Qué es benchmarking y cómo puede ayudarte a mejorar procesos

Si deseas acelerar el rendimiento de tu empresa, saber cómo hacer un benchmarking puede ser la opción más adecuada al momento de comparar tus procesos con otras organizaciones de éxito. 

En este artículo te explicamos como hacer un benchmarking, empezando por su definición y qué tipos existen para ponerlo en práctica correctamente.

¿Qué es el benchmarking y para qué sirve?

El benchmarking se refiere a la práctica de analizar en profundidad a tus competidores y otras empresas destacadas, con el objetivo de identificar las mejores prácticas y estrategias que les permiten sobresalir. Este análisis sirve como un punto de referencia para que adaptes y apliques esas metodologías en tu negocio, optimizando tus procesos y mejorando tu desempeño.

A través de esta metodología, no solo te limitas a copiar lo que otros hacen bien, sino que transformas esas prácticas para ajustarlas a las particularidades de tu empresa. Lo más interesante es que el benchmarking no está restringido a empresas similares en tu sector; puedes obtener inspiración de compañías en diferentes industrias y mercados para descubrir nuevas formas de mejorar tu eficiencia y creatividad.

Por ejemplo, el proceso de benchmarking te ayuda a entender cómo las empresas exitosas gestionan su tiempo, recursos y procesos internos, logrando mayor productividad y mejorando la satisfacción del cliente. Sin embargo, este enfoque no se limita solamente a evaluar un área específica de tu negocio.

¿Para qué sirve el benchmarking?

Saber cómo hacer un análisis de benchmarking te proporciona una guía clara para mejorar las funciones y procesos de tu empresa. Este análisis te permite establecer objetivos realistas basados en estándares sólidos y detectar áreas donde es posible implementar mejoras.

Además, el benchmarking ayuda a:

• Identificar oportunidades: Encuentras nuevas tendencias y opciones de mejora en el mercado.
• Reconocer tus puntos fuertes y débiles: Analizas aspectos clave de tu negocio, desde la productividad hasta la atención al cliente.
• Reducir costos: Al tener estándares claros, puedes optimizar recursos y minimizar gastos innecesarios.
• Fomentar la innovación: Promueve un espacio de mejora continua en tus procesos internos.
• Fortalecer tu posición competitiva: Obtienes una visión clara sobre las estrategias que impulsan a tus competidores directos al éxito.

Ventajas del benchmarking

La implementación de un estudio sistemático de benchmarking trae consigo múltiples beneficios que pueden transformar el rumbo de tu negocio. Entre ellos destacan:

1. Aumento de la productividad: Adoptar prácticas probadas reduce errores y mejora la eficiencia de tus operaciones.
2. Mejora en la toma de decisiones: Los datos recopilados durante el análisis te proporcionan información valiosa para crear un plan de acción efectivo.
3. Optimización de procesos internos: Al comparar tus actividades con las de empresas líderes, encuentras formas de trabajar más rápido y con menos recursos.
4. Mayor satisfacción del cliente: Incorporar estrategias exitosas mejora la calidad de tus productos y servicios.
5. Adaptabilidad y flexibilidad: Este análisis continuo asegura que tu negocio se mantenga alineado con las demandas del mercado.

¿Por qué es importante hacerlo de manera regular?

Realizar benchmarking periódicamente permite mantener una perspectiva clara y actualizada sobre tu posición en el mercado. Las condiciones cambian constantemente, y analizar a tus competidores directos de forma continua te ayuda a detectar cambios en sus estrategias, nuevas oportunidades y áreas en las que puedes innovar.

Al aprender cómo hacer un estudio de benchmarking, obtendrás una herramienta clave para garantizar la competitividad de tu negocio en un entorno dinámico. Esto no solo asegura que tu empresa crezca, sino que también te ayuda a mantener una posición de liderazgo en tu sector.

Tipos de benchmarking

El benchmarking se puede clasificar en cuatro tipos principales: interno, competitivo, funcional y genérico. Por lo que cada uno tiene un enfoque único y se adapta a diferentes necesidades de las empresas. 

Veamos en detalle cada uno para que puedas identificar el más adecuado para tu organización.

1. Benchmarking interno

El benchmarking interno no se centra en observar a otras empresas o competidores, sino que analiza el desempeño de los distintos departamentos dentro de tu propia organización. Este enfoque compara los resultados de las áreas internas para encontrar puntos fuertes y débiles que puedan ser compartidos y mejorados.

Por ejemplo, si el departamento de ventas está alcanzando sus objetivos con eficiencia, mientras que el área de marketing enfrenta dificultades, puedes identificar las prácticas exitosas de ventas y adaptarlas para fortalecer al equipo de marketing. Esta metodología fomenta la colaboración entre departamentos, mejora los procesos internos y ayuda a identificar oportunidades de aprendizaje dentro de la empresa.

2. Benchmarking competitivo

El benchmarking competitivo es uno de los enfoques más populares en el ámbito empresarial. Su objetivo principal es analizar y comparar el rendimiento de tu empresa con el de tus competidores directos, evaluando productos, servicios y procesos similares para detectar áreas de mejora.

Si te preguntas​ cómo hacer un benchmarking competitivo, puedes intentar estas estrategias:

• Investigación directa: Recopilar datos de antiguos empleados, proveedores o clientes de la competencia.
• Investigación indirecta: Analizar publicaciones, estudios de productos y catálogos disponibles en internet.
• Cooperación entre empresas: Intercambiar información con otras compañías, aunque esta práctica puede no ser común en mercados altamente competitivos.

Este enfoque también ayuda a detectar ventajas competitivas que puedes aprovechar para destacarte en el mercado. Incluso si estás investigando cómo hacer un benchmarking de un producto, puedes aprovechar algunas de estas estrategias, pero enfocándote en métricas como retención de usuarios, adopción de funciones, adherencia del producto, puntuación net-promoter (NPS) y activación de productos, entre otros.

3. Benchmarking funcional

El benchmarking funcional amplía el enfoque más allá de los competidores directos. En este caso, analizas las prácticas de empresas que no necesariamente compiten contigo, pero que son sobresalientes en sus procesos o estrategias.

Un buen ejemplo de cómo hacer un benchmarking funcional es estudiar compañías de segmentos diferentes con resultados excepcionales en áreas como atención al cliente, marketing o gestión de recursos. Este análisis es útil porque permite identificar las mejores prácticas de organizaciones líderes en su sector y adaptarlas a las necesidades específicas de tu negocio.

El benchmarking funcional te enseña que las mejores ideas no siempre vienen de tus competidores, sino de cualquier organización que supere consistentemente sus objetivos.

4. Benchmarking genérico

El benchmarking genérico es similar al funcional, pero con un enfoque más amplio. En lugar de analizar solo empresas destacadas, este tipo de benchmarking se centra en comparar funciones o procesos específicos de tu organización con los de otras empresas, independientemente del sector al que pertenezcan.

La idea principal es buscar similitudes en áreas comunes, como logística, recursos humanos o atención al cliente, para identificar métodos eficaces y adaptarlos a tu organización. Por ejemplo, una empresa de manufactura podría aprender de los sistemas de gestión de inventarios de una compañía tecnológica.

Cómo hacer un benchmarking paso a paso

El benchmarking es un proceso estratégico que requiere planificación y ejecución sistemática para generar resultados efectivos.  A continuación, te explicamos cómo hacer un análisis de benchmarking de la competencia y qué herramientas puedes aprovechar para automatizar ciertas tareas.

1. Planificar la acción

El primer paso es definir qué aspecto de tu negocio deseas analizar y mejorar. Esto puede abarcar áreas como la experiencia del cliente, las estrategias de marketing o los procesos operativos. 

Para hacerlo efectivo sigue estas dos recomendaciones:

• Establece objetivos claros: ¿Buscas mejorar la atención al cliente, optimizar los procesos internos o aumentar las ventas?
• Selecciona las métricas clave: Por ejemplo, si analizas redes sociales, mide indicadores como interacción, alcance y seguidores. Si es atención al cliente, prioriza tiempos de respuesta o satisfacción del cliente. Aquí te serán de gran ayuda herramientas como KPI Dashboard para monitorearlas desde un solo lugar y herramientas colaborativas como Trello o Asana para organizar a tu equipo.

2. Elegir las marcas a investigar

Identifica a las empresas que sean referentes en las áreas que deseas mejorar. No te limites a tus competidores directos; incluye empresas de otros sectores que sobresalgan en sus procesos.

Tips para este paso:

• Selecciona al menos tres empresas o marcas por área a analizar.
• Asegúrate de elegir tanto competidores como compañías innovadoras fuera de tu sector.

Para encontrar a aquellas empresas referentes, te aconsejamos utilizar programas como Semrush y Google Trends, que identifican tendencias y temas populares relacionados con tu industria, como así también te permiten encontrar a quienes son referentes en tu nicho.

3. Recopilar información

Reúne datos relevantes sobre las empresas seleccionadas a la hora de hacer un benchmarking de la competencia. Según lo que decidas analizar, esta información puede incluir desde estadísticas de redes sociales hasta procesos de atención al cliente. En el mundo digital, tienes múltiples fuentes para recopilar datos de manera eficiente:

• Métodos directos: Analiza sitios web, redes sociales y publicaciones corporativas.
• Métodos indirectos: Utiliza herramientas específicas para obtener datos precisos.

Las herramientas de análisis de datos en marketing, como Salesforce, Semrush y Google Analytics pueden ayudarte a monitorear, investigar y analizar a tus competidores o empresas elegidas. Además, pueden utilizarse luego del benchmarking para planificar tus futuras estrategias de marketing.

4. Analizar los datos y comparar

Con los datos recopilados, el siguiente paso es realizar un análisis detallado. Identifica las mejores prácticas, evalúa su aplicabilidad y encuentra las áreas donde tu negocio puede mejorar. Aquí es importante ajustar las estrategias observadas para adaptarlas a tu realidad.

Cómo hacerlo un benchmarking:

• Haz una tabla comparativa entre las empresas estudiadas y la tuya.
• Destaca las fortalezas de cada referente y evalúa cómo puedes integrarlas.
• Detecta posibles amenazas que enfrentas al implementar estas estrategias.

5. Identificar fortalezas y definir mejoras

A partir del análisis comparativo, crea un plan de acción claro para hacer un benchmarking. Este debe incluir las tareas específicas, los recursos necesarios y las fechas límite para ejecutar las mejoras. Prioriza las áreas que ofrezcan el mayor impacto en términos de satisfacción del cliente, eficiencia operativa o resultados financieros.

Elementos clave de tu plan de acción:

• Establece responsables para cada tarea.
• Define plazos claros y métricas para medir el progreso.
• Incluye un cronograma para ejecutar y evaluar cambios.

Aquí puedes utilizar herramientas como monday.com para planificar proyectos colaborativos, Wrike, que permite la gestión de tareas con vistas de cronograma y OKR Software que ayuda a alinear objetivos organizacionales con metas específicas.

6. Implementar y dar seguimiento

Finalmente, implementa las mejoras y realiza un seguimiento continuo para asegurarte de que los cambios generen los resultados esperados. El proceso de benchmarking no termina aquí, ya que debe ser un esfuerzo dinámico que se ajuste a las necesidades cambiantes de tu empresa y del mercado.

Para medir el impacto de tus mejoras, considera estos 3 aspectos:

• Evaluar las métricas definidas en la etapa de planificación.
• Realizar ajustes en caso de que los resultados no sean los esperados.
• Establecer un ciclo periódico para repetir el proceso y mantenerte competitivo.

¿Cómo hacer un benchmarking en Excel? Consejos + plantilla

Hacer un benchmarking en Excel es una opción accesible y flexible para estructurar y analizar la información recopilada sobre tus competidores. Aunque es una herramienta básica, permite organizar los datos de manera efectiva y adaptarse a diferentes enfoques según las necesidades de tu análisis. Eso sí, ten en cuenta que puede volverse difícil de manejar si el análisis incluye muchos competidores o criterios.

Algunos métodos sencillos para estructurar tu benchmarking en Excel pueden ser los siguientes:

1. Por competidor: En este enfoque, cada hoja de tu archivo de Excel está dedicada a un competidor específico. Dentro de cada hoja, puedes listar los criterios de análisis seleccionados, como estrategias de marketing, funcionalidades, precios, entre otros. Este método te permite profundizar en cada empresa de manera individual. Sin embargo, puede ser difícil comparar de manera transversal entre competidores sin saltar de una hoja a otra.
2. Por criterios de análisis: En este caso, cada hoja se dedica a un criterio específico, como contenido, diseño, funcionalidades o estrategias. Cada columna representa un competidor, mientras que cada fila corresponde a un punto de análisis. Por ejemplo, si realizas un benchmark digital, puedes estructurarlo de la siguiente manera:
   • Hoja 1: Estructuración del contenido.
   • Hoja 2: Funcionalidades.
   • Hoja 3: Estrategias de redes sociales.
   • Hoja 4: Diseño visual.

Si aún no estás seguro de cómo hacer tu benchmarking en Excel o no quieres hacerlo desde cero tú mismo, ¡No te preocupes! Hemos preparado una plantilla gratuita que puedes personalizar según tus necesidades: Descarga la plantilla aquí.

Xerox y su exitosa implementación del benchmarking

El caso de Xerox es uno de los ejemplos más emblemáticos de cómo hacer un benchmarking puede transformar una empresa frente a un mercado competitivo. En los años 80, Xerox enfrentó una dura competencia de empresas como Minolta, Ricoh y Canon, que ofrecían fotocopiadoras a precios significativamente más bajos, incluso inferiores a los costos de fabricación de Xerox.

Para revertir esta situación, la compañía adoptó el benchmarking como estrategia principal. En lugar de solo analizar a sus competidores directos, Xerox decidió estudiar las prácticas de su afiliada japonesa Fuji-Xerox, una empresa conocida por su eficiencia en métodos, procesos y materiales.

El análisis reveló que Xerox estaba rezagada en múltiples aspectos, desde los procesos de fabricación hasta la gestión de proveedores. Esto le permitió reconocer sus puntos fuertes y débiles y establecer nuevos objetivos para mejorar. 

A partir de allí, uno de los cambios más impactantes fue la reducción del número de proveedores de 5,000 a solo 400. Para garantizar la calidad, Xerox diseñó un proceso de certificación de proveedores, estableciendo estándares de calidad en atención y servicio.

Como resultado, Xerox no solo logró mejorar su eficiencia operativa, sino que también recuperó su competitividad en el mercado.

Este caso sigue siendo una referencia clave que demuestra los resultados significativos de cómo hacer un benchmarking de manera estratégica. En definitiva, establecer un punto de referencia permite que tu empresa mantenga un enfoque proactivo hacia la mejora continua. 

Con toda esta información y recursos, consideramos que estás listo para desarrollar un benchmarking que te garantice una ventaja competitiva en el mercado, ¡Muchos éxitos!