de poner a funcionar un software BPM:
- Diversificación innecesaria en las herramientas de uso interno (el equipo de ventas y el de marketing utilizan una suite completamente distinta para la misma tarea).
- Repositorio de documentos o contenidos desorganizado, a falta de un sistema que haga más simple la centralización.
- Dificultades para dar seguimiento a procesos fuera de la oficina.
- Retrasos abismales en la entrega de proyectos.
- Sistema empresarial limitante, que posiblemente el equipo ni siquiera sabe usar bien y que no admite acceso multiplataforma.
No es raro oír de gerentes y dueños de negocios que invierten una fortuna en 10 herramientas BPM distintas con la esperanza de que, usándolas al mismo tiempo, sus problemas se resuelvan.
Este es un error que te hace desperdigar recursos y empeora la confusión que ya había en la empresa; la buena nueva es que un solo software tiene la capacidad para ayudarte a poner las cosas en orden si eliges bien.
Estas son algunas plataformas que cumplen con las características de una herramienta para Business Process Management eficiente:
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